Procédure Berger Levrault clôture registre

[Florence49770]

Bonjour,
Avez vous une procédure complète pour clôturer les registres état civil sur Berger Levrault. Et les documents annexes pour tribunal. Dans l attente de vous lire. Flo

[Jolia31]

Bonjour,

Pour la procédure BL :
En premier lieu vous devez imprimer toutes les tables, dans le bureau "Etat Civil" / Tables / Tables annuelles / Sélectionner la table à éditer dans le menu déroulant, choisir l'année N-1 et sélectionner le Maire comme Officier d'Etat Civil imprimer en 2 exemplaires (recommencer pour toutes les tables même si elles sont vierges)
Tout les 10 ans il vous faudra également imprimer les tables décennales qu'il faudra joindre aux registres à relier.
Ensuite vous imprimer le PV de clôture : bureau "Organisation" / Registres et Procès Verbaux / Sélectionner l'année concernée (ATTENTION : on ne clôture pas le registre des mentions) cliquer sur "clôturer le registre" compléter le document et l'imprimer en deux exemplaires.
TOUT LES DOCUMENTS DOIVENT ÊTRE SIGNÉS DU MAIRE
Placez dans l'ordre : la couverture, le procès verbal d'ouverture (la page ou vous précisez les numérotations des actes), les tables annuelles, les actes, le procès verbal de clôture et la dernière couverture. Le second registre est à faire parvenir par RAR à votre tribunal à l'attention du greffe Etat Civil.

Je vous mets ci-dessous le rappel que notre greffe nous a fait parvenir par mail concernant les annexes, je le trouve très complet :
"La loi n°2016-1547 du 18 Novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIème siècle a modifié les conditions de la tenue des actes de l’état civil.
L’article 40 du Code civil rappelle le principe dans son alinéa 1 « Les actes de l’état civil sont établis sur papier et sont inscrits, dans chaque commune, sur un ou plusieurs registres tenus en double exemplaire ».
Pour les pièces annexes, l’article 7 du décret n°2017-890 du 6 Mai 2017 relatif à l’état civil, énonce qu’elles sont déposées en principe en fin d’année au greffe du Tribunal Judiciaire dont dépend la commune.
Néanmoins, selon l’article 10 du décret précité et du n°133 de l’IGREC, il est admis que ce dépôt soit effectué en même temps que celui du double des registres correspondants, dans le délai d’un mois qui suit la clôture de ces derniers.
Il est important d’envoyer séparément et par ordre alphabétique les registres et les pièces annexes (pas d’élastique), dans le premier mois de l’année (soit par enveloppe LRAR soit par dépôt à l’accueil du Tribunal Judiciaire (SAUJ) ou au Service civil du parquet (bureau D250)).

Pour les pièces annexes transmises, nous vous remercions de veillez tout particulièrement et de façon impérative à vous assurer qu’elles ne contiennent pas :
De notes informelles ou documentaires ;
D’élastiques, agrafes, trombones, cordelettes ;
De classeurs ;
De fiches plastifiées ou pochettes plastiques ;
L’article 40 du Code civil pose une exception dans son alinéa 3 au principe de « double exemplaire ». En effet, « Par dérogation au premier alinéa, les communes dont les traitements automatisés de données de l’état civil satisfont à des conditions et à des caractéristiques techniques fixées par décret sont dispensées de l’obligation d’établir un second exemplaire des actes de l’état civil ». Ces conditions et caractéristiques techniques se trouvent aux articles 11 et 13 du décret n°2017-890 du 6 Mai 2017 relatif à l’état civil.

Plus précisément, pour les pièces annexes, le paraphe n’est pas nécessaire. Les pièces concernant un même acte sont placées dans une chemise spéciale indiquant le numéro d’ordre de l’acte sur le registre, le nom de la personne concernée par l’acte, la date de l’acte et le nombre de documents.

Pour rappel, sont considérées comme des pièces annexes :
- L’ensemble des pièces du dossier de mariage ;
- Les procurations (article 36 du Code civil) ;
- Les copies d’actes de l’état civil remises en vue de la transcription (copie d’acte de décès transmise à la mairie du dernier domicile du défunt notamment) et, éventuellement, de la traduction en langue française de ces documents ;
- Les expéditions des décisions judiciaires à transcrire sur les registres, ainsi que des pièces jointes à la demande de transcription ;
- Les déclarations liées au choix de nom (déclaration conjointe de choix de nom, déclaration conjointe de changement de nom) ;
- Les pièces jointes à la demande de changement de prénom (copie de la pièce d’identité, de l’acte de naissance, du justificatif de résidence, etc.) ;
- Le certificat médical de naissance et de décès ;
- Les avis de naissance ;
- La demande de rectification d’erreur ou d’omission matérielle des actes de l’état civil, ainsi que les pièces produites à l’appui de cette demande.
Par ailleurs, il est précisé que :
- Les pièces fournies au moment de l’enregistrement de la déclaration (et les récépissés des avis de mention) de PACS ne constituent pas des pièces annexes. Elles doivent être conservées en mairie par l’Officier de l’état civil qui a enregistré la convention pendant une durée de 5 ans à compter de la date de dissolution du PACS ;
- Les avis de mention (registre, récépissé, pièces justificatives) ne sont pas des pièces annexes. Ils doivent être conservés 10 ans en mairie avant destruction (Préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques du 22 septembre 2014- DGP/SIAF/2014/006)."

[Florence49770]

Grand merci Jolia 31. Bonne continuation. @+