[AAPA] Avis d'appel public à l'aide

[8e8e]

Bonjour !

Je vais lancer en fin d'année un marché de fourniture de bureau.
Est-il possible que certaines personnes ici me communiquent leurs pièces du marché (BPU, CCP, ...) ?
Intégrez-vous les consommables informatiques ? Perso je pense plutôt faire un marché à part.

Merci

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

=D> titre excellent

Alors, définition du besoin :
taille de la commune ?
montant budgétaire alloué ?
qui gère les fournitures (1 personne, par service, etc....)
accord-cadre envisagé ?
AGENDA 21 en place ? si oui j'ai rédigé des articles somptueux (oui j'ai le droit de m'auto réclamer comme Reine des clauses environnementales après m'être arrachée les cheveux, être allée à moult formations, fait une veille juridique approfondie, ingurgité tous les articles spécialisés )
plateforme de dématérialisation des commandes demandée, en place, souhaitée ?

C'est THE marché pénible : choisir un panel de produits représentatifs et compréhensifs sans citer de marque
mettre les catalogues en ajout des pièces contractuelles du marché quand en formation, 5 juristes affirment que c'est illégal et 4 autres vous affirment que c'est tout à fait légal
Faire un bordereau type Ville de Lyon avec 55 pages comme l'affirme le gentil formateur alias grande pointure des MP alors que votre collectivité est toute petite et que le récap des produits annuels fait PADAM PADAM PAM PAM 4 pages
Faire un accord cadre car c'est comme ca ! alors que jamais vous ne pourrez faire travailler 3 fournisseurs..... [-o<

AH LA LA je suis sur que je vous ai TROP donné envie !
No panique, c'est juste un retour sur expérience pour vous signaler les problématiques rencontrées sur ce marché (qui naivement à la base je l'avoue me semblait simplissime).

Nous allons ensemble définir le besoin et soit mon DCE correspond, soit je vous en trouverais un comme modèle

Cordialement

[short]

D'accord avec marie sur tous les problèmes de ce genre de marché ! Moi je suis pour les catalogues en pièces contractuelles.

Le panel doit être bien représentatif de vos achats, généralement base :
Stylo bille bleu, blanc, rouge
Stylo gel .... (pour élu)
Crayon gris
gomme
adhésif
ciseaux
agrapheuse
trombonne
surligneur

Chemise
sous chemise
post-it (perdu c'est une marque !!!)
...

Ne pas oublier, les entreprises adaptés pour ce type de marché, possibilité de reservé un lot art 15.

Par contre pas convaincu d'un accord-cadre.

Perso, j'avais fait un lot consomables informatiques, (par contre gros problème demande de cartouche à la marque, recommandé par les fournisseurs...€€€... si on prend d'autres modèles compatibles et moins cher, risque de perdre la garantie de l'imprimante !).

[8e8e]

Merci Marie pour mon titre


Bon alors, je vais essayer d'être le plus clair et le plus précis possible.

Taille de l'EPCI : 22 000 hab., une médiathèque, un conservatoire et le siège (bien évidemment).
Procédure : marché à procédure adaptée
Enveloppe budgétaire : sur les trois dernière années, on a dépensé en moyenne 6 000 € tout compris (papier, enveloppe, stylo, ...).
Fournitures gérées par une personne.
Pas d'accord cadre envisagé. Marché à bons de commande avec au moins un minimum.
Agenda 21 : Oui peut-être. J'aimerais bien mais je ne fais que la procédure je ne suis pas l'acheteur.
Commandes dématérialisées : oui bien sûr, on est au 21ème siècle quand même ! ^^

BPU : oui pour les commandes récurrentes (ex. de ligne dans mon BPU : cahier A4 avec spirales, cahier A4 sans spirale, stylo à bille bleu, stylo à bille rouge, stylo feutre noire, trombonne en boite de X, surligneur jaune, correcteur blanc, ruban adhésif transparent, ...).
Catalogue : oui mais seulement pour les commandes très exceptionnelles.

Consommable informatique : l'acheteur préfère avoir un marché qui lui soit propre. Pour l'histoire des marques je comptais rédiger comme ceci : les cartouches devront être compatibles avec l'imprimante Epson XXYYZZ. Ainsi l'entreprise peut aussi bien me proposer la marque de l'imprimante ou non.

Échantillons : on va demander des échantillons.

Nouvelles questions que je me pose :
Exemple d'une ligne de BPU : stylo à bille bleu.
L'entreprise 1 me propose un bic.
L'entreprise 2 me propose une sous marque.
Comme on est en MAPA, je peux demander à l'entreprise 2 de me proposer un prix pour un bic ? Mais pour éviter de citer des marques je demande à ce qu'elle me propose un produit de meilleur qualité. C'est bon ? Mais s'il faut faire ça pour chaque ligne, on ne va jamais s'en sortir !!
Autre possibilité : est-il possible dans le RC de dire que lors des négociations les entreprises devront ramener un échantillon des produits demandés ?

