BESOIN DE PARLER et DE VOTRE AVIS

[gesmier]

Bonjour,
voilà je vous expose le contexte.
Je suis secrétaire de mairie dans une commune de 600 habitants. Je travaille à temps plein.
J'ai 6 collègues. 3 agents techniques (un temps complet et deux agents à 14 et 20 H). 3 agents à la cantine et ménage des bâtiments ( 2 à 20 h et 1 à 14h).
Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, il y a beaucoup à faire . Je ne suis pas du genre à avoir les deux pieds dans le même sabots et pourtant il n'est pas rare que je prenne que 15 minutes de pause pour déjeuner et que je ramène un peu de travail chez moi (mais discrètement car sinon ça grogne chez moi). Avec les élections, une équipe municipale renouvelée à 99 % (14 nouveaux sur 15) et le budget , je suis noyée.
Mon problème c'est que j'aimerais que mes collègues se responsabilisent car ça m'allègerait le quotidien. Par exemple , un des agents dédié au ménage me téléphone pour que moi -même je téléphone à un agent technique afin qu'il aille enlever un moineau mort devant l'un des bâtiments communaux, ou encore que je transmette l'info comme quoi une ampoule est grillée, qu'une porte est cassée.... J'aimerais que plutot que je serve d'intermédaire et que la communication soit plus efficace que ces agents communiquent directement entre eux, qui à mettre en place des cahiers de liaison entre agents. En même temps ça obligerait les agents à venir régulièrement en mairie car en plus il y a en certains que je ne vois jamais.
Enfin bref, je suis un peu perdue et j'aimerais savoir ce que vous pensez de ma situation , des cahiers de liaison et quelle méthode de communication vous utilisez entre collègues .

J'espère que mon exposé n'est pas trop long et que vous pourrez m'apporter des idées .

Ps : sans compter qu'aux observations des agents, s'ajoutent celles des administrés et des élus que je transmets , et c'est normal, aux agents concernés lorsque je les rencontre.

[Nephtys]

Bonjour Gesmier,

Je ne peux pas comparer mon cas au tiens, parce que je ne suis ps seule, mais pour la communication avec les agents techniques, nous utilisons depuis des années un cahier, et c'est un bon moyen pour tous de s'y retrouver.
Par contre il faut bien expliquer lors de la mise en place du cahier le but du jeu et qui peut l'utiliser: j'ai fait une bonne moitié du mandat précédent avec des adjoints qui me disaient ce que je devais y écrire avant de comprendre qu'ils auraient plus vite fait de le remplir directement.
A voir aussi avec votre nouvelle équipe municipale s'il ne se trouve pas un ou deux conseiller ou adjoint pour prendre à son compte une partie des tâches courantes qui vous revenaient: donner les directives aux agents techniques, répondre directement à certaines demandes du personnel de cantine...

le nouveau mandat est l'occasion de mettre en place les changements nécessaires, de signaler ce qui ne va pas, et de trouver des pistes pour s'améliorer. Etudiez la question avec votre nouveau maire, en lui faisant comprendre qu'il y va de l'efficacité de toute l'équipe, il y sera certainement sensible.

J'avoue que même en gardant la même équipe nous essayons de procéder par petites touches, pas toujours évident de se remettre en question, de perdre de vue certains travaux (à un moment j'étais au courant dès qu'on changeait une ampoule, maintenant j'ai l'impression de découvrir certains petits travaux au moment de la facture). Mais la partie de notre travail purement administrative exige tellement d'attention que nous n'avons plus de temps à perdre avec tout ce qui peut être traité autrement (et plus efficacement).

Bon courage

[Véro au boulot]

Bonjour,

Je suis dans une plus grosse commune et les règles sont bien définies chez nous MAIS j'habite dans une commune de 700 habitants, donc mon compagnon est secrétaire à mi-temps (il y a un autre secrétaire à temps plein). Dans cette commune, ce sont les élus en charge de l'école (ou de la voirie ou de ce que tu veux) qui gèrent ça.

Ils ont effectivement un cahier de liaison par service et ce cahier ne concerne que les agents et les élus... Ensuite, s'il y a lieu de faire des commandes, c'est un des secrétaires qui s'y colle. Pas plus.

Tu as la chance (hum hum) d'avoir une nouvelle équipe. Ils n'y connaissent rien... C'est peut-être l'occasion de cadrer les choses