Piece à transmettre suite 1er CM

[scalea]

Bonjour,

Comme c'est les 1eres élections municipales que j'organise, j'ai un peu peur de faire des bourdes.
Pouvez vous m'indiquer ce qu'il faut envoyer à la préfecture suite au conseil d'installation:
- PV de l’élection
- feuille de proclamation
-liste des conseillers communautaires
Autre chose?

Concernant la délibération sur la détermination du nombre d'adjoints, est ce qu'il faut que je l’envoie avec... ou est ce que je peux l'envoyer par voie dématérialisée comme mes délibérations habituelles...
Est ce qu'il faut joindre un compte rendu du conseil, sachant que ça serait redondant avec le PV?

[Nephtys]

Bonjour,

je suis également en train de faire le point, je n'ai pas pour l'instant de certitude sur la nécessité d'envoyer le PV + une délibération spécifique pour la détermination du nombre d'adjoint, mais je pense que je n'en ferai pas.

En temps normal, quand nous adressons ce que nous nommons "délibérations" au contrôle de légalité, il s'agit d'extraits du procès-verbal sur un sujet en particulier, qui rendent compte des délibérations des conseillers: de leurs décisions. Ce n'est que pour des questions pratiques, pour pouvoir les ranger ensuite dans le bon dossier qu'on envoie le tout en petits morceaux (sinon on devrait copier le Pv autant de fois que de sujets en gros).

Par contre pour votre question concernant le compte-rendu, j'avoue que ça me surprend un peu.

Normalement, après un conseil municipal, le maire rédige un compte rendu du conseil qu'il affiche sous sa seule responsabilité.
Il prépare en parallèle le procès verbal qui sera soumis à l 'approbation des conseillers lors de la prochaine réunion.
C'est de ce procès verbal qu'on extrait nos fameuses "délibération". (et en toute logique on transmet et utilise les "délibérations", alors que le Pv n'est pas encore approuvé, mais sinon on ne s'en sort pas).

Pour l'élection du maire et des adjoints, étant donné que nous devons obligatoirement faire un PV qui reprend l'ensemble de la séance et devra être transmis aux contrôle de légalité et affiché, pour moi pas besoin de faire des "délibérations" en plus.
Et pas besoin de compte-rendu non plus puisque le procès-verbal ne sera pas validé à la prochaine réunion mais signé directement sur place le jour de l'élection.
En gros on fait tout en un bloc, d'où l'intérêt de limiter l'ordre du jour de ce conseil aussi.

[scalea]

Merci pour ta réponse... En fait je me posais la question pour le compte rendu simplement parce que j'ai comparer avec ce qui c'est fait en2008 dans ma commune. Le PV était à l'époque signé par tous les nouveaux conseillers alors que cette année seulement le secrétaire, le maire et les assesseurs doivent signés... Alors je me suis dit qu'il fallait (sûrement à tort ) transmettre un document ou tout le monde signe.

Concernant la délibération définissant le nombre d'adjoints, c'est sûr qu'elle doit être prise (je l'ai vu en formation).
En fait je me demandais si il fallait la transmettre avec le PV ou non?

[GHM]

Tu n'as pas reçu le procès verbal en double exemplaire de ta Préfecture pour l'élection du Maire et des adjoints. Car tout est dedans, mais ça fonctionne peut-être différemment dans ton département !

[Nephtys]

Bon ben là ça y est je suis perdue.

Je viens de recevoir un courrier de la préfecture qui rappelle les choses à transmettre, il n'est pas fait référence une seule fois au Pv mais uniquement aux "délibérations relatives à l'élection du maire, déterminatio du nombre d'adjoint, élection des adjoints etc....)

du coup on fait procès verbal + délibération? Ca me parait assez redondant, et ce n'est pas ce qui avait été fait en 2008.

Bref je suis perdue alors que j'étais sûre que la seule transmission du procès verbal suffisait.

Et non GHM, nos préfecture ne nous aident pas de la même manière.

[scalea]

Ou la la, je ne voulais pas semer le doute à tout le monde. Après réflexion, j'enverrai uniquement le PV et feuilles de résultats.
Par sécurité, j'enverrai la délibération sur la détermination du nombre d'adjoints par voie dématérialisée comme d'habitude.

Autre petite question: vous envoyez le PV par la poste? Le jour de l'élection ou ça peut attendre le lundi?

[GHM]

Ca me parait bizarre que vos Prefs ne vous envoient pas non plus le Procès-Verbal de l'élection du Maire et des adjoints, vu que c'est un document national, un peu comme le PV pour les élections !

Scalea, oui tu envoies par la Poste (sauf si t'es dans une commune proche de la ville préfecture et que tu veux le porter) et ça peut bien évidemment attendre lundi

[Nephtys]

Mea Culpa, je viens de recevoir les docs de ma pref, à croire qu'ils viennent lire ce que j'écris et font tout pour me donner tort.

Pour le Pv par contre la pref a été claire, elle veut tout pour lundi 18h00. Du coup on les porte directement le lundi. (ouf au moins un truc dont je suis certaine )

[Ziliran]

Pour ma part, j'ai reçu une demande de la Trésorerie, demandant de lui transférer entre autre:

- le PV d'installation du Conseil municipal et de l'élection du maire et des adjoints
- la délibération pour l'élection du Maire
- la délibération déterminant le nombre d'adjoints
- la délibération pour l'élection des adjoints
...

Je vais donc transférer également en parallèle ces délibérations par voie dématérialisée à la préfecture.

[juriste87]

Pour ma part, on apporte l'ensemble des pièces à la préfecture avant le lundi suivant 18h (article du CGCT) et ce en 3 exemplaires (pour le contrôle de légalité et le bureau des élections notamment).

Cordialement,

Juriste87

[Nephtys]

Je pense que la confusion entre les docs de la préfecture qui nous réclament d'un côté le PV, de l'autre des délibs vient surtout du fait que ce sont deux services différents qui les adressent:
le service élection qui ne parle que du PV et des bulletins blancs
le service contrôle de légalité qui ne parle que de délibs, comme il en a l'habitude

Franchement, ils ne peuvent pas se mettre ensemble et tout faire dans un même courrier? On y verrait déjà un peu plus clair parce que j'apprends dans un mail qu'il ne faut rien envoyer en dématérialisé (service éléctions), alors que le courrier qui parle de délibs nous rappelle que la démat', c'est bien (service contrôle de légalité).

Bon ben à force de voir vos échanges, et de relire tous mes docs, j'en suis venue à la triste conclusion que c'est un joyeux bazard, et je vais probablement faire la totale, alors que je partais sur une idée plus light:

-Pv d'installation (légèrement remanié, j'en fait un Pv du conseil "habituel", avec des numéros de délibs dedans, signature du bureau de vote comme c'est marqué sur le beau modèle de la pref+ signature de tous les membres du conseil à la fin, comme ça je suis blindée).
- proclamation des résultats (la pref nous adresse tout en A3, c'est obligatoire? bon je veux bien le leur accorder pour les résultats, mais pas pour le PV, vu le nombre de modèles qu'on trouve dans nos revues, ils l'auraient indiqué s'il existait un format obligatoire)
- dépôt de signature des adjoints
- délibération d'élection du maire (ça me fait mal mais je vais le faire quand même)
- délibération de détermination du nombre d'adjoint
- délibération d'élection des adjoints

Si la pref vient à râler avec tout ça, je ne réponds plus de rien.
Et dire qu'il y a quelques jours je pensais être prête...

En tout cas merci pour vos échanges, c'est très instructif.