Bonjour à tous,
Nous avons actuellement une réflexion sur le circuit des bons de commande.
Le bon de commande est édité dans les services. Le bon de commande doit absolument avant signature du DGS et du Maire être vu par le responsable des finances (moi donc).
Pour en certain, une des pistes de réflexion est l'ajout de ma signature dans le corps du bon de commande.
Aujourd'hui, dans le corps du bon de commande, apparaît la signature du responsable de service émetteur du bon de commande, du DGS, et du Maire.
Il s'agirait dont d'y inclure un 4ème champ pour ajouter la signature du responsable des finances.
Je sais que ne peuvent signés les bons de commande que les personnes habilités c'est à dire le Maire et la DGS par délégation.
Quelle est la valeur juridique d'une signature par le responsable de service ?
Quelles sont les risques ?
Vous remerciant par avance,
Afin d'être certain que le
signature des bons de commande
Règles du forum
Avant de poster, merci de vérifier :
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- que vous êtes bien dans le forum en rapport avec le sujet que vous allez exposer (voir description sous chaque forum) ;
- si votre question n'a pas déjà été postée en utilisant la fonction recherche.
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fée.filante
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- Enregistré le : mar. 17 mars 2009 14:11
Re: signature des bons de commande
C'est une problématique intéressante, mais qui dépend avant tout de certains facteurs : taille de la collectivité, qualité et compétence des hiérarchies intermédiaires, volumes et montants traités ...
Pour ma part, je considère qu'en tant que Directeur Financier (50.000-100.000 hab.), ma valeur ajoutée est nulle, si je dois contrôler les bons de commande. Je ne suis pas payé pour un boulot aussi peu intéressant, et peu productif. Pire pour le DGS et le Maire, si ils doivent signer les BC. C'est un non sens.
Il vaut mieux responsabiliser les secteurs concernés à condition, qu'ils soient fiables et compétents.
L'heure est à la dématérialisation, à l'efficacité. Un parapheur, qui circule vers 4 signataires différents, ce sont des hernies discales en prévisions pour les appariteurs. C'est un cliché, mais facile à comprendre. Sous une autre forme, un BC des services techniques, avec 4 signatures différentes, aura fait 15km inutiles dans ma ville, avant même d'avoir été envoyé au fournisseur. Pour quelle utilité ?
Je ne réponds pas à la question posée, mais je crois me souvenir qu'un agent envoyant un BC avec sa signature, engage malgré tout sa collectivité. Si il a eu tort ou a agit sans autorisation ou habilitation, c'est devient de sa responsabilité.
Peut-on d'ailleurs demander à un fournisseur de vérifier la qualité de celui qui lui envoie un BC ? Bien entendu, non.
Pour ma part, je considère qu'en tant que Directeur Financier (50.000-100.000 hab.), ma valeur ajoutée est nulle, si je dois contrôler les bons de commande. Je ne suis pas payé pour un boulot aussi peu intéressant, et peu productif. Pire pour le DGS et le Maire, si ils doivent signer les BC. C'est un non sens.
Il vaut mieux responsabiliser les secteurs concernés à condition, qu'ils soient fiables et compétents.
L'heure est à la dématérialisation, à l'efficacité. Un parapheur, qui circule vers 4 signataires différents, ce sont des hernies discales en prévisions pour les appariteurs. C'est un cliché, mais facile à comprendre. Sous une autre forme, un BC des services techniques, avec 4 signatures différentes, aura fait 15km inutiles dans ma ville, avant même d'avoir été envoyé au fournisseur. Pour quelle utilité ?
Je ne réponds pas à la question posée, mais je crois me souvenir qu'un agent envoyant un BC avec sa signature, engage malgré tout sa collectivité. Si il a eu tort ou a agit sans autorisation ou habilitation, c'est devient de sa responsabilité.
Peut-on d'ailleurs demander à un fournisseur de vérifier la qualité de celui qui lui envoie un BC ? Bien entendu, non.
