Problème mise en place inventaire

[lyly]

Bonjour,

A l'aide!!! J'ai un gros soucis d'inventaire.
Je suis depuis 2 semaines en cui pour 6 mois comme assistante service compta d'une mairie de 4 500 habitants.

On me demande de mettre en place l'inventaire qui est jusqu'à présent totalement inexistant!!

Depuis mon arrivée je remets à jour l'état des actifs (sur papier), il y a des biens réformés depuis 2006 qui apparaissent toujours... Bref c'est le bazar rien n'est à jour...

Je dois donc mettre en place l'inventaire, sachant que je n'ai toujours pas eu accès aux logiciels utilisés en compta, à savoir Magnus et Magister.

Je n'ai jamais mis en place d'inventaire, avant ce poste je n'ai occupé qu'un poste de secrétaire comptable en entreprise, je m'occupais essentiellement des écritures, état de rapprochements... bref de la compta journalière, et mensuelle.

Autant vous dire que là je suis un peu perdue!!
La comptable, me dit qu'il n'y a rien sur Magnus ni Magister, qui permet la mise en place d'un inventaire, mais pourtant elle y rentre bien un numéro d'inventaire quand elle enregistre une immo... C'est ce que je ne comprends pas! Elle m'a répondu que ce n'était pas à elle de s'occuper de l'inventaire...

Je maîtrise Excel, j'ai été formée su le pack office, donc mettre en place une base de donnée ne me fait pas peur, mais je ne sais pas quelles infos y mettre... et surtout, dois-je garder le même numéro d'inventaire que la comptable???? Je suppose que oui...

Et ma responsable m'a demandé d'étiquetter et de répertorier chaque chaise.... Mais vous faites vraiment ça??? Ma question peut parraître stupide

Je vous remercie pour votre aide!!

[Lavande]

Bonjour,

Est-ce que tu as le logiciel des immobilisations sur Magnus ? ça simpliferait bien des choses.

Sinon, pour t'aider à être en parfaite conformité avec le Trésor Public, demande-leur leur état de l'actif : tu n'auras qu'à recopier sur un tableur Excel et on n'étiquette pas chaque chaise, mais un lot lors de son achat ! En fait, tu dois te baser sur le mandat fait à l'achat. Si tu le fais seule, tu risques d'avoir des différences et là, c'est le (c'est du vécu !)

Sur ton tableau, tu dois faire apparaître :
- le n° d'inventaire
- la date d'entrée
- le montant à l'achat
- le n° du cpt d'immob
- l'amortissement (si nécessaire), donc la valeur au début d'année et en fin d'année
- la nature du bien.

Bon courage

[lyly]

Merci beaucoup pour cette réponse!
Mais comme je disais, je n'ai même pas eu accès aux logiciels Magnus et magister, je ne les connaîs même pas, et d'après la comptable il n'y a rien de prévu pour les inventaires... je ne sais pas....

Ma responsable a bien insisté sur le fait d'étiquetter chaque chaise .... moi aussi ça me paraît louche, car les chaises sont achetées en lot! Enfin... j'espère pour eux!

Puis aussi chaque téléphone.... c'est nécessaire ça aussi??? J'ai l'état des actifs, je le remets à jour depuis 2 semaines, mais les téléphones n'apparraissent pas dessus, enfin comme m'a dit ma responsable rien n'est à jour et c'est bien pour ça que j'ai été recrutée!!

Je n'ai jamais travaillé en mairie, et ne me suis jamais occupée d'inventaire tout court!! aie....

Merci pour tes conseils

[Lavande]

Bonsoir,

Ta chef exagère : on ne met pas un n° d'inventaire à chaque chaise ou téléphone. D'ailleurs, il est possible que les téléphones aient été comptabilisés en fonctionnement selon leur montant d'achat.

Il n'y a rien de prévu dans Magister mais il y a un logiciel pour les immob et vu l'importante de ta commune, je pense qu'il te serait très utile.

En attendant, je réitère ce que j'ai dit : recopie l'actif de la Trésorerie, c'est le plus sage. Une fois fait, tu l'envoie pour validation et ta chef ne pourra rien dire.

Bonne suite

[lyly]

Bonjour,

Merci pour ta réponse,

Oui j'ai ENFIN eu accès au logiciel de gestion des immo, et contrairement àa ce que m'a dit la comptable, il y a une rubrique "INVENTAIRE PHYSIQUE" et en plus on peut tout basculer sous EXCEL donc oui ça va énormément m'aider!

J'ai montré à ma responsable qui elle n'est pas très convaincue que ça puisse m'aider!

Vraiment j'ai l'impression de ne servir à rien ici, et surtout on ne me fait pas confiance... c'est ma 4ème semaine ici...

Oui pour les étiquettes elle m'a soutenue qu'il allait falloir étiquetter chaque chaise, teléphone....... vraiment je trouve que c'est un peu du n'importe quoi.
Et surtout, ce que je ne comprends pas, c'est que même les télephones, et même un appareil photo numérique acheté 69€ se trouvent dans les immo... je me trompe peut être mais pour moi une immo doit avoir une valeur supérieur à 500€, non? un appareil photo à 69€ je l'aurais mis en 602... quelque chose...

