GESTION DES ARCHIVES ET DU COURRIER

[lilou06]

Bonjour,

A titre d'info, comment gère-t-on le courrier dans vos collectivités?
Et vos archives?
Je me permets de vous questionner car on m'a demandé de travailler sur une restructuration, mais j'avoue, je n'ai aucune idée!!!
Merci d'avance...

[AJOT]

Bonjour,
Dans le service où je travaille je mets les documents à archiver dans des boite à archives j'écris un n°dessus ainsi que l'année, et je tiens une liste (une colonne avec le n° de la boite, dans la colonne à côté l'année où la période et une dernière colonne avec le descriptif des documents)
En espérant avoir été utile.
Cordialement Katman

[lilou06]

Merci pour ton aide.

[flamouroux]

Bonjour lilou06.
réponse tardive mais....
Le meilleur moyen de bien faire est de contacter les archives départementales il ont service qui vous conseillera correctement, car in fine il y a un tas d'archives qui doivent leur être versées.

[Pachounette]

On a restructuré toutes les archives avec mes collègues (3 en tout), on y a passé 6 mois, on y bossait une bonne heure tous les matins.

On a classé par grandes catégories : urbanisme, compta, personnel, élections, ...

On a refait plein de vieilles boites à archives en mettant dessus avec une dymo ce qu'il y avait dedans.

Pourt tout vous dire, l'ancien secrétaire avait laissé un bordel monstre dans ces archives.

En fait on a pas fini, on a été dégouté quand le Maire nous a refusé de mettre des grandes caisses à archives sur des palettes. Alors on a tout laissé en plan.

[flamouroux]

Pour finir le projet , il faut faire comprendre au maire qu'il est pénalement responsable si des archives viennet à être détruites.
Cela le poussera à faire qlq chose.

[vvrockstyle]

Bonjour,
Dans le service où je travaille je mets les documents à archiver dans des boite à archives j'écris un n°dessus ainsi que l'année, et je tiens une liste (une colonne avec le n° de la boite, dans la colonne à côté l'année où la période et une dernière colonne avec le descriptif des documents)
En espérant avoir été utile.
Cordialement Katman

Les Archives - classement vertical , je rigole évidemment :p

Nous procédons de la même façon, numérotation des boites archives, répertoriés dans un cahier chronologique par numéro. Et dans un cahier répertoire alphabétique pour les mots clefs, par exemple :

P > Permis de construire > dossiers 2354 à 2363 (petite archive n° 695) (grande boite n° 215)

Puis, pour être moderne, faire un complément avec un registre informatisé (un logiciel libre doit bien exister)

Puis après, il faudra passer un moment un autre à la dématérialisation des archives, du moins commencer par l'existant présent.

[vvrockstyle]

J'ai retrouvé ce lien qui pourrait vous intéresser

http://www.archivesdefrance.culture.gou ... norme.html

[lilou06]

Avec du retard, merci pour vos explications.
Je vais pouvoir m'en inspirer...