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marie la Lyonnaise
- Messages : 3554
- Enregistré le : sam. 12 avr. 2008 18:05
Re: signature des bons de commande
Bonsoir
Pour avoir eu cette reflexion et cette problematique, je vous aussre que vous ne partez pas dans le bon sens :
chez nous nous avions atteints des sommets : visa tech ou prescripteur, responsable MP (moi) puis DGS/DST/élus : ca déresponsabilise totalement tant le tech que le gestionnaire en charge du BC, ca surcharge effectivement les valideurs intermédiaires qui n'ont rien à faire là dans la chaine de l'achat.
De plus pour rejoindre Mitch, attention au coût indu : la moyenne du traitement d'un BC est de 42€ : et oui c'est du temps homme tout ca..... de plus si vous faites la même chose pour les factures, bonjour les délais de traitement : c'est absoluement à contre courant des impératifs imposés aux collectivités.
Non, la bonne réponse c'est de former les gestionnaires, de sensibiliser les tech et prescripteurs, de sécuriser les documents utilisés et d'avoir un beau mode d'emploi, document de référence pour les services....
Concernant les sapins de noel en bas des BC (les guirlandes de signature
) : NON : un document signé par une personne non habilitée est un document qui n'existe pas : voir la celèbre jurisprudence EIFFAGE qui a fait annuler un marché car l'OS avait été signé par un agent de maîtrise....
J'ignore la taille de votre collectivité mais cela peut dévaloriser les agents en charge du traitement de ces BC et factures (car bien sur que les factures font parties de la même reflexion) : où est l'efficience ? effectivement qu'elle plus value ? cette surcouche de visa et contrôle a un prix financier.
Je suis disponible pour parler plus avant de cette problématique que je connais parfaitement, quelque soit la taille de votre collectivité : un Directeur financier n'a pas à "viser" les BC : les visas n'ont pas a être intégrés car ils n'ont pas d'existance juridique, ce sont des visas de contrôle interne, attention nul n'est censé ignorer la Loi, un BC est signé par une personne habilitée et c'est tout, ce n'est juridiquement pas négociable....
Nous sommes tous en reflexion sur la chaine de l'achat à cause des délais de paiement : complexifier cette chaine, l'alourdir va à contre sens du but à atteindre....
Ce n'est que mon avis qui n'engage que moi, et je reste à votre disposition pour toutes questions....
Cordialement
Pour avoir eu cette reflexion et cette problematique, je vous aussre que vous ne partez pas dans le bon sens :
chez nous nous avions atteints des sommets : visa tech ou prescripteur, responsable MP (moi) puis DGS/DST/élus : ca déresponsabilise totalement tant le tech que le gestionnaire en charge du BC, ca surcharge effectivement les valideurs intermédiaires qui n'ont rien à faire là dans la chaine de l'achat.
De plus pour rejoindre Mitch, attention au coût indu : la moyenne du traitement d'un BC est de 42€ : et oui c'est du temps homme tout ca..... de plus si vous faites la même chose pour les factures, bonjour les délais de traitement : c'est absoluement à contre courant des impératifs imposés aux collectivités.
Non, la bonne réponse c'est de former les gestionnaires, de sensibiliser les tech et prescripteurs, de sécuriser les documents utilisés et d'avoir un beau mode d'emploi, document de référence pour les services....
Concernant les sapins de noel en bas des BC (les guirlandes de signature
) : NON : un document signé par une personne non habilitée est un document qui n'existe pas : voir la celèbre jurisprudence EIFFAGE qui a fait annuler un marché car l'OS avait été signé par un agent de maîtrise....J'ignore la taille de votre collectivité mais cela peut dévaloriser les agents en charge du traitement de ces BC et factures (car bien sur que les factures font parties de la même reflexion) : où est l'efficience ? effectivement qu'elle plus value ? cette surcouche de visa et contrôle a un prix financier.
Je suis disponible pour parler plus avant de cette problématique que je connais parfaitement, quelque soit la taille de votre collectivité : un Directeur financier n'a pas à "viser" les BC : les visas n'ont pas a être intégrés car ils n'ont pas d'existance juridique, ce sont des visas de contrôle interne, attention nul n'est censé ignorer la Loi, un BC est signé par une personne habilitée et c'est tout, ce n'est juridiquement pas négociable....
