Photocopies actes état-civil

[SAB85]

Bonjour,
Je m'adresse aux pros en la matière
Notre DGS vient de nous sortir un texte de 1983 des archives nationales qui indique que l'on ne doit pas faire de photocopies des registres d'état-civil. Elle voudrait qu'à chaque demande d'acte, on la recopie en traitement de texte...
Comment vous dire que ça a du mal à passer
Auriez vous un texte qui réfute cette position et comment faites vous dans vos collectivités? Je précise que nous sommes une collectivité de 2500habts et que nous sommes 3 au service administratif.
Merci de vos échanges,

[aghui]

Malheureusement pour moi, rien ne vient contredire ce texte, destiné à protéger lesdits documents.
Chez nous, ils sont numérisés depuis belle lurette, et les nouveaux informatisés directement.
La seule solution que je vois est la numérisation :/

Aghui', aheum...courage...

[ROSIA]

Bonjour,

Je rejoins Aghui', mais nous même petite commune nous photocopions tous les actes de naissance, mariage, décès.
A la municipalité de voter un budget pour numérisés vos archives !
Quant on voit la demande d'acte qu'il faut fournir pour les administrés, les caisses de retraite, les huissiers, les notaires.....
Il me semble que la retranscription est source d'erreur et puis niveau temps c'est....comment dire....COURAGE FUYONS !

[Lecat]

L'idéal, c'est en effet la numérisation.

Pour ma part, ma commune n'ayant pas les moyens de celle-ci, c'est recopie sur traitement de texte. Il faut voir aussi que la photocopie directe des registres a bien souvent pour effet de les endommager. Or, ce ne sont pas de simples cahiers : leur conservation sur une longue durée est essentielle. Et on parle de maniements répétés sur plusieurs dizaines d'années.

Autrement, une solution qui peut être pratique, pour ménager à la fois les registres et votre temps : le scanner à main. Ainsi, vous scannez, imprimez le fichier, et vous avez votre acte tout comme si vous l'aviez photocopié, mais sans avoir abimé le registre.

Pour la recopie sur traitement de texte, il faut voir aussi qu'une fois la copie effectuée et sauvegardée sur un disque, elle est en quelques sorte numérisée : le jour où vous avez de nouveau besoin de produire une copie du même acte, vous avez seulement besoin d'actualiser le fichier.

[SAB85]

Merci de vos expériences. Effectivement, elle souhaiterait que les registres soient numérisés. Reste à trouver les sous
Et ma collègue de l'accueil n'est pas du tout "partante" pour tout retranscrire sur word ou alors elle ne fera plus que ça !
Bref, l'ambiance risque d'être glaciale pendant un moment...

[David44]

La circulaire de 1983 qu'a trouvé ton DGS, ne concerne que les actes de plus de 100 ans.

[SAB85]

Alléluia, merci David 44 =D> .
C ce qu'on lui a dit mais elle n'en démord pas. Est ce qu'il y aurait un texte plus précis pour les actes de moins de 100 ans.
En tout cas, ça soulage que quelqu'un soit d'accord

[David44]

IGREC N°195, 1er paragraphe

[maurelie]

alors chez commune de 6000hab nous retranscrivons les actes sous word et je le fait a la demande en les enregistrant au fur et mesure.... car en effet cela prends du temps. car pas de sous pour numériser et pour ma part on m'a toujours de ne pas faire de copie de registre car la photocopieuse abime les anciens registres...

et oui bon courage

[coucouCmoi]

je travaille dans une commune de 330 habitants, j'ai toujours fait des photocopies des registres depuis que j'ai commencé à y travailler il y a 3 ans (je précise que c'est mon 1er poste en tant qu'adjoint administratif, je travaillais dans un autre domaine auparavant). Mais un jour, c'est vrai, mon Maire m'a sorti le même argument sur le fait que les photocopies abimaient le document. Maintenant, il est rare que j'ai a copier un extrait datant de plus de 100 ans et je continue à faire les photocopies. Je précise d'ailleurs que même mon Maire qui m'avait fait la morale agit de même.