nombre d'exemplaires originaux

[escade]

Bonjour,
Je viens d'arriver dans une commune dans laquelle je suis en charge du conseil municipal.
Le service financier exige que je sorte plusieurs exemplaires originaux de certaines délibérations ayant trait au budget prétextant la nécessité de transmettre des originaux à d'autres instances.
Or je n'ai pas trouvé de texte ayant trait à ce sujet.
Pouvez-vous m'indiquer les pratiques de vos collectivités en la matière? Editez-vous plusieurs originaux de vos délibérations?
Merci d'avance

[GHM]

Bonjour,

Je parle ici au regard de mes modestes communes, donc dans les communes plus importantes, les pratiques ne sont sûrement pas les mêmes.
En général pour toutes les délibérations ayant trait aux finances ou au budget j'en sors trois exemplaires originaux : un pour la Préfecture (contrôle de légalité), un pour le registre des délibérations et un pour la perception.

[Sarah B]

Bonjour à tous,

la réglementation est la même pour tous.... ce ne sont pas les délibérations qui sont en triple exemplaires mais les pièces budgétaires qui sont multiples et signées en originales...
On reste toujours sur 2 délib originales; une pour la collectivité, l'autre pour le contrôle de légalité.
Bien à vous,

Sarah

[escade]

Merci beaucoup pour vos réponses

[chrifleur]

Bonjour,
j'ignorais ce détail des 2 délibérations.
mais les trésoreries (je travaille dans 2 départements différents et j'y ai le même retour) réclament systématiquement des originaux en ce qui concerne le BP et le CA..donc j'édite 3 BP et 3 CA qui sont signés par les conseillers après le vote ainsi que 3 délibérations de BP et de CA... ai-je tort?

[SERALETI]

Chez nous, c'est également deux orignaux et le reste sont des copies!
Notre sous-préfecture ne veut nous en faire que deux de toute façon!lol
Je pense que chaque département a ses habitudes et ses manies mais 2 seulement pour moi sont nécessaire...

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Pourtant il n y a qu'a prendre le dico pour voir :
Académie française, 8ème édition
Définition 1 :
Qui n'a pas été fait d'après un modèle et qui sert de modèle pour des copies ou des imitations. C'est une copie du tableau original, de la statue originale. Le titre, l'acte original n'existe plus. La pièce originale a disparu. Le texte, le manuscrit original est conservé à la Bibliothèque du Vatican. L'édition originale se dit de la Première édition d'un ouvrage. Les éditions originales de cet auteur sont très recherchées. Posséder un auteur en éditions originales. Les éditions originales des pièces de Molière. Se reporter à l'édition originale. Dans cette acception il est employé souvent comme nom masculin. Voilà l'original du contrat, du traité. L'original est perdu. Copié, collationné sur l'original. Ce traité existe en original aux Archives du Ministère des Affaires étrangères....

Un seul exemplaire original et des copies avec le tampon du contrôle de Légalité en original. Perso ma Pref suite à des pertes de dossier ne veut plus un seul original, elles exigent des copies.

Lorsque j'ai commencé il y a 19 ans, la Chambre Régionale des Comptes et la Tg nous avaient rappelé à l'ordre : à l'époque c'était un seul original avec tampon original de la Pref archivé aux services finances (et pas dans le bureau d'un élu ) et des copies pour la TP avec le tampon en original.

Je les entends encore : Mais MME La Directrice quand même vous ne comprenez pas:/ OR-IGI-NAL un seul exemplaire, c'est un original, un seul, il est où ?????? Pas loin M. Le Juge, pas loin.....
un grand moment ma première mission d 'envergure, remettre les archives Finances à jour et partir avec mes palmes et tubas dans les bureaux chercher....

Donc durant toute ma carrière : gravé dans le marbre : un seul original et des copies, tous avec un beau tampon original de la Pref.

C'est écrit dans les instructions budgétaires et ca c'est sur car une TP me l'avait encore envoyé en 2003 à propos de deux factures identiques jointes au mandat, et elle me demandait d'écrire DUPLICATA et ORIGINALE pour respecter l'instruction...

Voili, voilou...passionnant notre travail quand même

Cordialement

[perpette]

... "marrant", ça ! ici, nous envoyons au contrôle de légalité par ex 6 exemplaires originaux en demandant d'en renvoyer visés ... 5.... ça peut être moins ou plus, tout dépend....
mais pourquoi est-ce que tout varie d'un département à l'autre dans une même administration, nom de nom ????
ce serait trop simple ???
je comprends mieux mes collègues quand j'ai débarqué sur la planète Fonction Publique il y a 10 ans : pour chaque fiche de procédure que je tentais d'établir, chacune me disait "moi, je fais comme ça"...

[escade]

C'est effectivement très déroutant, d'un service du contrôle de légalité à l'autre les pratiques changent

[girouette]

Je fais signer une seule fois le maire sur la délibération je mets la Marianne tampon encre bleu
Ensuite je fais une copie couleur j envoie les deux exemplaires à la sous prefecture qui m en renvoie un tamponne (enregistrement), et la je peux faire autant de copie couleur que je le souhaite pour mes organismes aucun problème

[Lecat]

Ça varie... Dans mon département précédent, on envoyait deux exemplaires à la Préfecture. J'ai fait la même chose dans mon département actuel une fois arrivé. Et j'ai dû les appeler pour savoir pourquoi je n'avais pas de retour... eux en gardent deux. Donc il faut leur en envoyer trois pour avoir un retour. Je ne suis toujours pas certain d'avoir compris pour quelle raison, mais je m'y conforme évidemment.
Sinon, le retour c'est au mieux un fax d'une résolution indicible après un contact téléphonique pas très agréable.

[Nephtys]

J'arrive un peu après la bataille mais je viens de lire ce sujet à l'instant.

La questions du nombre d'original ne se pose plus (il me semble) avec la dématérialisation:
je fais signer au maire un seul exemplaire des délibs et arrêtés, sur papier permanent (donc l'exemplaire du registre).
C'est la version numérisée de cet exemplaire qui est transmise à la sous-pref.
Le retour de la sous-pref se fait également par voie numérique, je n'ai donc plus qu'à imprimer mes copies revenues du contrôle de légalité en couleur, et en autant d’exemplaires que je le souhaite.

On revient donc bien à la notion d'un seul original.

Le seul problème c'est que dans mon registre il n'y a que des originaux non revêtus du tampon de la pref (mais avec la formule "rendu exécutoire" signée par le maire).

Et la procédure est la même pour les budgets: je ne transmets que la version numérisée à la sous-pref, donc pas de problème sur le nombre de docs, j'en imprime ensuite pour mon dossier et pour la TP.
Le risque selon moi c'est de se retrouver avec des fichiers informatiques dans lesquels on ne maitrise pas toujours l'ensemble des informations transmises: on fait confiance au prestataire informatique en quelques sortes.

[Q-Compta]

Bonsoir,
Sur le principe de la dématérialisation, je suis du même avis.
Je précise que si vous utilisez Totem pour Actes, vous avez normalement un outil de contrôle des articles budgétaires qui donne des informations sur les corrections automatiques en cas d'anomalies. En effet, la DGCL applique strictement les nomenclatures réglementaires et aucun écart n'est autorisé avec ce système (aucune subdivision possible par exemple). Vous devez donc en tenir compte car c'est le détail flux budgétaire reçu par la Préfecture qui est exécutoire et il faut donc bien maîtriser l'outil.
Cordialement,
Q-Compta