Registre des délibérations - précisions - exemples visuels ?

[Mirco73000]

Bonjour cher(e)s collègues,

J’ai deux petites questions qui me tracassent…

I - Quelle différence entre "registre des délibérations" et une reliure de tous les PV ?

J'ai compilé nombre d'articles, décrets et autres notes et c'est très flou... voire contradictoire !
Dans la Haute-Garonne (http://archives.haute-garonne.fr/pdf/qu ... ations.pdf) on dit que les registres des délibérations sont présentés sous forme de PV...
Puis-je considérer ceci comme vrai ?

Puis-je prendre mes PV (avec d'apparente l'annotation "Procès-Verbal de Séance Conseil Communautaire du...") sous réserve d'y joindre le récap des délib prises et mettre le feuillet de clôture ?

Ou

Dois-je prendre les "extraits du registre des délibérations" originaux signés par notre Président (auquel cas cette mention y sera) et y joindre les récap' et feuillets de clôture ?


II – Dans ma table récapitulative – 1 chrono et 1 par objet
Dois-je intégrer les décisions de la présidente ?
Selon moi, non : elles sont insérées à la suite des délibérations et rappelées en début de séances avant l’ODJ et la désignation du secrétaire.



Quelqu'un pourrait-il m'aider ?
Quelqu’un aurait-il des exemples visu’ (envoi par mail possible) ?
Vous en remerciant par avance !

[Mirco73000]

Autre solution...


Plusieurs documents à rédiger...

I - Le PV (pas de papier permanent ni encre spéciale) à signer et à archiver.

II - Le CR et son certificat d'affichage (pas de papier permanent ni encre spéciale) à signer, à afficher, à archiver.

III - Les extraits du registre des délibérations (pas de papier permanent ni encre spéciale) en trois exemplaires - à signer. L'original s'archive. Le jeu de copie avec AR du contrôle de légalité s'archive.

IV - Le registre des délibérations qui est constitué avec le même "début" que le PV (enlever le titre PV), puis les délibérations (devront apparaître la séance et le nom de l'établissement sur chaque feuille), signature des présidents et secrétaire de séance - feuillet de clôture et signatures des présents. C'est cet ensemble qui sera envoyé pour reliure. Imprimé sur papier permanent et encre spéciale.


J'ai bon ?

[Lecat]

Nous en avions parlé ici : viewtopic.php?f=42&t=22858#p89973 Voir ma réponse pour les articles légaux de référence.

Effectivement, le problème, c'est que la loi n'est pas claire du tout...

Pour ma part, j'ai décidé de mettre en place à partir du 1er janvier deux documents : le procès-verbal, qui inclut classiquement tout ce qui s'est déroulé dans une séance, et un registre des délibérations qui sera en fait un recueil des délibérations et des décisions du maire (telles qu'on les envoie au contrôle de légalité), avec un feuillet après chaque groupe de délibérations de la même séance pour la signature des conseillers municipaux. Quant au procès-verbal, il sera proposé à l'approbation des conseillers, mais je ne les ferai pas signer, le secrétaire de séance étant le seul responsable (théorique) de sa rédaction.

[Mirco73000]

...
C'est ce que je craignais. Bonjour les économies, le temps, la gymnastique et la place à trouver niveau archives...
Bref...

Tu semble avoir trouvé une bonne solution !
Je pensais faire de même...

Tu dis en gros envoyer en reliure les extraits des deliberations et décisions originaux, signés, avec feuillet de cloture... Mais mes delib ont en entête la mention "extrait du registre des délibérations"...
Du coup, sur les exemplaires reliés théoriquement, je devrais enlever cette mention. C'est ce qui partirait en reliure.

Parallèlement, je devrais avoir quelque part un original de ces documents signés et tamponnés par préfecture.
Puis les PV signés.

Par contre, pour le registre chaque feuillet aura la date de la séance et le nom de la commune ? Du coup si une délib fait trois pages, tu mets trois fois la date et la commune sur chaque page ?

Merci !

[Lecat]

Pour les délibérations de trois pages, je créerai un en-tête (facile à faire sous Word ou sous Libre Office) qui répètera en effet le nom de la commune et la date ainsi que le numéro de la délibération en haut de chaque page.

[Mirco73000]

Parfait Lecat ! Tu m'as été d'une grande aide !
Ca me semble très bien et cohérent.
Tu confortes ce que j'avais cru comprendre et ce que je comptais mettre en place !
Je donnerais des nouvelles si jamais un jour j'ai des retours suite à un éventuel contrôle !