Dématérialisation, PESv2, témoignages, retours d'expérience

[Petit Soleil]

La dématérialisation… vaste chantier et transfert de charges impressionnant du Trésor Public vers les collectivités… a posteriori c’est pire que ce que j’avais imaginé..

Je suis dans une commune de 30 000 habitants, le service finances est composé de 4 personnes et nous avons un référent financier par service (soit environ 12 personnes qui liquident). L’enregistrement des factures entrantes se fait au Finances – les services liquident - puis les Finances mandatent.
Nous avons dématérialisé la paie et les MP avec la DGFIP
Nous avons dématérialisé les actes (délib arrêté hors urba et marchés publics) avec la Prefceture en 2011.
Et nous avons faite le grand bon PES cette année : attribution des marchés (scan de facture + TDT) en juillet 2011 pour un feu vert de la DGFIP en avril 2012. Depuis le 1er octobre plus de papier du tout.
Nous avons opté pour la dématérialisation « en bloc » : les recettes, les mandats, les bordereaux… et les PJ (ça c’est l’horreur)… le tout en même temps.

Alors voici les points qui vont vous rendre la vie difficile :
• Le nommage des PJ : ça c’est le pire
Une pièce doit avoir un nom unique, qui intègre le N° de siren de la collectivité.
Scanner c’est drôle 5 minutes mais les référents financiers font bien la tête car non le nommage n’est pas à la portée de tous.
Cette notion de nom unique nous a conduit à mettre en place des règles de nommage terribles pour éviter les doublons de nom.
Évidemment interdiction de retransmettre une pièce déjà envoyée sous un autre nom : il faut s’en souvenir et y faire référence nuance…
• La base tiers
La nettoyer c’est une chose, la conserver en bon état en est une autre.
Chez nous tous le monde créé mais seul les Finances valident. Pour plus de sécurité, le KBIS et le RIB sont devenus impératif à la création du tiers (à scanner, à nommer, à attacher… au bon endroitdans la fiche tiers…)
Un tiers en 32 caractères sans abréviations, sans caractère spéciaux… ne pas confondre enseigne et raison sociale…ne pas oublier la civilité pour une personne physique..
Ah c’est sur la DGFIP va avoir des titres nickel chrome pour poursuivre… mais mes services ce ne sont pas des pro en droit commercial.
Les exigences à fin statistique ça gonfle (nature et catégorie juridique)
Les siren ne sont pas acceptés contrairement à ce qu’on croit… il faut les siret mais les siret changent dès que l’entreprise modifie ses statuts etc…et les autoentrepreneurs on en fait quoi

• Vous allez redécouvrir votre logiciel de compta … et sa hotline
Il faut attacher les pièces au bon endroit sur le logiciel
Il faut compléter toutes et les zones requises (N° de pièce pour les P503, N° contrat emprunt, N° immo etc…)
Les prestataires doivent impérativement s’entendre. Nous en avons : 3
1. 1 pour le scan des factures avec envoi dans la compta pour nous faire la 1ere saisie
2. 1 pour la compta
3. 1 pour TDT.
A chaque mise à jour d’un produit, attendez-vous à une galère…
Et la hotline du logiciel de compta… eh bien elle souffre autant que nous…et elle est de moins en moins réactive et fiable

• Le cout
Le scan de facture avec push en compta nous a couté un bras..
La mise en place d’un TDT libre, mais installé par notre prestataire compta, nous a couté peu en installation mais bonjour la maintenance…

• L’évolution des exigences
Les prestataires ne peuvent pas toujours suivre les velléités de l’État… 9 mois de test, pas un problème sur les BIC et au cours de l’été c’est devenu l’enfer… plus rien ne passait.
Nous étions alors encore en double flux (informatique et papier), la Perception a menacé de repousser la date de passage en simple flux informatique… mais eux ils ne savaient pas quoi faire non plus 

• Les signatures des bordereaux
Il faut absolument une signature possible d’un administratif. Chez nous ça ne se fait pas actuellement.
Même avec un certificat sur clé USB et un portable à disposition, l’élu ne peut pas toujours se connecter.
Quand les flux plantent et qu’il faut tenter et encore tenter la ré-émission de flux.. ce serait bien qu’un administratif ait le droit de signer des bordereaux.

