Fonctionnement Conseil Municpal

[lilas62]

Bonjour,

Dans la mairie où je suis (moins de 350 habitants), il y a beaucoup de rangement à faire !
J'ai une première réunion de conseil demain avec beaucoup de sujet à l'ordre du jour et je me pose certaines questions.

Actuellement il y a un gros registre numéroté du conseil municipal que l'ancienne secrétaire remplissait à la main pendant chaque conseil, chaque membre présent signant à la fin. Elle m'a dit de faire attention à ne faire aucune rature.
Ce registre se terminant, elle en a recommandé un autre avant son départ.

Aujourd'hui je me pose des questions ?
D'après ce que j'ai compris, l'ancienne secrétaire procédait de cette manière =)
1) elle faisait les convocations au conseil municipal, les envoyés dans les 3 jours avant la date de conseil,
2) le jour de la séance remplissait le registre, le faisait signé de suite par le maire et les conseillers,
3) et ensuite faisait les délibérations qu'elle envoyait à la sous préfecture. Ces délib étant classé dans une pochette cartonnée.

Le maire m'a expliqué qu'il souhaitait être dans les règles mais à mon avis il ne connait pas tous les textes.
Il m'a dit qu'il était important de remplir ce registre à chaque conseil municipal.

Je me demande si en faisant de cette manière, je suis dans les règles ?
De plus, cela m'embêtes de devoir toujours tout écrire à la main sur ce registre car j'ai peur de faire des oublis donc des ratures.

Quelqu'un peut il me conseiller et me donner un texte de loi à lui soumettre au cas où ?
Merci

[chrifleur]

bonjour
quelques références...
Procès-verbal : Code général des collectivités territoriales (CGCT), articles L. 2121-25, L. 2121-26 et R. 2121-11.
Registre : Code général des collectivités territoriales (CGCT), articles R. 2121-9, R. 2122-7-1 et R. 2122-8.
Circulaire n° IOCB1032174C du 14 décembre 2010.
Conservation des délibérations : Loi n° 92-125 du 6 février 1992 ; Instruction pour le tri et la conservation aux archives
communales des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics, Direction des archives
de France, 1993.
Loi n° 70-1200 du 21 décembre 1970.

[GHM]

Il n'y a pas de mode de fonctionnement unique pour cela lilas62, tu auras autant de manières de procéder que de secrétaires de mairie

[marielaure32]

Bonjour,

la tenue des registres a été réformée en 2010 (voir circulaireIOCB1032174C du 14 décembre 10). Tous les actes des collectivités (arrêtés, déisions et délibération) doivent être publiés au registre. Il ne s'agit plus des gros registres où l'on collait les documents. Désormais, afin de garantir une meilleure conservation des documents, il faut utiliser du papier permanent ainsi qu'une encre neutre et stable dans le temps puis envoyer le registre pour reliure. Le registre est coté et paraphé par le Maire.

Vous Trouverez toutes les explications dans la circulaire.

Bonne journée!

[lilas62]

Merci pour vos réponses, =D>
je vais essayé d'expliquer cela au maire, en lui imprimant tous les textes ! Mais c'est pas gagné
Car quand j'essaie de lui expliquer il me répond qu'il souhaite garder son gros registre. Je crois avoir compris qu'il est important pour lui de faire en direct le procès verbal manuellement le jour du conseil.
Mais au syndicat des eaux où je travaille également, la secrétaire procédait différemment, càd prises des notes et la réunion suivante les membres signent le registre après relecture.
c'est pour cette raison que je suis un peu perdue. Donc qui a raison ?
Je suis heureuse d'avoir trouver ce site. merci

[Lecat]

Rien ne s'oppose à ce que le procès-verbal soit rédigé pendant la séance. Rien n'y oblige non plus, d'ailleurs.

Cela dit... C'est une habitude de petite commune rurale, et une mauvaise habitude à mon sens, parce qu'à moins que le maire ne fasse jamais voter son conseil que sur des délibérations déjà pré-rédigées, ça veut dire que les délibérations sont rédigées à la volée. Or il est souvent utile, même nécessaire, que les délibérations soient écrites avec un peu de recul pour être certain qu'elles ne posent aucun problème légal, c'est-à-dire qu'elles soient d'une part réellement applicables, et d'autre part qu'elles ne font pas courir à la commune un risque de contentieux.

Sans compter évidemment le risque d'erreurs, de ratures, et de formulations maladroites (stratégique si les conseillers ne s'entendent pas tous bien).

[mams]

Bonjour,
J'ai, quand je suis arrivée dans "mes" toutes petites communes, un peu imposé une manière de faire à des élus septiques mais qui au vu des textes se sont laissés convaincre quand même.
A savoir qu'en début d'année 2014, j'ai ouvert un registre "tapé". , que les élus signent à la prochaine réunion.
D'ailleurs, ton élu devrait se rendre compte de l'évolution ne serait ce qu'avec maintenant nos outils informatiques qui nous permettent de tout faire à la suite sans prendre un crayon
J'ai récemment eu un contrôle des archives départementales, qui ont épluché mes registres, "manuels" et informatiques.
J'ai eu les félicitation du jury Bien entendul les pages étaient toutes numérotées et paraphées.
Je suis d'accord avec Lecat.
Les habitudes, surtout celle-ci, sont pleine de symboliques pour les élus. Combien de fois ne l'épluchent-ils pas pour rechercher des infos avec toujours une certaine nostalgie... l'écriture manuscrite "parle" en quelque sorte. C'est une responsabilité pour l'élu en place de supprimer cette institution.
Il faut pouvoir faire évoluer les choses. Les temps changent et ces gros registres, certes plein de charme mais pas pratiques du tout , ont vécus.
Si je pouvais me permettre un conseil ? Rechercher des communes des environs qu'il connait pour que ses collègues puissent lui expliquer que cela se passe bien, dans la plus parfaite légalité ; faire acheter un registre des délibération qui "pince" les feuilles et permet une présentation soignée avant la reliure... et demander à tes archives d'appuyer ta demande ?
Bon courage !