Suivi des congés payés

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Claire47
Messages : 13
Enregistré le : jeu. 11 févr. 2021 16:59

Suivi des congés payés

Message par Claire47 »

Bonjour,

Un agent de l'une de mes petites communes (trois agents au total dans chaque) me demande un document récapitulant les congés qu'il lui reste à prendre.
La secrétaire avant moi ne faisait aucun suivi papier (ni informatique) des congés des agents. Venant d'une grande ville d'IDF, cet agent a l'habitude du suivi par un service RH, qui gère plusieurs centaines d'agents.
Je débute, et ne gère que trois agents par commune (dont moi), je ne sais donc pas quel document lui préparer.

Comment faites-vous pour le suivi des congés payés des agents ? Pour leur communiquer le nombre de jours restants... ? Vous faites des demandes par écrit ou à l'oral ?

Merci.
Delmas
Messages : 156
Enregistré le : ven. 26 juin 2020 19:48

Re: Suivi des congés payés

Message par Delmas »

Ca va dépendre de la commune, mais dans une petite collectivité comme la votre, un bon vieux excel me semble suffisant.
En haut, le calcul de ses droits à congés sur l'année (s'il est titulaire) ou jusqu'à la fin de son contrat (le cas échéant).
Puis à chaque fois qu'il demande un congé, vous le notez dans votre tableau (avec éventuellement la date d'acceptation) en vous notant le nombre de jours pris dans une colonne à part, avec un total en bas de page.

Nbre de jours travaillés sur une semaine : 5/5 (pour un agent travaillant tous les jours matin et après-midi)
Nbre de congés sur 2021 : 5*5 = 25 jours

jours pris /// nbre de jours /// date d'acceptation
------------------------------------------------------------------
lundi 12 et mardi 13 février 2021 /// 2 /// validé le 12/01/21
------------------------------------------------------------------
mercredi 3 mars amidi /// 0.5 /// validé le 18/02/21
------------------------------------------------------------------
jeudi 1er avril /// 1 /// validé le 20/02/21
------------------------------------------------------------------
TOTAL : 3,5 jours pris /25

Sous-total : jours pris entre le 1er octobre et le 30 avril = 3,5
Jours de fractionnement : 0 /2

Restant (à reporter sur 2022, le cas échéant) : 25 - 3,5 = 21,5 jours


Soit vous lui donnez comme ça, soit il veut vraiment qqchose de formaliser et vous ajoutez :

tableau arrêté le 12/04/2021.
Pour faire et valoir ce que de droit.
Le Maire
Alain CONNU
Claire47
Messages : 13
Enregistré le : jeu. 11 févr. 2021 16:59

Re: Suivi des congés payés

Message par Claire47 »

Merci pour cette réponse détaillée.
Le soucis qu'il me reste encore, c'est que je n'ai personne à temps complet, du coup je galère à calculer les jours au prorata (et puis, personne n'a le même nombre d'heures, j'ai 5,25h 10h 6,50h 17h 18h 20h hebdomadaires).
Vous faites comment pour simplifier les calculs dans ces cas-là ?
Delmas
Messages : 156
Enregistré le : ven. 26 juin 2020 19:48

Re: Suivi des congés payés

Message par Delmas »

L'important est que le mode de calcul soit le même pour les droits et pour la pose des congés :

Agent à 25h/semaine :
Horaires : lu, ma, je, sa 9-13 + ma, je, ve 14-17
= 7 demi-journées de "dérangement" = 3,5 jours par semaine de travail
3,5*5 semaines = 17,5 jours de congés à prendre sur l'année
Et lorsqu'il les prend, il doit poser 3,5 jours de congés pour avoir sa semaine libre

Après, si l'agent est contractuel de janvier à aout :
17,5 jours /12 mois *8 = 11,6666667 arrondi au demi supérieur = 12 jours

Et si l'agent a deux plages horaires (ex. 3,5j période scolaire / 2j vacances scolaires) :
36 semaines d'école, 18 semaines de vacances :
17,5/52*36 = 12,1154
10/52*18 = 3,4615
= 15,5769 = arrondi au demi supérieur = 16 jours à prendre dans l'année


Après, je serais intéressé de savoir comment de grosses collectivités calculent.
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