envoi courrier électronique

[Helenedu60]

Bonjour à toutes et à tous,
Je suis actuellement chargée de travailler sur une démarche qualité environnementale et plus particulièrement sur l'envoi de courriers par mail.
Mon service (compétence petite enfance, enfance et jeunesse) envoi un nombre conséquent de factures aux familles concernant le périscolaire, centre de loisirs, petites vacances, crèches chaque début de mois.
Ma directrice via mon élu m'a chargé d'envoyer un courrier aux familles pour recevoir leur facture par courrier électronique.
Mes questions sont : y a t-il des textes réglementaires à ce sujet, et doit-on demander l'autorisation aux familles avant ou bien peut-on envoyer les factures sans demander l'avis??
Merci pour vos réponses

[sim_v]

et doit-on demander l'autorisation aux familles avant ou bien peut-on envoyer les factures sans demander l'avis??

Oui et heureusement, car elles peuvent avoir une adresse @ sans vraiment s'en servir ou ne pas savoir comment gérer la facture électronique, ne pas avoir d'imprimante et préférer garder une facture papier !!
C'est un choix à proposer et sûrement pas à imposer.

Les factures sont signées ?

[Helenedu60]

Bonjour,
Les factures sont signées.
J'ai fait un courrier à l'attention des parents en les informant que la prochaine facture serait envoyée par mail.

[sim_v]

Les factures sont signées.

Donc certificat électronique pour la signature ?

J'ai fait un courrier à l'attention des parents en les informant que la prochaine facture serait envoyée par mail.

...et leur proposant de continuer à recevoir la facture par courrier ?
Par mail = pas de preuve de réception de la facture.

[Helenedu60]

Je précise en effet dans mon courrier que les parents ont le choix de recevoir par mail ou pas la facture et qu'ils leurs appartient de nous le signaler.
Il y a en effet une signature électronique lors de l'envoi par mail.
Par mail pas de preuve de réception de la facture, mais par courrier simple non plus
C'est plus de 500 envois par mois et un retour des règlements important, on doit avoir environ 60 familles qui oublient de régler à la date d'échéance.

[Ester77]

Bonjour,

L'envoi par mail ne pose pas de problème.
Il faut par contre demander aux parents un courrier qui indique l'adresse mail valide pour toute facturation et de s'engager à signaler tout changement car ils oublient souvent de le faire et le retour de message "adresse non valide" fait légion !!!!

Le mieux est encore d'avoir un portail famille sur le site de la mairie via un logiciel scolaire qui contraint les parents à valider leurs mots de passe et adresses mail - ce qui génère une possibilité pour nous de vérifier qu'ils ont lu la facture.

Par contre, les familles qui oublient l'échéance ne changeront pas leur manière de faire ! ce sera même pire car il n'y a pas tant de famille que ça qui sont familiarisées avec Internet... Les français sont très en retard quoi qu'on en pense ou en dise... la dématérialisation est loin d'être encore une démarche courante je le constate chaque jour un peu plus.