Bonjour,
Après avoir passé la collectivité pour laquelle je travaille en dématérialisation totale au niveau compta, je commence à largement m’intéresser à la dématérialisation des dossiers agents.
Je me demandai si certains d'entre vous avait déjà commencé?
quels sont les précautions à prendre?
bref avez vous des conseils à me donner?
merci
Dématérialisation des dossiers individuels des agents
Règles du forum
On parle dans ce forum de :
Statut de la fonction publique territoriale. Filières, évolution de carrière, droits, devoirs. Management. Notation, évaluation. Formation, concours, examens. Calcul et éléments de la paie. Retraite. Indemnités des élus. De tout ce qui concerne la gestion des ressources humaines.
ON INTERVIENT DANS LE FORUM "RESSOURCES HUMAINES" QUE SI L'ON GERE DES RESSOURCES HUMAINES, DONC :
! ! ! ! ! ! ! ! ! !
PAS DE QUESTIONS SUR SA CARRIERE PERSONNELLE
! ! ! ! ! ! ! ! ! !
Avant de poster, merci de vérifier :
On parle dans ce forum de :
Statut de la fonction publique territoriale. Filières, évolution de carrière, droits, devoirs. Management. Notation, évaluation. Formation, concours, examens. Calcul et éléments de la paie. Retraite. Indemnités des élus. De tout ce qui concerne la gestion des ressources humaines.
ON INTERVIENT DANS LE FORUM "RESSOURCES HUMAINES" QUE SI L'ON GERE DES RESSOURCES HUMAINES, DONC :
! ! ! ! ! ! ! ! ! !
PAS DE QUESTIONS SUR SA CARRIERE PERSONNELLE
! ! ! ! ! ! ! ! ! !
Avant de poster, merci de vérifier :
- que vous êtes bien dans le forum en rapport avec le sujet que vous allez exposer ;
- si votre question n'a pas déjà été postée en utilisant la fonction recherche.
-
Melle Laly
- Messages : 76
- Enregistré le : lun. 14 oct. 2013 15:29
-
el_dematerialisador
- Messages : 3
- Enregistré le : lun. 11 août 2014 19:42
Re: Dématérialisation des dossiers individuels des agents
Bonjour,
Pour la dématérialisation des dossiers individuels des agents ....il faut être rigoureux !!
Pour une collectivité (ou un établissement public) comme dans votre cas, l'intérêt se trouve dans le fait d'avoir le/les dossiers numérisés directement sur l'ordinateur sans devoir aller chercher dans les dossiers " papiers" ...ce qui est très pratique (surtout pour les structures ayant beaucoup d'agents)
Attention vous ne pouvez détruire les dossiers papiers même si ceux-ci sont numérisés.
Avez-vous un logiciel de GED ?
Vous devez définir avec votre hiérarchie les différentes couches des éléments à numériser (dossier administratifs, partie maladie (attention certains éléments relevant de données relatives à la maladie et pouvant être sensibles, ne doivent en aucun cas se trouver sur la GED), partie CNRACL, avis CAP, ......)
ATTENTION pour la numérisation il convient de numériser avec une résolution optimale comme par exemple du 300dpi (certains diront que c'est trop !!! mais cela s'en ressent visuellement surtout pour des arrêtés ayant bien vécus)
Après au niveau numérisation je pense que la plupart des collectivités, établissements qui sont dans le processus de numérisation, numérisent en noir et blanc .....Effectivement lorsque l'on numérise cela prend beaucoup de place sur le disque dur (généralement il faut un serveur dédié pour la GED avec un disque dur avec grande capacité de stockage) donc si vous optez pour la numérisation couleur (la couleur notamment sur les arrêtés n'est présente que pour les logos et encore !!! donc peut d'intérêt de numériser en couleur) cela peut prendre encore plus de poids sur le disque dur avec la couleur.
Les éléments numérisés (principalement des arrêtés !!) seront donc au format pdf ....IL CONVIENT de renommer les divers documents numérisés avant de les déposer dans la GED, pour cela vous pouvez établir au sein de votre collectivité une nomenclature afin de normaliser l’appellation de chaque éléments.
Au niveau GED et utilisation il faut aussi savoir qui aura accès ou non aux données numérisées et archivées donc il faut créer des comptes et surtout délimiter des profils avec des filtres spécifiques pour chaque utilisateurs en interne.
Un conseil : invitez les archives départementales à venir au sein de votre collectivité sur ce projet de dématérialisation des dossiers individuels des agents. Les archives départementales sont relativement compétentes pour vous aider.
Si vous êtes affiliés au CDG vous avez aussi possibilité de voir avec eux leur avancée dans la démat. (voir soit avec l'archiviste du CDG soit le service carrières du CDG)
Voila sur cette introduction à la Démat. (dossiers agents)....si vous avez d'autres questions je reste dispo
Pour la dématérialisation des dossiers individuels des agents ....il faut être rigoureux !!
Pour une collectivité (ou un établissement public) comme dans votre cas, l'intérêt se trouve dans le fait d'avoir le/les dossiers numérisés directement sur l'ordinateur sans devoir aller chercher dans les dossiers " papiers" ...ce qui est très pratique (surtout pour les structures ayant beaucoup d'agents)
Attention vous ne pouvez détruire les dossiers papiers même si ceux-ci sont numérisés.
Avez-vous un logiciel de GED ?