Je ne suis plus très clair sur la fin. J'espère que vous me comprendrez

[short]

[quote="8e8e"]




Consommable informatique : l'acheteur préfère avoir un marché qui lui soit propre. Pour l'histoire des marques je comptais rédiger comme ceci : les cartouches devront être compatibles avec l'imprimante Epson XXYYZZ. Ainsi l'entreprise peut aussi bien me proposer la marque de l'imprimante ou non.

Ok mais vous risquaient d'avoir des cartouches compatibles avec l'imprimante et des cartouches à la marque, avec des montants bien différents ! et garantie constructeur plus assuré ! mais le code ne propose pas de solution miracle à ce problème

Échantillons : on va demander des échantillons.

Trop bien, dans mon marché, j'avais détaillé les échantilons demandé et mis une phrase type, "Les échantillons des fournisseurs devront être récupérés dans le mois qui suit la réponse faite par la Collectivité à la présente consultation. Passé ce délai, ils seront réputés acquis par la Ville."
J'avais quasiment tout gardé !

Nouvelles questions que je me pose :
Exemple d'une ligne de BPU : stylo à bille bleu.
L'entreprise 1 me propose un bic.
L'entreprise 2 me propose une sous marque.
Comme on est en MAPA, je peux demander à l'entreprise 2 de me proposer un prix pour un bic ? Mais pour éviter de citer des marques je demande à ce qu'elle me propose un produit de meilleur qualité. C'est bon ? Mais s'il faut faire ça pour chaque ligne, on ne va jamais s'en sortir !!

Pourquoi voulez vous absolument un bic ? vous vérifiaient la qualité du stylo bille par l'échantillon

Autre possibilité : est-il possible dans le RC de dire que lors des négociations les entreprises devront ramener un échantillon des produits demandés ?
moi je les avait demandé dès la remise des offres pas en phase négociation

[8e8e]

Ok merci pour ces réponses.
Je ne sais pas pourquoi mais je sens ce genre de marché foireux. Peut être grâce à Marie qui, quand vous demandez de l'aide, vous décourage complétement...

Nouvelle question :
Dans mes documents de consultation je comptais mettre : "les prestations font l'objet d'un bon de commande ... le bon de commande comprendra les mentions suivantes : numéro de marché, numéro du bon de commande, quantités demandées, libellé des produits, ...".
Cependant, dans ce genre de marché, les commandes se font sur internet. Faut-il quand même envoyer un bon de commande papier ?
Si oui, la procédure serait alors : 1) commande sur internet, 2) envoie du BdC par fax pour confirmer.

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Bon je suis en vacances mais je passe vite fait pour compléter

La démat n'empêche pas le marché fractionné : souvent la TP demande le 1er BC et le dernier et c'est sans souci car vous pouvez une fois la commande validée récupérer le BC en format pdf (normalement toute les plateformes proposent ca).

De toute facon c'est un marché récurrent donc fractionné (terme exact du marché à BC) et vous n'allez pas créer une usine à gaz avec fax et papier...c'est contre productif et pas très AGENDA 21.

Il faut penser à déroger à l'article 4 du CCAG FCS pour ajouter les bons de commandes aux documents contractuels.
Penser également à prévoir dans le CCAP :

Rabais sur le prix public catalogues :
……………….% ( à compléter par le candidat)
Le titulaire s'engage en outre à faire profiter la Personne Publique des rabais exceptionnels consentis dans le cadre d'action promotionnelle

Pensez à bien lister les lieux de livraison et les services. Les conditions de vérification...

Pour les échantillons vigilence de nombreuses jurisprudences, la solution de Short est plutôt pertinente et c'est mieux de les demander dès le départ.

Nous aussi les consommables info sont sur un autre marché à part et je ne me suis pas encore penchée sur la question, néanmoins attention car lier le BPU au parc existant veut dire que vous n'aurez pas sur votre BPU les futurs imprimantes (un parc info ca évolue...)

Prévoir la négociation et les points négociés dès le départ. Pour le souci de précision des marques, il faut autoriser les variantes (de toute façon en MAPA si rien de précisé les variantes sont autorisées). La solution du stylo bille est dans le qualitatif : stylo bille basique, stylo bille moyen de gamme : le but du jeu est d'être certain de comparer la même chose, il est donc judicieux de préciser également (prix unitaire, prix par lot, lot de combien....) et il va de soi que vous pouvez imposer les choses (c'est votre besoin).

