Ces fameux marchés à BDC appelés maintenant accords-cadres à bons de commande...

[ANGELE]

Bonjour,

je viens vers vous aujourd'hui, pour vous soumettre une question récurrente dans nos services...
Le traitement des bons de commande... lorsque nous mettons en place des AC à BDC (ce qui est fréquent dans ma collectivité), pour certains l'élaboration et l'exécution des BDC sont aisées, des fois (et c'est aussi très fréquent), ce sont plutôt des bons de régularisation...
Je m'explique : les services techniques ont besoin de faire réparer un radiateur : ils prennent contact avec le titulaire concerné, dans le meilleur des cas, cette pièce est référencée au BPU , et le BDC est crée par le gestionnaire. Mais mes collègues des techniques n'attendent jamais le retour du BDC signé pour récupérer la marchandise, les délais de signature étant trop longs... ce cas de figure se répètent très régulièrement et on se retrouve à recevoir les factures avant d'avoir le BDC signé...
Pour remédier à ce problème, nous avions décidé avec la compta de demander des factures pro-formats mensuelles et nous élaborions les BDC en fonction du montant de ces factures, ce qui en soit n'est pas bien j'en conçois pour l'engagement des crédits... le problème que nous avons constaté en faisant cela, c'est que nous nous sommes aperçus que les prix ne correspondaient jamais aux BPU et que les services ne vérifiaient pas ! Nous avions pensé également à engager une somme à déterminer en fonction des seuils des marchés...
Je n'ai pas de solutions dans l'immédiat, c'est pour cela que j'aurai aimé avoir des retours d'expérience... j'imagine que vos collectivités sont confrontées aux mêmes problèmes que nous.

Merci de vos retours

[celca]

Bonjour ANGELE,

Je ne suis pas sûre d'avoir une réponse parfaite pour vous, par contre je peux vous faire part de mon expérience.

Le service Marchés existe depuis 2012 chez moi (et je suis la première occupante de ce poste). En 2014, j'ai mis en place en collaboration avec mon directeur un règlement interne de l'achat public. Au cours de l'élaboration de ce document, j'ai pu remarqué que la gestion des bons de commande était très aléatoire et très... comment dire... pas cadrée du tout. En clair, tout ceux qui signaient des BC autre que le Maire le faisaient sans autorisation ou délégation de signature!
Le fait de rédiger ce document a donc permis de mettre à plat le process des BC et qui signe quoi et jusqu'à quel montant. Déjà, il n'y a pratiquement plus de sorties de route. Ensuite, dans le cadre des marchés, il y a souvent des éléments que l'on ne peut prévoir. Par contre pour les marchés ou accord-cadres à bons de commande, dans vos BPU vous deviez autoriser des "types ou similaires", non? Dans ce cas, il est de bon ton de le rappeler aux collègues techniques qui connaissent les produits installés et les produits vendus (en tout cas, ils devraient les connaître) et au prestataire qu'il s'est engagé. Quand un prix est nouveau (hormis dans le cas de catalogue), il doit y avoir un accord de l'acheteur (le décideur, pas l'agent).

Si vous abordez les choses sous cet angle, avec l'appui du service financier, vous pouvez faire valoir une meilleure gestion des deniers publics. Généralement, avec le politique, c'est une chose qui passe bien et qui est entendue.

Je ne sais pas si cela vous aidera, mais voilà comment nous avons procédé ici pour calmer le jeu.

Bonne journée à vous!!
Cordialement.

[zebulon13]

Bonjour,
La bonne solution est de taper sur les doigts des techniciens qui ne respectent pas la procédure de l'engagement préalable.
Faites trainer un max les factures des prestataires ne se conformant pas à cette règle. Quand ils en auront marre d'être payés en retard ou de ne pas être payés du tout tout le monde se pliera aux bonnes règles de la compta publique.