Nous sommes tous en reflexion sur la chaine de l'achat à cause des délais de paiement : complexifier cette chaine, l'alourdir va à contre sens du but à atteindre....
Ce n'est que mon avis qui n'engage que moi, et je reste à votre disposition pour toutes questions....
Cordialement
Marie
Rouge & Bleue sont mes couleurs, à GERLAND est mon coeur
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-
fée.filante
- Messages : 254
- Enregistré le : mar. 17 mars 2009 14:11
Re: signature des bons de commande
Merci pour ces retours.
Je vous explique un peu le contexte : commune de 20 000 habitants avec quasi aucune conscience comptable (je schématise...) : des factures sans engagements... des engagements après facture.. des engagements pour l'année complète à hauteur des crédits alloués...
Je suis tout à fait d'accord avec la logique de formation des gestionnaires... SAUF que... les finances n'interessent pas du tout les services, ils sont déja debordés voyez vous... je pese mes mots...et je vous passe les détails..
Enfin, pour compléter le tableau : le circuit actuel des bons de commande est une usine à gaz : BC saisi sur le logiciel par le service gestionnaire, BC édité au service finances, BC contrôlé par le responsable des finances, BC renvoyé dans le service gestionnaire pour y joindre les devis le cas échéant, BC envoyé à la DG qui signe, puis au Maire qui signe.
C'est rigolo non ?
Mon objectif : remuer un peu tout ça (prise de poste depuis 2 mois).
Donc je souhaite que le BC soit saisi ET EDITE dans le service gestionnaire (qui signe) qui l'envoie aux finances pour contrôle, puis DGS, puis Maire (car il veut les voir, je n'y échapperai pas).
Pour le moment, je contrôle les BC pour '"apprendre" le fonctionnement de la commune et pour contrôler les imputations (là, c'est indispensable croyez moi). une fois que j'aurai fais un peu de ménage, ce contrôle je le délèguerai...car effectivement, j'ai mieux à faire... mais pour l'instant, je pars de trop loin pour tout lacher tout de suite...
Voila voila !
Si vous avez des suggestions de circuit, je suis preneuse.
Encore merci pour vos interventions.
Je vous explique un peu le contexte : commune de 20 000 habitants avec quasi aucune conscience comptable (je schématise...) : des factures sans engagements... des engagements après facture.. des engagements pour l'année complète à hauteur des crédits alloués...
Je suis tout à fait d'accord avec la logique de formation des gestionnaires... SAUF que... les finances n'interessent pas du tout les services, ils sont déja debordés voyez vous... je pese mes mots...et je vous passe les détails..
Enfin, pour compléter le tableau : le circuit actuel des bons de commande est une usine à gaz : BC saisi sur le logiciel par le service gestionnaire, BC édité au service finances, BC contrôlé par le responsable des finances, BC renvoyé dans le service gestionnaire pour y joindre les devis le cas échéant, BC envoyé à la DG qui signe, puis au Maire qui signe.
C'est rigolo non ?
Mon objectif : remuer un peu tout ça (prise de poste depuis 2 mois).
Donc je souhaite que le BC soit saisi ET EDITE dans le service gestionnaire (qui signe) qui l'envoie aux finances pour contrôle, puis DGS, puis Maire (car il veut les voir, je n'y échapperai pas).
Pour le moment, je contrôle les BC pour '"apprendre" le fonctionnement de la commune et pour contrôler les imputations (là, c'est indispensable croyez moi). une fois que j'aurai fais un peu de ménage, ce contrôle je le délèguerai...car effectivement, j'ai mieux à faire... mais pour l'instant, je pars de trop loin pour tout lacher tout de suite...
Voila voila !
Si vous avez des suggestions de circuit, je suis preneuse.
Encore merci pour vos interventions.
Re: signature des bons de commande
Bonjour,
Mairie 20~50 000 hbts sous Civil.
Le correspondant financier du service saisi son BC. Selon l’organisation choisie par le service, c'est lui-même ou son chef de service qui appose le 1er visa électronique.
Le service commande publique vise électroniquement à son tour (3 agents sont habilités).
Le 3ème visa électronique est celui des finances (3 agents habilités également).