Voilà j’espère que ça pourra aider certains..
Est-ce que je repartirai pour la dématérialisation globale.. je ne sais pas : c’est peut être trop tôt pour le dire.
En parallèle nous nous sommes engagés dans Totem (erreur…)

Ce qui est sur c’est que nous avons tous progressé, les Finances mais aussi les référents financiers… je crois que la liste des PJ n’a presque plus de secret pour nous =D>  et le logiciel non plus.

Bon courage à tous car de toute façon il va falloir y aller non ?

[Nominoe]

Cela donne envie
Si je comprends bien, le scan des factures les envoient directement dans la compta ? Vous utilisez quelle solution ?
Comment les services sont alertés que des facturess sont en attente de liquidation ? Vous utilisez un parapheur éléctronique ?
Merci pour ces précisions qui amèneront d'autres questions car pour nous le PES V2 sera le gros chantier de 2013.

[Petit Soleil]

Bonjour

Nous avons le logiciel Civil Net Finances. Nous avons mis en place une interface de la société Azur (scan et reconnaissance de factures puis envoi en compta) après lancement d'un marché public.

Les services reçoivent toujours l'originale de la facture (les référents financiers nous l'ont demandé lors du montage du projet ...on leur a fait plaisir), charge à eux de l'archiver.

Mais dans le logiciel il peuvent anticiper le coursier interne en interrogeant les factures "en attente de liquidation" à destination de leur service.


Pour le parapheur nous avons celui de l'adduclact (E parapheur), aussi interfacé avec Civil Net Finances.

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Pour une fois que Madame l'Europe veut notre avis justement sur la démat des factures !
ALLONS Y GAIEMENT
http://ec.europa.eu/internal_market/con ... ing_fr.htm

Je compte sur vous
Cordialement

[Mpi]

Merci pour cet "éclairage" =D> Nous allons certainement nous y mettre dès que notre fournisseur sera agréé.

Ton retour d'expérience est vital. On savait que l'on aurait un gros travail sur la base tiers, heureusement pour nous toute la saisie se fait en compta.

DE notre côté nous allons avoir un gros travail de réorganisation entre services (à mon avis ce sera 70%) du travail
j'ai quelques questions :

j'avais compris qu'un TDT n'était pas obligatoire quelles raisons vous ont poussé à faire ce choix ?
avez vous mis en place une circulation/validation dématérialisée en interne des documents ou autre parapheurs électroniques ?
je n'ai pas compris votre solution de scan "push". Ce qui me préoccupe particulièrement c'est le scan feuilole à feuille, j'imagine qu'un scan évolué qui ferait ça par lot doit coûter un oeil ? le scan peut-il être réalisé via une solution GED ?
quand au nommage des pièces ça ne m'avait pas paru insurmontable ... quel écueils avez vous rencontrés ?
Avez vous une solution de stockage/archivage des PJ externe ou interne, quel retour en avez vous (c'est que ça coûte cher ça aussi) ?

nous sommes passés à Totem cette année nous allons bientôt transmettre nos premiers budget dématérialisés : aucune difficulté pour l'instant je vous ferai un retour.

Merci d'avance pour ce post et d'éventuelles réponses. Bon courage =D>

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Rassurez moi, le scan et nomage c'est via le photocopieur ou pas ? (ce qui expliquerai les diffcultés....)

Par contre NON NON NON la signature a un admi : attention, ca ne vous viendrais pas à l'idée sur le papier ! là c'est la juriste qui parle : il faut une délégation en bonne et due forme : il y a des responsabilités énormes derrières la signature d'un document quelqu'il soit : BC,Mandat, OS,PV : un document signé par une personne non habilitée est un document qui n'existe pas....

J'ai eu l'occasion de m'exprimer sur la démat et son coût et effectivement il faut que les élus puissent avoir également les moyens de valider électroniquement : mais si admi il doit y avoir alors c'est un Responsable avec la délégation officielle....c'est trop dangereux des clés qui se balladent.....à chacun ses repsonsabilités....