Vous devez définir avec votre hiérarchie les différentes couches des éléments à numériser (dossier administratifs, partie maladie (attention certains éléments relevant de données relatives à la maladie et pouvant être sensibles, ne doivent en aucun cas se trouver sur la GED), partie CNRACL, avis CAP, ......)
ATTENTION pour la numérisation il convient de numériser avec une résolution optimale comme par exemple du 300dpi (certains diront que c'est trop !!! mais cela s'en ressent visuellement surtout pour des arrêtés ayant bien vécus)
Après au niveau numérisation je pense que la plupart des collectivités, établissements qui sont dans le processus de numérisation, numérisent en noir et blanc .....Effectivement lorsque l'on numérise cela prend beaucoup de place sur le disque dur (généralement il faut un serveur dédié pour la GED avec un disque dur avec grande capacité de stockage) donc si vous optez pour la numérisation couleur (la couleur notamment sur les arrêtés n'est présente que pour les logos et encore !!! donc peut d'intérêt de numériser en couleur) cela peut prendre encore plus de poids sur le disque dur avec la couleur.
Les éléments numérisés (principalement des arrêtés !!) seront donc au format pdf ....IL CONVIENT de renommer les divers documents numérisés avant de les déposer dans la GED, pour cela vous pouvez établir au sein de votre collectivité une nomenclature afin de normaliser l’appellation de chaque éléments.
Au niveau GED et utilisation il faut aussi savoir qui aura accès ou non aux données numérisées et archivées donc il faut créer des comptes et surtout délimiter des profils avec des filtres spécifiques pour chaque utilisateurs en interne.
Un conseil : invitez les archives départementales à venir au sein de votre collectivité sur ce projet de dématérialisation des dossiers individuels des agents. Les archives départementales sont relativement compétentes pour vous aider.
Si vous êtes affiliés au CDG vous avez aussi possibilité de voir avec eux leur avancée dans la démat. (voir soit avec l'archiviste du CDG soit le service carrières du CDG)
Voila sur cette introduction à la Démat. (dossiers agents)....si vous avez d'autres questions je reste dispo
-
Melle Laly
- Messages : 76
- Enregistré le : lun. 14 oct. 2013 15:29
Re: Dématérialisation des dossiers individuels des agents
Merci pour cette réponse,
je ne dois pas avoir de GED... je ne sais pas ce que c'est.
Me concernant, je trouve la dématérialisation bcp plus pratique et surtout cela me permettrait de gagner de la place. Nous sommes une petite collectivité (une trentaine d'agents) mais avec de tout petis locaux aussi
je ne dois pas avoir de GED... je ne sais pas ce que c'est.
Me concernant, je trouve la dématérialisation bcp plus pratique et surtout cela me permettrait de gagner de la place. Nous sommes une petite collectivité (une trentaine d'agents) mais avec de tout petis locaux aussi
-
el_dematerialisador
- Messages : 3
- Enregistré le : lun. 11 août 2014 19:42
Re: Dématérialisation des dossiers individuels des agents
Bonsoir Melle Laly,
Alors la GED ..c'est la Gestion Électronique de Documents .....et donc afin de classer les documents numérisés il faut une GED (un logiciel de GED) dans laquelle seront classés/archivés les documents qui auront été au préalable numérisés...vous pourrez depuis votre bureau (poste informatique) retrouvé tout ce qui est numérisé et classé sans devoir chercher dans les placards ou archives (vous pourrez aussi numérisés tout ce qui concerne par exemple la facturation ....)
Peu importe la taille de la collectivité....le hic reste les coûts (je n'ai sincèrement pas d'idée de tarifs en tête) mais bon peut être voir avec les élus comment vous pouvez aborder ce passage vers la GED
Alors la GED ..c'est la Gestion Électronique de Documents .....et donc afin de classer les documents numérisés il faut une GED (un logiciel de GED) dans laquelle seront classés/archivés les documents qui auront été au préalable numérisés...vous pourrez depuis votre bureau (poste informatique) retrouvé tout ce qui est numérisé et classé sans devoir chercher dans les placards ou archives (vous pourrez aussi numérisés tout ce qui concerne par exemple la facturation ....)
Peu importe la taille de la collectivité....le hic reste les coûts (je n'ai sincèrement pas d'idée de tarifs en tête) mais bon peut être voir avec les élus comment vous pouvez aborder ce passage vers la GED
-
Melle Laly
- Messages : 76
- Enregistré le : lun. 14 oct. 2013 15:29
Re: Dématérialisation des dossiers individuels des agents
Alors effectivement on est loin d’être prêt.
j'ai décidé du coup, de commencer la dématérialisation, mais ne gardant aussi les dossiers papiers.
on sera donc prêt lorsque le temps sera venue de passer en démat (et lorsque ma collectivité aura les moyens de s'offrir un logiciel d'archivage)
Merci pour tes précieux renseignements
Melle Laly
j'ai décidé du coup, de commencer la dématérialisation, mais ne gardant aussi les dossiers papiers.
on sera donc prêt lorsque le temps sera venue de passer en démat (et lorsque ma collectivité aura les moyens de s'offrir un logiciel d'archivage)
Merci pour tes précieux renseignements
Melle Laly
-
el_dematerialisador
- Messages : 3
- Enregistré le : lun. 11 août 2014 19:42
Re: Dématérialisation des dossiers individuels des agents
De rien !!!
Et bonne chance dans le travail de démat.
Et bonne chance dans le travail de démat.