Je comprends rien à leur fonctionnement

[Lavande]

Bonjour,

Ah ben ça y est ! on avance un peu =D>

Pour les biens de faible valeur, il est possible que le CM ait délibéré pour les inscrire en investissement. Mais franchement pour 69 €, ça équivaut à récupérer à peine 10 € de FCTVA !

Tu es sur la bonne voie

[lyly]

Merci pour tous ces renseignements!!

Déjà j'essaye de remettre d'état des actifs à jour, aie y a des différences de dingue!! Des erreurs... de tout...
Je me sens un peu seule dans cette mission, en plus je n'ai même pas de pc... je sais déjà que demain je n'aurai pas de pc, et je devrais chercher les différences des états d'actif sans logiciel!!!! une mission de fous!! Surtout quand une somme chez nous correspond à 25 sommes !
Franchement je n'y suis que pour 6 mois et même si on me propose de renouveler mon cui je refuserai!! Y a pas de doute!! Donc pour l'inventire j'étiquetterai chaque chaise.... je le ferai puisqu'on me le demande! chaque tel....
D'après toi, combien de temps ça me prendra cet inventaire? Sachant aussi que c'est ma 4ème semaine et on ne m'a toujours pas installé les logiciels sur mon pc! (pc que je partage avec 2 autres personnes, les mêmes jours!) et que je ne suis qu'à 24h.

En plus de ça hier j'ai eu droit à une "mise au point" et ma responsable m'a sorti que je manquais d'initiatives!
Non vraiment je vais travailler avec la boule au ventre!

[Lavande]

Mais tu travailles dans une mairie paumée

C'est difficile de te dire combien de temps il te faudra : tout dépend du nombre de biens, des difficultés... Tout ce que je peux te conseiller, c'est de faire petit à petit, sans stress et ne pas confondre vitesse et précipitation (c''est bien dit ça ) !

Fais ce que tu peux et fais le sans erreur : c'est cela, à mon sens, le plus important.

Ta responsable pousse le bouchon : ne te laisses pas faire. Ce n'est pas parce que tu es en contrat qu'elle peut tout se permettre. Fais lui bien comprendre ce qui n'a pas été fait et donc l'ampleur de ton travail et les difficultés rencontrées (pas de PC, pas de logiciel) qui retardent ton travail mais qui ne sont pas de ton fait.

Bonne suite... Tu me diras combien tu as étiquetté de chaises !

[lyly]

C'est sur qu'ils sont paumés!!!!

Il est 4h30 du mat je n'arrive même pas à dormir tellement je stress et ne pense qu'à ce boulot :'( ça devient une obsession, je ne profite même plus de mes jours de repos car je ne pense qu'à ça!!! Là je sais que dans 4h je vais "me faire chier"!! Franchement j'adore les chiffres, et cette mission m'interessait mais les conditions de travail elles sont démotivantes! Je vais travailler avec la boule au ventre!

Je me débrouille en appelant d'autres communes pour avoir des conseils, j'ai fait des recherches sur internet, forum... et on me sort que je manque d'initiatives pffffffffffffffffffffffffffff

Franchement qi je n'étais pas mère célibataire en galère j'aurai abandonné! Après tout je voulais bosser dans la compta, mais je ne trouve rien

EDIT :

Et ce que je voulais savoir aussi, c'était si on devait aussi répertorier les biens qui n'apparaissent pas dans l'état des actifs... Car il y a des téléphones qui apparaissent, d'autres non.... C'est le bazar!

Je vais essayer de prendre ce travail avec un peu plus de légèreté, mais je suis du genre à m'impliquer à fond dans ce que je fais, que ce soit su côté associatif, travail.... et du coup pendant mes jours de repos (ou comme cette nuit LOL) je ressasse ce qui ne va pas.... Et là je me rends malade!!!

Ce qui me dégoute c'est que je me suis donnée à fond dans mes formations pour obtenir mon titre pro.... et qu'au final ce que je fais actuellement, n'a pour moi rien n'a voir avec ma formation initiale.... Peut on vraiment appeler ça de la compta???

Pendant mon entretien, on m'a dit que mon poste serait à 90% de la compta....

Ca me démotive pour la suite...... Je passe un exam en paie en janvier... J'espère que ça me servira à quelque chose...

Et doit on aussi étiquetter les céhicules?????? C'est ce qu'elle m'a dit mardi Peut-être, je n'y connais rien dons peut-être que oui mais je trouve ça abusé quand même...

Et une question, et oui encore une qui peut paraître idiote, mais c'est qui normalement qui est chargé de l'inventaire dans une mairie???


Merci encore pour toutes ces réponses qui m'aident vraiment, je me sens moins seule.

[fée.filante]

Bonjour,

Je vous confirme c'est effectivement du GRAND N IMPORTE QUOI ! et le mot est faible.

