organisation de votre service

[jkz1]

une reorganisation du service et des taches de chacun est prévue dans quelques semaines (suite a un depart en retraite)
aussi pour m aider dans ma cogitation, pourriez vous m indiquer comment est organiser votre mairie (mairie de - de 2000hab)

qui s'occupe de l accueil
du BM si il existe?
De la comtpa gestion et fonctionnement

Merci

[marie la Lyonnaise]

Bonjour

A mon avis il vaudrait mieux nous dire l'existant et les missions pour un aivs pertinent :

dans l'absolu il faut partir du diagnostic existant.

Exemple concret :

Le diagnostic :
commune 1200 Habitants :

1 Secrétaire de Mairie
1 agent : finances, RH, Informatique et élections
2 agents mi-temps accueil, etat civil, secrétariat
1 agent mi-temps : urba, communication

L'amélioration :
pourquoi l'agent compta-RH s'occupe des élections ? pas logique, à la génèse il est le seul a avoir le logiciel et c'est lié à la mission info : et bien transfert du logiciel à l'accueil.
Résultat : tous le monde est content : l'agent compta-RH déjà bien debordette ne s'occupe plus des élections
Les agents accueils sont enchantés de ce changement et trouvent tout à fait logique de s'en occuper

Attention, à chaque situation, sa solution : il n y a pas de solution "clé en main"

A chaque changement, redistribution il faut une logique, il faut de plus être pédagogue : associer les agents à la reflexion, developper tous les aspects positifs et surtout bien expliquer le but : c'est le BA.BA pour jouer il faut connaitre les règles du jeu

Bonne reflexion
Cordialement

[jkz1]

1500hab

1 SDM
1 agent communication " bulletin municipal, ceremonies diverses, comm...
1 agent partant a la retraite : accueil, etat civil, urba, elections
1 agent a mi tps qui passe a tps plein : compta, dossier personnel

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Ok ben l'agent compta-rh qui passe à pleins temps, pas du luxe à mon humble avis
L'agent Etat civil, urba,etc.... : indispensable à remplacer (le poste est cohérent)
Par contre, l'agent COMM en temps pleins ca me semble beaucoup, si cet agent est motivé, curieux et aspire à des nouveautés : le situer en binome sécurité pour l'un ou l'autre des agents seraient vraisemblablement pertinent (il aide ponctuellement, se forme et peut ainsi aider en cas de coup dur, vacances,etc...)

C'est mon ressenti, et mon analyse brut de décoffrage, mais en étape 1, indispensable, voir avec l'agent COMM ses missions, ses aspirations (sans préciser dans un premier temps une eventuelle modification) afin de voir si le temps pleins est bien occupé (franchement ca me semble énorme un temps pleins, pour 2200 hab nous ne l'avions pas) : vous pouvez par exemple lui demander de vous expliquer une journée type pour lui. Il faut vous interressez à lui, voir son parcours, ses compétences, ses envies : puis en fonction vous ferez votre diagnostic et trouverez une solution adaptée, sans révolution, tout en douceur

Bonne continuation.

Cordialement

[jkz1]

merci Marie
Mais tu oublies une chose : le 3eme agent (qui lui aussi est a tps plein) part en retraite dans 1 mois, c'est pour ca que l agent a mi temps est passé a tps plein.

Il faut dc redistribuer tt le travail de l'agent qui part en retraite (accueil etc)

[pyr]

Bonjour,

Par conséquent vous supprimez un poste ? Donc je pars dans l'idée que vous serez 3 TC ? Chez nous, Commune de 2700 hab. nous sommes 4 TC. Alors pour 1500 hab. 3 TC semblerait largement suffisant. Maintenant cela dépend de chaque Commune, c'est sûre.

Notre organisation pour 2700 hab :
-1SG : Suivi des marchés / Conseil / Gestion de carrières / Management / Veille juridique
-1 Urba / Réseau / Sécurité des bâtiments (dont compta et confection des budget assainissement, SPANC, et eau)
-1 Compta / Secrétariat des élus / Paie
-1 Accueil avec élection / Etat civil / Standard / Gestion des salles / ...

