savoir prévoir le temps mis pour traiter des factures, de la compta.......

[FRESIA7025]

Bonjour,

Un peu à la recherche de temps dans mes fonctions de secrétaire de mairie dans des petiites communes (moins de 300 habitants),j'aimerais savoir si vous connaissez le temps qu'il vous faut pour traiter une ou plusieurs factures entre le moment de réception et la signature de l’ordonnateur. Je ne me suis pas chronométrée mais j'ai toujours l'impression de mettre un temps trop long pour traiter 6 ou 7 factures en E-Magnus et démat pièces jointes.

En recherche de savoir organiser mes heures de permanences : donc je pense que d'autres questions suivront.

Merci pour tous ces conseils grappillés ici ou là : pour les novices c'est un vrai service d'utilité publique....

[GHM]

Bonjour,

Malheureusement ce n'est pas de ton fait, depuis le passage au PES-V2 les délais de traitement des factures sont plus longs pour l'ordonnateur. Encore une réforme qui facilite le boulot

[Lecat]

Pour donner une idée : je fais un bordereau de mandats par semaine, en fonctionnement, pour une commune de 450 habitants. Ce sera donc 7/8 factures à chaque fois, et tout compris ça me prend autour d'une demi-heure.
Ça peut être rapidement plus long avec les factures d'investissement, ou les opérations d'ordre, quand il faut s'assurer que le typage est correct, que les numéros d'inventaire sont corrects, etc...

[GHM]

Moi je ne suis pas encore passé à la norme PES-V2 Lecat et pour ma part 7/8 factures à l'ancienne me prennent maximum 5 minutes

[Lecat]

Moi aussi, mais ça c'était avant...

Si tu ajoutes scan des pièces, nommage des pièces, vérification du typage, joindre les pièces, création et signature électronique des fichiers à envoyer, envoi puis enregistrement des fichiers d'acquittement... Tu as plein d'opérations qui prennent deux minutes chacune, mais mises bout à bout ça commence à représenter un peu de temps. Après, j'ai aussi mes propres procédures de contrôle qui me font sans doute "perdre" un peu de temps, mais comme j'ai également un taux d'échec très faible sur mes transmissions, je les conserve.

[Yuna90]

Bonjour,

Avec le PES V2, j'ai compter que le je mettais 5 minutes maximum (surtout pour l'investissement!!) par facture (investissement ou fonctionnement) du scan à l'ordonnancement (scan, renommage, étude de la facture pour avoir toutes les bonnes infos, pré-mandatement, pièces à joindre, choix de l'imputation...).
Je crois qu'il est préférable de prendre le temps de bien faire son mandat pour gagner du temps par la suite.

Notre trésorier préconise de pré-mandater les factures le jour même de leur arrivée et de faire un bordereau toutes les 7 ou 15 jours selon le nombre et les délais de transmission.

A+

[chrifleur]

bonjour à tous
perso, entre :
étude de la facture,après accord du maire pour le règlement de celle-ci
enregistrement de la facture sur mon bordereau,
scan de la facture,
ajout des éventuelles pièces à joindre (devis, bail, délib...etc), je pense qu'une demi-heure par bordereau ce n'est pas du luxe, ensuite il faut signer le bordereau et l'envoyer par helios puis intégrer le fichier d'acquittement, plus ou moins longtemps ...cela prend tout de même un "certain temps" voire un temps certain...

[FRESIA7025]

Bonjour,

Je vous remercie de vos réponses. Vu celles-ci, je pense que je peux m'améliorer pour bien optimiser mon temps consacré à la compta pour pourvoir suivre les autres dossiers dans les temps;