Je débute depuis deux mois et la personne est partie à la retraite le jour de mon arrivée, je vogue un peu au gré des demandes

J'ai reçu un administré pour un pacs, je lui est donné le dossier et expliqué les pièces qu'ils doivent rapporter.
Mais je me demandais, est ce qu'il faut les faire revenir plusieurs fois ?
A la réception de leur dossier complété, je l'enregistre et conclu directement ? Ou bien je l'enregistre et les fait revenir plus tard pour la conclusion de celui ci ? Et si je dois les faire revenir, quelle est ce délais entre les deux rendez vous ?
Merci de votre aide.