Remarque 1 :
Tout comme Marie, je penserai que le poste Comm est superflu ou en tout cas serait plus le complément d'un autre poste. Pour info, chez nous le BM est rédigé par les élus ce qui nous enlève pas mal de boulot il faut l'avouer.

Remarque 2 :
Par contre, je pense aussi que le passage à TC du poste Compta/RH est une très bonne idée mais j'aurais tendance à dire que d'autres missions doivent lui être attribuées. 1 TC sur que Compta/RH me semble excessif pour une Commune de 1500 hab. Il serait intéressant de préciser le nombre d'agents de votre collectivité pour pouvoir évaluer le temps de travail pour la gestion de carrières. Pour info : beaucoup de communes de 1 500 à 3 500 hab associe la compta/RH avec le secrétariat (mes recherches d'emploi m'amènent à cette conclusion bien que je ne sache pas trop pourquoi).

Remarque 3 :
Il semblerait que la personne la plus à même de reprendre le poste d'accueil soit la personne de la comm. Mais le problème est que ce n'est peut être pas son projet de carrière. Dans ce cas, vous avez un problème. Car vous aurez forcément l'un de vos agents qui se sentira lésé dans cette réorganisation. Partager l'accueil peut être ? L'agent com à mi-temps ou 3/4 temps sur l'accueil et le complément en urba et com ? La personne actuellement à mi-temps doit passer à temps plein. Est-ce une demande de sa part ? Si oui, elle pourrait peut-être accepter d'exécuter des missions d'accueil ? Au moins, votre agent comm n'aurait pas à rester tout son temps derrière la borne d'accueil ce qu'il pourrait percevoir comme une rétrogadation. Il faut discuter. Il est fort probable qu'en les associant à votre démarche de réorganisation vous puissiez trouver de bons compromis satisfaisant tout le monde ?

Bon courage,

[jkz1]

merci pour ta reponse
nous sommes 4 TC
la personne a mi tps a été recruté en sachant qu'une collegue part a la retraite et donc auj elle passera tps plein.

mon idée etait la suivante :

-1 SDM
-1Agent : comm (bulletin municipal), gestion des locations de salle, organisation des manifestations, Centre de loisirs, convoc diverses...+(suite a la réorganisation) : urbanisme (DPU, permis, decla de travaux, arreté lors de travaux dans commune)

-1 agent : Paye, Compta, fonctionnement, classement archivage, gestion carrieres+ (suite réorg) : élection, gestion du cimetiere (concessions), recensement miltaire et etat civil

en ce qui concerne l accueil (physique et telephonique), transmission des courriers, frappe de courrier, ca sera 2 semaines chacun (en fonction de la charge de travail : la paye se fait en debut de mois, le bulletin en fin de mois...)
Qu'en pensez vous?

[pyr]

Pourquoi pas. A voir avec les agents concernés ce qu'ils en pensent de manière à ce que cela se fasse en douceur et par conséquent avec bonne volonté !

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Ben c'est écrit où que le départ en retraite est pas remplacé

Votre répartition me semble cohérente mais je suis vraiment dubitative car perso à 1200 habitants, TC, avec la compta et RH je touchais pas terre sauf au mois d'août que je consacrai à l'archivage, à la mise à jour des notes méthodo et des modèles (matrice) avec toutes les recherches juridiques qui vont avec, j'en profitai pour créer les modèles pour les services (la bibliothèque par exemple), bref une remise à niveau salvatrice

Mais bon je m'occupai des dossiers subventions, des taxes, des BP (4) CA avec saisie, préparation du vote (document à rétro-projeter), des impressions, transmissions Pref,etc...

En ce qui me concerne, je dirai vigilence sur l'accueil car le jour des mandatements et des paies : c'est niet : faut se concentrer, pointer,etc....idem en décembre, janvier : CA, DADS,etc....
bref : pas judicieux.

Il faut vraiment prendre la température auprès de vos collègues et analyser au plus juste : il ne faut surtout pas prendre les décisions sans concertation : sinon c'est droit dans le mur...

Cordialement

[jkz1]

merci bien
je vais les sonder mais la c'etait pour voir avant si c etait cohérent.