comment centraliser tous les marchés?

[Sakountala]

Bonjour,

Comment assurez vous le suivi des marchés conclus par les services de votre collectivité ?

Dans notre collectivité (commune de 20 000 hab.), le service de la commande publique ne s'occupe que des marchés supérieurs à 10 000 €. Tous les autres contrats sont passés directement par le service prescripteur.
Dorénavant, nous souhaitons connaître tous les contrats passés et faire un suivi de ces contrats. Comment procédez vous au sein de votre collectivité pour informer l'assemblée délibérante des contrats conclus notamment lorsque l'exécutif a la délégation pour signer les marchés, comment vérifiez vous la pertinence du choix du titulaire, comment faites pour numéroter tous les contrats etc.

D'avance merci pour vos réponses.

S.

[kakahouette]

Bonjour,

notre fonctionnement est légèrement archaïque.. Nous n'avons pas de service marché (commune de 7000 hbts)

Chaque service souscrit ses propres marchés (nous utilisons une plateforme unique), via les responsables du marché :

Responsable patrimoine : marché bâtiments
Responsable Hygiène ( pour ma part) : marché de maintenance, d'entretien
Responsable cadre de vie : marché extérieur (tonte etc..)
Responsable scolaire : marche de restauration

Nous avons un registre interne nous permettant de connaitre les marché et les consultations en cours permettant le suivi des délibérations
(tableau excel, répertoriant : début/fin du marché, coût annuel, attributaire/s, numéro délib-OS-CAO)

[Oryctolagus]

Bonjour,

Concernant la vue d'ensemble des contrats en cours, un tableau excel correctement programmé fait des merveilles, à condition d'être tenu rigoureusement à jour, de préférence par une seule personne. J'y ajouterais une numérisation des contrats, afin que le service commande publique puisse accéder à chaque contrat en détail.

Imposer aux différents services de remplir une fiche marché à la conclusion de chaque contrat, avec les informations principales et sur un formulaire type créé par le service commande publique, vous permettrait d'avoir des fichiers physiques à portée de main pour référence rapide et information de vos organes délibérants.

Pour ce qui est de la numérotation, une référence codifiée alphanumérique de votre création aide, mais un numéro unique, attribué au contrat 54 pour la seule vertu d'avoir été rentré dans le tableau excel susmentionné après le contrat 53, est tout aussi efficace.

Pour ce qui est de contrôler la pertinence de chaque marché... cela me paraît être incompatible avec une délégation. Par définition, vous renoncez à contrôler ce que vous déléguez.

[Pascal B]

Bonjour,

En supposant que toutes les collectivités pratiquent une comptabilité "d'engagement", et donc que toutes les commandes passées par tous les services sont enregistrées au moment de leur envoi dans la comptabilité de la collectivité :

En faisant un état des engagements enregistrés entre telle date et telle date, on obtient un état des "marchés" qui ont été passés, il faut simplement en soustraire les engagements de "régularisation" (factures EDF par exemple et autres choses de ce genre), les commandes qui s'inscrivent dans le cadre d'un marché qu'on appelait dans le temps "à bon de commende" et autres particularités du même genre, et on a un état des marchés qui ont été passés dans la période concernée.

... En supposant encore une fois une comptabilité par engagement !

Pour simple suggestion.