Un bon refusé est assorti d'un message et se retrouve en position initiale pour que le correspondant financier puisse faire les modifications nécessaires.
Jusque là tout ne se fait que sur écran.
Les bons de commande sont imprimés par le service des finances et donnés à chaque responsable de pôle.
Chaque responsable de pôle fait signer physiquement les bons aux élus selon leur(s) délégation(s) et les donne à ses services.
Normalement le circuit ne devrait pas dépasser 48h.
Sauf ralentissement dû à une quantité exceptionnelle de bons (veille de congés, fin d'exercice
), 2 cas de blocage : le chef de service qui ne vise pas électroniquement tous les jours et l'élu qui ne passe pas non plus signer tous les jours.
Mairie 20~50 000 hbts sous Civil.
Le correspondant financier du service saisi son BC. Selon l’organisation choisie par le service, c'est lui-même ou son chef de service qui appose le 1er visa électronique.
Le service commande publique vise électroniquement à son tour (3 agents sont habilités).
Le 3ème visa électronique est celui des finances (3 agents habilités également).
Un bon refusé est assorti d'un message et se retrouve en position initiale pour que le correspondant financier puisse faire les modifications nécessaires.
Jusque là tout ne se fait que sur écran.
Les bons de commande sont imprimés par le service des finances et donnés à chaque responsable de pôle.
Chaque responsable de pôle fait signer physiquement les bons aux élus selon leur(s) délégation(s) et les donne à ses services.
Normalement le circuit ne devrait pas dépasser 48h.
Sauf ralentissement dû à une quantité exceptionnelle de bons (veille de congés, fin d'exercice
), 2 cas de blocage : le chef de service qui ne vise pas électroniquement tous les jours et l'élu qui ne passe pas non plus signer tous les jours.-
fée.filante
- Messages : 254
- Enregistré le : mar. 17 mars 2009 14:11
Re: signature des bons de commande
Merci.
La dématérialisation des signatures. Interessant. Mais question, les PJ, elles sont ou ? c'est-à-dire les devis ? aucun contrôle si la mise en concurrence a été effectuée ?
La dématérialisation des signatures. Interessant. Mais question, les PJ, elles sont ou ? c'est-à-dire les devis ? aucun contrôle si la mise en concurrence a été effectuée ?
Re: signature des bons de commande
En ce qui nous concerne, à peu près la même organisation que Laurent pour une Ville de 15 KHbts + Communauté de communes (direction des finances mutualisées).fée.filante a écrit :Merci.
La dématérialisation des signatures. Interessant. Mais question, les PJ, elles sont ou ? c'est-à-dire les devis ? aucun contrôle si la mise en concurrence a été effectuée ?
- Saisie du bon par l'agent /le technicien
- pour les services techniques : validation intermédiaire de chef de service / pôle
- Validation du bon le Chef de Service / Directeur
- Visa du service Marché
- Visa du Service Finances
- Visa du DGS
- Edition du bon papier par le secrétariat général pour mise à la signature de l'élus.
Concernant ta question sur les PJ, les services gestionnaires scannent leur devis et les ajoutent dans le logiciel CIRIL afin que les services commandes publiques et finances puissent les consulter.
Pour nous aussi, sans blocage de l'un des niveaux, délai < 48 heure. Mais délai de signature de l'élu aux finances : entre 5 et 10 jours... Ne reste plus qu'à dématérialiser l'élue...
Même type de procédure dématérialisée mise en place pour les factures.
-
fée.filante
- Messages : 254
- Enregistré le : mar. 17 mars 2009 14:11
Re: signature des bons de commande
Nous sommes aussi sur CIRIL. vos expériences me sont très utiles.
On y viendra à la dématérialisation dans un second temps...
Pour les 3 devis à joindre au bon de commande, nous les demandons pour toutes les dépenses inférieures à 15 000€ HT.
Avez-vous un seuil au dessous duquel vous ne demandez pas les 3 devis ?
Merci encore
On y viendra à la dématérialisation dans un second temps...
Pour les 3 devis à joindre au bon de commande, nous les demandons pour toutes les dépenses inférieures à 15 000€ HT.
