Traitement des factures reçues

[lexou]

Bonjour,
J'aimerai savoir comment enregistrez-vous les factures reçues s'il vous plait ?
Les enregistrez-vous au coeur des différents courriers arrivés ou tenez-vous un cahier à part ?
Si vous avez un cahier, quel présentation a-t-il ?
Au bout de quel délai les payez-vous ?
Merci, par avance.
Cordialement.

[Lecat]

Quelle taille de collectivité ? Ça influera sur la réponse.

Pour le délai maximal de paiement, c'est de toute façon le délai légal maximal : 30 jours, de sorte que la collectivité doit en fait mandater dans les 20 jours pour que la Trésorerie agisse dans les 10 jours restant.
Pour ma part, j'essaie de mandater dans les 10 jours, en petite commune.

[Emeline10]

Ici, commune de 5000 habitants, nous enregistrons tous les courriers qui arrivent donc les factures également.
Les factures sont visées/vérifiées par les différents services acheteurs. De ce fait, on a en plus un tableau de suivi Excel pour la plupart de nos factures.
On essaye de payer dès que possible, mais avec les visas de vérification, on est très souvent proche des 20 jours...

[lexou]

Merci, pour vos réponses.

Jusqu'a présent, j'enregistre au coeur de mon fichier du courrier arrivé et tamponne au jour d'arrivée. J'hésite à me créer un fichier à part. Je les classe ensuite dans des dossiers distincts suivant si c'est du fonctionnement, de l'investissement pour les dépenses et subdivisés suivant la nature du budget ( géneral, ccas etc) . Je fais une pochette spéciale pour les P503.
Je paye les factures recues et j'émet les titres une fois par semaine. De cette facon, la plupart du temps en fonctionnement, il s'écoule au maximum entre la réception et le mandatement.

Je débute dans les fonctions de secrétaire de mairie donc je voulais vérifier si je procéde de façon correcte.

Il s'agit d'une commune de moins de un peu moins 400 habitants.

[Lecat]

Ici, commune de 450 habitants environ, et je n'ai pas fichier particulier pour les factures : tant qu'elles ne sont pas mandatées, elles sont dans une belle chemise "à mandater", et lorsqu'elles sont mandatées elles finissent dans un beau classeur "factures mandatées", par numéro de mandat. Simple et opérationnel (à mon sens, du moins). Et pour retrouver les mandats, le logiciel de comptabilité le fait déjà normalement pour vous.
Autant avoir un suivi très fin est particulièrement utile en grosse collectivité, autant en petite commune avec un seul secrétaire je me demande si ça n'est pas se donner du travail supplémentaire...

... sauf si vous avez des élus qui aiment mettre le bazar dans "vos" affaires... Là, c'est autre chose. Mieux vaut avoir trace de tout.

[lexou]

Ok , nos méthodes sont ressemblantes malgré quelques différences .

Je suis rassurée.

[chrifleur]

bonjour
dans mes communes je fais ainsi, j'enregistre tout mon courrier et donc les factures sur un registre du courrier, je tamponne les facture de la date d'arrivée en mairie et je les classe dans un dossier différent pour chaque budget.
cela me permet de les avoir sous la main rapidement pour mandater toutes les semaines environ afin de respecter les délais...

[Le Chroniqueur]

Question intéressante, d'autant plus que les réponses apportées par chacun démontrent au combien les pratiques varient d'une commune à une autre, petites, moyennes ou plus grosses.

Dans la mienne, nous sommes passés en dématérialisation totale pour le PESV2. Du coup, coup de tampon "Arrivé le " et numérisation immédiate des factures à leur arrivée journalière au courrier et gestion immédiate des PJ factures et des délais dans le logiciel dédié E-Magnus Gestion Financière avec code couleur et système d'alerte suivant réglage du DGP. C'est bien pratique car cela conduit à être très rigoureux comme le propose tout autant l'application.