Amitié

[Elsie]

Bonjour,

Mon travail consiste, entre autre, au sein de la DGFiP, à aider les collectivités de mon département à passer au PES V2, à la dématérialisation. Venue sur ce forum pour autre chose mais n'ayant pu résister à l'envie folle de lire des posts sur la démat, je voudrai juste apporter quelques précisions.

- sur le nommage : quand vous êtes en PES + démat, si vous avez un scan qui numérise les factures, en lien avec CIRIL, vous ne devriez pas avoir à vous farcir le nommage des factures. Une collectivité du département est passée au PES + démat récemment, avec CIRIL, et c'est le logiciel qui nomme les PJ, avec une référence unique (sans le SIREN, CIRIL donne un numéro séquentiel), cette référence étant automatiquement reprise dans le mandat. En revanche, si vous avez les mandats en PES mais sans démat des PJ, là je vous l'accorde, ça va être vraiment pénible pour vous car vous aurez à faire un nommage manuel des PJ papiers, le nom de cette PJ devant se retrouver sur la mandat afin que la TP (et la CRC) puisse faire le lien entre pièce comptable et PJ.

- je vous assure que les SIREN sont acceptés. Par contre, il faut que votre logiciel soit paramétré (ou, selon les logiciels, il s'agit d'une case à cocher ou d'un menu déroulant) pour SIREN. Ce qui va bloquer, c'est si vous renseignez un numéro SIREN alors que l'application attend un SIRET. Mais vraiment, vous avez le choix : SIREN, SIRET (ou même rien, ce n'est pas une cas obligatoire même si elle est recommandée autant pour la collectivité que pour la TP).

- pour la signature des bordereaux, dans mon département ça n'a pas posé de problème aux élus. En revanche, on a eu 2 cas de figurent : une collectivité qui a paramétré son TDT pour que la signature de l'élu entraine la transmission au comptable, une autre qui a souhaité que la signature de l'élu fasse revenir le flux aux finances, et c'est eux qui renvoient (et ré-envoient en cas de problèmes....).

-et... oui, va falloir y aller, pour le 1er janvier 2015, mais uniquement pour les flux en PES, la démat n'est pas obligatoire (après, c'est un autre débat, mais pour moi c'est mieux avec la démat car c'est là que les collectivités auront un retour sur investissement).

- le TDT n'est pas obligatoire en effet, vous pouvez utiliser le Portail Gestion Publique. Il est gratuit, simple, mais... Simple justement. Ce n'est pas un parafeur, il fait du flux par flux (pas d'envois groupés) et vous propose moins de service connexes. Je suppose que vous l'utilisez déjà pour transmettre vos flux INDIGO, bin c'est la même chose. Un TDT vous proposera plus de choses en lien avec la signature électronique notamment. Mais pour les collectivités de taille modeste, le Portail fait très bien l'affaire. Questin de choix (ou question budgétaire).

Voilà.... Bon courage à vous, car en effet, le PES c'est un gros chantier pour vous. Mais.... Ca vaut le coup/coût (OK, je fais de la promotion [-o< mais c'est aussi ce que disent nos collocs passées en PES + démat). Quand vous commencez effectivement vos travaux, n'hésitez pas à demander à vos TP de vous mettre en contact avec le correspondant dématérialisation de la DGFiP.

Bonne journée.

[Nominoe]

Bonjour,
Pour limiter le nombre de scan à faire, vous n'envisagez pas de demander à vos fournisseurs de vous adresser leurs pièces sous forme dématérialisées sur une adresse dédiée du type factures@collectivité.fr
Cela permet de supprimer le papier à l'entrée de la chaîne même si cela amène d'autres réflexions en terme d'archivage électronique des documents.

[webmestre]

au sein de la DGFiP

Bienvenue de ce côté du miroir

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

C'EST CLAIR : BIENVENUE
c'est super, j'ai transféré vos indications à mon Directeur financier.

MERCI
Cordialement

[Petit Soleil]

Bonjour

Avec bcp de retard, voici quelques éléments de réponse.

