Procès-Verbal

[Manô]

Bonjour,

Une toute petite question, une fois qu'on a procédé aux élections, on envoie à la Préfecture le Procès-Verbal ainsi que la feuile de proclamations et autre.

Je conserve une copie de ces 2 documents. Mais combien de temps? Doit-on les archiver? Enfin bref, qu'est ce que j'en fais?

Par ailleurs lors de l'élection du maire, sur votre feuille de présence vous mettez Président : Doyen d'âge et Secrétaire : Le plus jeune des élus?

Merci d'avance

[Véro au boulot]

Oui, moi, j'en garde une copie et j'archive...

Pour le secrétaire, c'est effectivement le plus jeune conseiller qui a été nommé par le maire.

D'ailleurs, j'ai pas encore compris à quoi servait un secrétaire...

[Manô]

C'est sur quand on sait que c'est la secrétaire de mairie qui complète les documents.

Pour l'élection du maire, on vient de me parler d'un truc à lire avant d'ouvrir la séance. C'est quelque chose de formel ou pas?

[Nephtys]

Bonjour,

Le procès-verbal je le mets au registre des délibérations, la feuille de proclamation est soigneusement conservée avec toutes les pièces de l'élection pendant tout le mandat, puis archivage des docs officiels (petit ménage pour tous les documents de travail qui ne servent que de "pour mémoire").

Pour le doyen d'âge et le secrétaire de séance, leurs noms sont indiqués dans le procès verbal, et ils le signent à la fin, donc sur la feuille de présence j'avoue que je n'ai pas pensé à l'indiquer en plus.

Le secrétaire de séance ne sert pas à grand chose si on est là pour faire son boulot, mais c'est vrai pour toute séance du conseil: les conseillers donnent le change quand même en prenant consciencieusement des notes, et je sais que je peux les leur demander si j'ai un trou dans les miennes.

Je sais qu'il existe des petits communes où le personnel n'assiste pas au conseil, dans ce cas le secrétaire de séance a son utilité.