Avez-vous un seuil au dessous duquel vous ne demandez pas les 3 devis ?
Merci encore
-
fée.filante
- Messages : 254
- Enregistré le : mar. 17 mars 2009 14:11
Re: signature des bons de commande
Personne pour un seuil ?
2nde question dans la même logique :
Conservez-vous les 3 devis ? si oui, comment ?
Car ces 3 devis sont la preuve que la mise en concurrence a bien été effectuée. En cas de contrôle de la CRC, il me semble nécessaire de les garder non ?
Avec tous mes remerciements,
2nde question dans la même logique :
Conservez-vous les 3 devis ? si oui, comment ?
Car ces 3 devis sont la preuve que la mise en concurrence a bien été effectuée. En cas de contrôle de la CRC, il me semble nécessaire de les garder non ?
Avec tous mes remerciements,
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marie la Lyonnaise
- Messages : 3554
- Enregistré le : sam. 12 avr. 2008 18:05
Re: signature des bons de commande
Bonjour
Notre seuil est à 150€, un seul devis à joindre.
Ensuite j'ai un magnifique document que j'ai créé : fiche de synthèse "trois devis" signée par la personne habilitée. Il va de soi que cette fiche et les trois devis sont archivés aux FINANCES : il ne peut en être autrement. de même en cas de marché public, les factures sont archivés dans le carton du service Marchés Publics.
Pour avoir eu en première mission il y a 19 ans de remettre les archives d'équerres suite à contrôle de la Chambre : le Magistrat va directement aux services Finances et la perspectives de courir de service en service n'est pas vraiment top....
J'ai eu un contrôle en 2012 très intense, il a seulement demandé un exemple d'achat en trois devis, il s'est plus captivé sur les DGD de la dernière opé soldée de construction....
Bien cordialement
Notre seuil est à 150€, un seul devis à joindre.
Ensuite j'ai un magnifique document que j'ai créé : fiche de synthèse "trois devis" signée par la personne habilitée. Il va de soi que cette fiche et les trois devis sont archivés aux FINANCES : il ne peut en être autrement. de même en cas de marché public, les factures sont archivés dans le carton du service Marchés Publics.
Pour avoir eu en première mission il y a 19 ans de remettre les archives d'équerres suite à contrôle de la Chambre : le Magistrat va directement aux services Finances et la perspectives de courir de service en service n'est pas vraiment top....
J'ai eu un contrôle en 2012 très intense, il a seulement demandé un exemple d'achat en trois devis, il s'est plus captivé sur les DGD de la dernière opé soldée de construction....
Bien cordialement
Marie
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fée.filante
- Messages : 254
- Enregistré le : mar. 17 mars 2009 14:11
Re: signature des bons de commande
Merci Marie pour ton retour.
Et les 3 devis, si ils sont gardés aux finances, vous les gardez avec quoi ? le mandat?
bonne soirée
Et les 3 devis, si ils sont gardés aux finances, vous les gardez avec quoi ? le mandat?
bonne soirée
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fée.filante
- Messages : 254
- Enregistré le : mar. 17 mars 2009 14:11
Re: signature des bons de commande
Bonsoir,
Petit retour sur expérience suite à la mise en place du nouveau circuit :
Délai de 2 jours pour la signature (maire compris).
Je réflechis dorénavant à dématérialiser les circuits de signature en même que la dématérialisation des factures.
Les devis sont dorénavant avec le double de la facture conservé aux finances. Plus aucune facture réglée sans bon de commande préalable (enfin presque lol).
Les choses entrent dans les règles... maintenant envie de passer à l'échelle supérieure..
Y'a plus qu'à...!
Bonne soirée à tous
Petit retour sur expérience suite à la mise en place du nouveau circuit :
Délai de 2 jours pour la signature (maire compris).
Je réflechis dorénavant à dématérialiser les circuits de signature en même que la dématérialisation des factures.
Les devis sont dorénavant avec le double de la facture conservé aux finances. Plus aucune facture réglée sans bon de commande préalable (enfin presque lol).
Les choses entrent dans les règles... maintenant envie de passer à l'échelle supérieure..
Y'a plus qu'à...!
Bonne soirée à tous