6000€ petit montant, je préconise la fusion de l'AE et du CCAP ou à minima du CCAP et CCTP en CCP, c'est inutile de noyer la scté....par contre d'expérience un cadre technique avec les éléments souhaités est indispensable pour une analyse rapide : c'est à dire un document pré determiné avec par exemple :
descriptif plateforme de démat
mode et délai de livraison
moyen mis en oeuvre en matière sociale et environnementale
emballage
moyen mis en oeuvre pour la reprise des fournitures
etc....

Bon je vous laisse j'ai apéro et là je suis au max de mes possibilités car mon cerveau de blonde est en mode vacances

Bonne rédaction
Amicalement

[8e8e]

Je suis fier de moi
Vous confirmez tout ce que j'ai fait
Je n'avais pas pensé à mettre un qualificatif du genre "bas de gamme", "gamme moyenne",...

Par contre, pas tout compris pour les bons de commande. Vous commandez sur internet mais vous ne confirmez pas par papier ? Je pensais faire : commande sur internet puis envoi par mail ou fax d'un bon d'engagement financier pour confirmer la commande.

Je vous laisse tranquille je ne voudrais pas perturber vos vacances !

[short]

Sur ma pratique perso,

Je ne faisait que la commande sur internet. (attention de bien préciser au titulaire du marché que vous payez par mandat adminitratif, c'est à dire après le service fait !)

Par contre j'éditer un Bdc pour signature des élus, sinon problème avec la trésorerie.

[8e8e]

C'est ce qui se pratique dans ma collectivité.
Commande sur internet + signature d'un BdC papier que l'on garde (non transmis au titulaire).

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Ma vous pensez pas à la planète , le but de la dématérialisation est bien "no paper". En général il y a un administrateur seul habilité à valider les bons de commande. Quand viendra l'heure des signatures électroniques au moins ce sera clair. En attendant perso, le premier mois j'imprime tous les 1er Bc de chaque service, je les fait signer par mon élu habilité et je donne le tout à la TP. Après plus d'impression jusqu'au dernier mois de la durée du marché.

En fin d'année, j'imprime le récap que je fais signer toujours à mon élu et je le classe dans mon marché....

Voili, voilou, bonne continuation à tous.

Cordialement

[8e8e]

Comme vous dites, vivement un dématérialisation complète et claire !

@Marie : je vous ai envoyé un MP mais message d'erreur donc pas sûr que vous allez le recevoir.

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Pour la démat supra d'actualité et ca devient plus qu'obscure....quand j'aurai tout compris je ferai un post de conseil : à noter un tchat MINEFI le 28.

Cordialement

PS : MP bien arrivé

[cgnial]

Bonjour à tous,
Nous aussi, nous allons sortir du tiroir un nouveau marché fournitures de bureau . D'accord avec vos commentaires, ce n'est pas dans cette procédure qu'on s'éclate. M'enfin.
Quelques commentaires
- nous distinguons les consommables informatiques des fournitures de bureau. Et nous privilégions les compatibles !! Aucun problème rencontré. Un seul constat : les économies générées.
- dématérialisation : Très opérationnel, en plus notre payeur est assez ouvert donc nous n'avons pas besoin de lui transmettre de bdc papier signé. Trop sympa.
- carte d'achat : En plus de simplifier le process de commande, il est possible de rationaliser celui du paiement. Et par expérience, la carte d'achat est un vrai plus sur ces marchés récurrents. Quel gain de temps !!
- lot réservé : je vous invite vivement à réserver un lot pour certaines fournitures à forte plus value de main d'oeuvre (types : chemise dos toilé à soufflet avec couverture plastique / pochettes 3 rabats couverture plastique...).

Et deux requêtes :
- échantillons : de manière générale, je suis assez réfractaire car de nature prudente (jurisprudence quant tu nous tiens...). Comment juger objectivement les fournitures ? Avez-vous une grille de lecture ou un retour d'expérience à me proposer ?
- critère environnemental : Apparemment Marie est experte en la matière. Pourrais-je en profiter [-o< ? Je trouve mon cadre de réponse en peu faiblard. Mais j'y tiens.

A vot' bon coeur

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Oui nous avons une grille d'analyse pour les échantillons et nous ne les gardons pas, donc me semble raisonnable.

Pour les clauses environnementales et sociales j'ai demandé à mon formateur si je pouvais les proposer dans la base documentation du forum, je vous tiens au courant

Tout est possible en matière de clauses, les "faciles" : juger les labels, la politique de l'entreprise, les produits "verts",les modes d'emballage, la gestion des déchets,etc.....
Les clauses complexes avec des cadres à renseigner : du travail d'analyse donc....

Les clauses environnementales pour les travaux par contre sont faciles à mettre en place.

D'une manière générale, il faut une vrai volonté politique, une cohérence d'ensemble, une enveloppe budgétaire....
Pour exemple, pour les commandes, ne pas en faire pour un ou deux articles mais rationnaliser.....(la bulle oui mais....)

J'ouvrirai un post de conseils mais pour l'instant pas trop le temps

Cordialement