Oui le TDT n’est pas obligatoire, mais ça offre normalement plus de possibilité de recherche et une plus grande fluidité des flux.
Par fluidité, j’entends que le fichier informatique xml va de notre logiciel au parapheur de l’élu (accessible à distance chez lui en vacances etc) qui l’envoie via le parapheur et le TDT au Trésor Public. Le tout sans copier/coller ; sans manipulation. Et ça, ça marche très très bien.
Par contre pour l’aspect recherche, le produit que nous avons retenu est très bof et je ne parle même pas de son ergonomie…
Mais il remplit les missions essentielles et ne nous a pas couté trop cher.


Le scan « push » dont je parle est un solution de scan (via un scanner Canon) relié a une application de reconnaissance de facture qui est interfacé avec le logiciel de comptabilité.
Le 1er logiciel reconnait les factures et les envoie dans le logiciel de comptabilité. La pré saisie des factures est automatique dans le logiciel de comptabilité.
Le scan a couté 800€ mais le logiciel nous a couté très très cher… il faut bcp de facture pour l’amortir.
Après il existe des produits en abonnement qui sont bien et acceptable en cout mensuel (même si sur 5 ans vous allez payer la même chose qu’en 1 seul investissement)

Oui une GED est possible mais mon logiciel de compta me permet de le faire : je peux retrouver toutes mes factures, mes PJ quand je veux donc je n’ai pas pris ce type de produit.

Mon problème de nommage est lié au fait que j’ai 12 référents financiers qui ajoute les PJ (pas les factures) mais des OS, des conventions, des CP etc…
La règle c’est que le nommage doit être unique et qu’une pièce doit être transmise sous un nom unique… quand on a 12 services et qu’on partage des marchés, des délibérations etc… pas évident.
Nous avons aussi voulu des nommages qui permettent au service des finances de savoir ce qui est transmis en PJ lors du contrôle, donc on a mis en place des règles de nommage un peu dure.
On nous a aussi expliqué que la DGFIP conservait les données sur 2 ou 3 serveurs en France, donc pas question de « doublonner » nos PJ avec une autre commune donc dans le nom des fichiers on a mis le SIREN obligatoire.
On archive tout en interne car la taille des PJ n’est pas tellement énorme : les scan a la base doit être paramétré a minima : le Trésor public attend une PJ lisible noir et blanc… pas Mona Lisa
En tout cas comme Elsie je vous dirai : contacter le correspondant dématérialisation de la DGFiP. Le mien a été génial et d’une grande aide.

[isabelle63]

Bonjour

Je découvre ce forum grâce à une collègue alors je vais vous apporter mon expérience du PES.
Je suis chargée de mission dématérialisation dans un CG.
Nous sommes au PES V2 (envoi des flux non signés) depuis fin 2009 pour un de nos budgets annexes et depuis le 1er Janvier 2011 pour tous nos budgets.
Depuis le 1er janvier 2012, nous signons électroniquement nos flux qui sont transmis à la paierie départementale via un TDT.
Nous sommes en phase de test sur les PJ (nous venons de commander une GED), mais ce ne sont pas 12 utilisateurs du logiciel que nous avons, mais plus de 200, ce qui complique les choses .

Pour les PJ, elles sont actuellement transmises au format papier: sur chacune d'elle, les finances apposent une étiquette autocollante (générée automatiquement) reprenant le n° du mandat ou du titre, le montant HT, l'imputation et pour les titres la distinction P503 ou autre titre. Ces éléments ont été définis avec le payeur.

Concernant la signature, ce sont les chefs de service des finances qui signent (avec une délégation de signature en bonne et dûe forme). Pour le moment, nous utilisons un certificat sur clé, mais nous faisons des tests pour utiliser le certificat de la DGFIP (notre TDT ne peut pas encore les prendre en charge, mais la ville de Paris qui a le même TDT est également demandeur).
Notre parapheur est bof aussi, mais son changement n'est pas à l'ordre du jour.

[webmestre]

Merci de ne pas poser de questions dans ce sujet.
Réservons le aux témoignages et retours d’expérience.

Si vous avez des questions sur le PESv2 et la dématérialisation, créez des sujets spécifiques.