Pour la gestion de l'inventaire, la personne qui s'en occupe est généralement aux finances pour la bonne raison que l'inventaire tenu par la Ville est à rapprocher de l'état de l'actif tenu par le Trésorier.
Niveau méthode :
Mon 1er conseil : partir de l’état de l'actif tenu par le trésorier. Si ce n'est pas possible :
comparer votre inventaire avec le montant des dépenses d'investissement. Le principe c'est que tout ce qui est comptabilisé au 20, 204, 21 et au 23 doivent être repris dans l'inventaire. Je vous conseillerai de le faire année par année.

Et après, seulement après, je m'occuperai d’étiqueter les chaises et autres... mais entre nous, je n'y vois strictement AUCUN intérêt.
Selon moi, il faut déjà fiabiliser le document comptable, qui lui est vérifié par la Cour des Comptes en cas de contrôle, puis ensuite, passer aux éléments physiques.
C'est ce que je proposerai à votre responsable. Exposer votre méthodologie devrait l'aider à voir que vous prenez des initiatives.

Je vous conseillerai vraiment de prendre beaucoup de recul, les échanges que vous avez eu sur le forum montrent bien que le fonctionnement de cette collectivité est particulier pour ne pas dire insensé dans la gestion de l'inventaire.
N'allez pas y laisser votre santé. Cela n'en vaut vraiment pas la peine d'autant plus que vous êtes en CDD.

Bon courage
Audrey

[lyly]

Merci pour votre réponse.

Le soucis c'est que l'état des actifs qu'on m'a donné date de mai 2011, je ne sais même pas si depuis il y a eu des changements...... On me demande d'établir des certificats de cessions, pour les biens qui onté été réformés en 2006... et des certificat d'intégration pour les biens qui ne sont pas enregistrés dans les bons comptes.

C'est mon 10ème jour ici, et on ne m'a rien dit de plus, je dois "deviner"

Ca m'énerve car c'est un travail qui aurait vraiment pu me plaire si j'avais les bons outils de travail, mais aujourd'hui comme toute la semaine prochaine, je n'aurai pas accès au logiciel d'immo...

Je remet à jour l'état des actifs en marie, par rapport à l'état des actifs du TP qui date de mai. C'est déjà une bonne chose??

Ensuite je pense reprendre toutes les immos sous EXCEL.

Et oui leur fonctionnement est quelque peu étrange.... Ils n'ont jamais créé d'inventaire!!

Je crois que je vais faire au plus simple et dans 5 mois quand mon cui ça sera leur problème!!
Le support existera, et moi je ne serai plus là pour m'en soucier.

[fée.filante]

Ok alors, selon moi, demandez un état de l'actif à la TP au 31 déc 2010. A partir de la, comparer avec ce qui est enregistré comptablement au 31 décembre 2010. Pour cela, faire un état compte par compte des mandats, et là, vérifier les totaux et en cas d'erreur le détail.

Pour les cessions, ce n'est pas aussi simple, la sortie de l'inventaire n'est pas ce qu'il y a de plus compliqué mais derrière, il y a les écritures budgétaires de sortie de ces biens mis à la réforme. Sont elles faites ?

Pour les réintégrations : sont inscrits aux comptes 23, les immobilisations en cours, c'est à dire non achevées. L'exercice suivant, il convient de procéder à la réintégration des comptes 23 (immobilisations en cours) vers les comptes 21 (immobilisations terminées).
donc la question n'est pas de savoir s'ils sont sur les bons comptes mais de les réintégrer au bon compte.

Vous êtes obligé de faire tout ça sur excel ?

[lyly]

Je change de PC selon les bureaux libres......bref... Il n'y a qu' EXCEL qui soit vraiment installé de partout

Pour les écritures de Cessions, je ne sais pas si elles sont passées, ce n'est pas moi qui m'en occupe mais la comptable, du coup je ne sais même pas si elles ont été passées......... Franchement c'est la galère!!!!!!!!!!

[Lavande]

Ouh là... lèves le pied... Aucun travail ne mérite d'y laisser sa peau (et je sais de quoi je parle) J'espère que ce long week end va t'être profitable et que tu vas en profiter.

Je ne peux que m'associer aux précédents messages

[lyly]

Ce loooong week end m'a fait du bien, mais aujourd'hui de nouveau le morale à 0!!

J'arrive, et pas de pc libre pour moi, pas de bureaux rien.... finalement au bout de 2h on m'a trouvé un pc!!!

Jeudi j'ai commencé à reprendre l'état des actifs du TP sous EXCEL, mais aujourd'hui j'en ai parlé à ma responsable qui me dit que je n'en suis pas là!!!

GRRRRRRRRRRRRRR mais qu'est ce qu'elle attend de moi alors?????????????

Je ne peux pas avancer, on m'empêche de travailler en ne me fournissant pas les outils necessaires!

J'en ai marre vraiment, j'ai vu mon médecin qui m'a mise sous anti-depresseurs..... je vais craquer