Bonjour,
Un agent de l'une de mes petites communes (trois agents au total dans chaque) me demande un document récapitulant les congés qu'il lui reste à prendre.
La secrétaire avant moi ne faisait aucun suivi papier (ni informatique) des congés des agents. Venant d'une grande ville d'IDF, cet agent a l'habitude du suivi par un service RH, qui gère plusieurs centaines d'agents.
Je débute, et ne gère que trois agents par commune (dont moi), je ne sais donc pas quel document lui préparer.
Comment faites-vous pour le suivi des congés payés des agents ? Pour leur communiquer le nombre de jours restants... ? Vous faites des demandes par écrit ou à l'oral ?
Merci.
Suivi des congés payés
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ON INTERVIENT DANS LE FORUM "RESSOURCES HUMAINES" QUE SI L'ON GERE DES RESSOURCES HUMAINES, DONC :
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PAS DE QUESTIONS SUR SA CARRIERE PERSONNELLE
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Re: Suivi des congés payés
Ca va dépendre de la commune, mais dans une petite collectivité comme la votre, un bon vieux excel me semble suffisant.
En haut, le calcul de ses droits à congés sur l'année (s'il est titulaire) ou jusqu'à la fin de son contrat (le cas échéant).
Puis à chaque fois qu'il demande un congé, vous le notez dans votre tableau (avec éventuellement la date d'acceptation) en vous notant le nombre de jours pris dans une colonne à part, avec un total en bas de page.
Nbre de jours travaillés sur une semaine : 5/5 (pour un agent travaillant tous les jours matin et après-midi)
Nbre de congés sur 2021 : 5*5 = 25 jours
jours pris /// nbre de jours /// date d'acceptation
------------------------------------------------------------------
lundi 12 et mardi 13 février 2021 /// 2 /// validé le 12/01/21
------------------------------------------------------------------
mercredi 3 mars amidi /// 0.5 /// validé le 18/02/21
------------------------------------------------------------------
jeudi 1er avril /// 1 /// validé le 20/02/21
------------------------------------------------------------------
TOTAL : 3,5 jours pris /25
Sous-total : jours pris entre le 1er octobre et le 30 avril = 3,5
Jours de fractionnement : 0 /2
Restant (à reporter sur 2022, le cas échéant) : 25 - 3,5 = 21,5 jours
Soit vous lui donnez comme ça, soit il veut vraiment qqchose de formaliser et vous ajoutez :
tableau arrêté le 12/04/2021.
Pour faire et valoir ce que de droit.
Le Maire
Alain CONNU
En haut, le calcul de ses droits à congés sur l'année (s'il est titulaire) ou jusqu'à la fin de son contrat (le cas échéant).
Puis à chaque fois qu'il demande un congé, vous le notez dans votre tableau (avec éventuellement la date d'acceptation) en vous notant le nombre de jours pris dans une colonne à part, avec un total en bas de page.
Nbre de jours travaillés sur une semaine : 5/5 (pour un agent travaillant tous les jours matin et après-midi)
Nbre de congés sur 2021 : 5*5 = 25 jours
jours pris /// nbre de jours /// date d'acceptation
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lundi 12 et mardi 13 février 2021 /// 2 /// validé le 12/01/21
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mercredi 3 mars amidi /// 0.5 /// validé le 18/02/21
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jeudi 1er avril /// 1 /// validé le 20/02/21
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TOTAL : 3,5 jours pris /25
Sous-total : jours pris entre le 1er octobre et le 30 avril = 3,5
Jours de fractionnement : 0 /2
Restant (à reporter sur 2022, le cas échéant) : 25 - 3,5 = 21,5 jours
Soit vous lui donnez comme ça, soit il veut vraiment qqchose de formaliser et vous ajoutez :
tableau arrêté le 12/04/2021.
Pour faire et valoir ce que de droit.
Le Maire
Alain CONNU
Re: Suivi des congés payés
Merci pour cette réponse détaillée.
Le soucis qu'il me reste encore, c'est que je n'ai personne à temps complet, du coup je galère à calculer les jours au prorata (et puis, personne n'a le même nombre d'heures, j'ai 5,25h 10h 6,50h 17h 18h 20h hebdomadaires).
Vous faites comment pour simplifier les calculs dans ces cas-là ?
Le soucis qu'il me reste encore, c'est que je n'ai personne à temps complet, du coup je galère à calculer les jours au prorata (et puis, personne n'a le même nombre d'heures, j'ai 5,25h 10h 6,50h 17h 18h 20h hebdomadaires).
Vous faites comment pour simplifier les calculs dans ces cas-là ?
Re: Suivi des congés payés
L'important est que le mode de calcul soit le même pour les droits et pour la pose des congés :
Agent à 25h/semaine :
Horaires : lu, ma, je, sa 9-13 + ma, je, ve 14-17
= 7 demi-journées de "dérangement" = 3,5 jours par semaine de travail
3,5*5 semaines = 17,5 jours de congés à prendre sur l'année
Et lorsqu'il les prend, il doit poser 3,5 jours de congés pour avoir sa semaine libre
Après, si l'agent est contractuel de janvier à aout :
17,5 jours /12 mois *8 = 11,6666667 arrondi au demi supérieur = 12 jours
Et si l'agent a deux plages horaires (ex. 3,5j période scolaire / 2j vacances scolaires) :
36 semaines d'école, 18 semaines de vacances :
17,5/52*36 = 12,1154
10/52*18 = 3,4615
= 15,5769 = arrondi au demi supérieur = 16 jours à prendre dans l'année
Après, je serais intéressé de savoir comment de grosses collectivités calculent.
Agent à 25h/semaine :
Horaires : lu, ma, je, sa 9-13 + ma, je, ve 14-17
= 7 demi-journées de "dérangement" = 3,5 jours par semaine de travail
3,5*5 semaines = 17,5 jours de congés à prendre sur l'année
Et lorsqu'il les prend, il doit poser 3,5 jours de congés pour avoir sa semaine libre
Après, si l'agent est contractuel de janvier à aout :
17,5 jours /12 mois *8 = 11,6666667 arrondi au demi supérieur = 12 jours
Et si l'agent a deux plages horaires (ex. 3,5j période scolaire / 2j vacances scolaires) :
36 semaines d'école, 18 semaines de vacances :
17,5/52*36 = 12,1154
10/52*18 = 3,4615
= 15,5769 = arrondi au demi supérieur = 16 jours à prendre dans l'année
Après, je serais intéressé de savoir comment de grosses collectivités calculent.