Préparation Conseil Municipal

[Anienka]

Bonjour,

Ma collègue Attachée (compta, marché public, conseil municipal et personnel) quitte la Mairie en septembre et je reprends son poste en tant que Rédacteur (actuellement : accueil, état-civil, urbanisme, cantine/garderie, gestions de salle.....) et donc la main sur ses dossiers sachant que je n'ai aucune expérience dessus parce que nous n'étions absolument pas interchangeables au niveau de nos postes et qu'étant surchargée de travail, elle n'a pas franchement le temps de me montrer quoi que ce soit.

Ma 1ère crainte est celle du Conseil Municipal...

J'ai une réunion préparatoire avec les élus en septembre pour savoir ce qu'ils souhaitent faire passer au Conseil ou non.
Donc, je sais qu'une fois cette réunion passée, je dois envoyer les convocations ainsi qu'une note de synthèse (non obligatoire car moins de 1000 habitants mais souhaitable à priori), je dois également afficher la convocation à la porte de la Mairie.

Je sais que le Conseil doit s'ouvrir avec l'approbation du précédant PV, tout ça tout ça, mais ensuite.....mystère......

En regardant ses PV de Conseil, je vois qu'elle y note la description de la délibération (le pourquoi du comment), le conseil a voté (bla bla bla) et en dessous elle réécrit la délibération ce qui fait qu'on se retrouve avec 2 fois le même texte ou presque dans le PV. Est-ce nécessaire? Ce PV est ensuite affiché et collé dans un registre.

Bref, que doit-on noter dans le PV? A qui l'envoyer et qu'en faire ensuite?

Pour les délibs, j'ai un modèle et ensuite je dois à priori le déposer sur le site de la Préf pour le contrôle de légalité...
Pffff tout ça est bien confus pour moi et je ne commence la formation de secrétaire de Maire qu'en septembre et bien sûr je ne sais pas quand nous allons aborder ce thème.

Je vous avoue être très angoissée d'autant que la personne qui va arriver pour aider en septembre ne fait que la compta donc je vais devoir gérer tout le reste seule, le boulot de ma collègue en plus du mien....

Donc, si quelqu'un avait une fiche explicative ou de modèles, cela m'aiderait...

D'avance merci pour vos réponses à cette question et à toutes celles qui vont suivre dans les prochains mois....

[Lecat]

La tenue d'une réunion du conseil municipal engendre la rédaction de trois sortes de documents, qui se recoupent :

- Le compte rendu, qui doit être affiché dans la semaine qui suit (et publié sur le site internet si la commune en a un), récapitule brièvement les décisions prises pour que tous les citoyens en aient rapidement connaissance.

- Les délibérations elles-mêmes (les extraits du registre des délibérations, pour être tout à fait exact), complètement rédigées. Elles ne peuvent être exécutoires (mises en œuvre) qu'à deux conditions : qu'elles soient publiées (c'est-à-dire rendues publiques) et parvenues au contrôle de légalité en préfecture (à quelques courtes exceptions près). Pour ma part, je rédige rapidement les délibérations après la séance de sorte que le compte rendu est en fait constitué du texte des délibérations les unes à la suite des autres. Les délibérations envoyées et publiées sont en principe signées du maire. Le registre des délibérations, qui rassemble toutes ces délibérations, doit, lui, en principe être signé des conseillers pour chaque séance. Pour ce faire on ajoute simplement après les délibérations d'une séance un feuillet ou tous peuvent signer.

- Le procès-verbal, qui est théoriquement rédigé par le conseiller municipal qui est secrétaire de séance (c'est très théorique la plupart du temps, mais pas absolument toujours), qui retrace le déroulement de la séance, avec les délibérations prises ainsi que les questions diverses en fin de séance. Dans ma commune, ce qui est courant, je rédige le procès-verbal, qui reprend pour les délibérations le texte exact envoyé en préfecture et publié, ainsi que le résumé des questions diverses et autres bricoles, qui est simplement vérifié, avalisé, par le maire et le secrétaire de séance. Seul le secrétaire de séance est tenu de signer le PV.
Le procès-verbal n'est envoyé à personne, mais est librement consultable par tout citoyen.

[Secmair]

Bonjour,
Tu dois envoyer les convocations 5 jours francs avant le conseil au minimum et afficher cette convocation sur le tableau d'affichage, une note de synthèse oui pourquoi pas (perso: je fais une note que pour les gros dossiers type modification du régime indemnitaire, les gros devis sup à 10 000 euros).

Après tu assistes au CM? si oui je t'encourage a te rapprocher du secrétaire de séance, c'est un élu nommé en début de séance pour la rédaction du PV.
Dans la pratique, je suis à coté du maire et je m'occupe du PV...

ils débattent des délibérations les votent ou les adoptent à l'unanimité. ton boulot est de savoir si tu as le quorum (en gros la moitié des conseillers arrondis à l'entier supérieur ex 15 conseillers pour atteindre ton quorum il te faut 15/2=7.5 donc 8 conseillers) sinon tes délibérations ne sont pas légales.

Les délibérations sont :
à Afficher sur le tableau d'affichage dit à la porte de la mairie pendant au moins 15 jours. (perso je les laisse de conseil à conseil)
à Transmettre au contrôle de légalité la préfecture via acte si tu as
à notifier aux intéressé(e)s
être visée si elles sont suivies de la prise d'un arrêté du Maire.

Ton PV:
retrace l'ensemble des débats et contient les questions diverses
doit être afficher (pour ma part j'affiche un résumé) si possible, il est consultable sur le site de ma mairie

cdlt

secmair

[Lecat]

Il y a souvent confusion, mais au sens propre c'est le compte rendu qui doit être affiché. Cependant, comme rien n'empêche d'utiliser le PV comme compte rendu, ce qui se fait pas mal, c'est souvent du pareil au même.

[Secmair]

[Anienka]

Merci pour vos conseils, je vais essayer de suivre mais j'ai encore un doute sur quelque chose.
Dans ses PV, ma collègue présente comme suit :

Thème de la délib
bla bla explicatif
Après en avoir délibéré, le Conseil Municipal décide à l’unanimité xxxxxxx
DCM n°xxxxxx : nom de la délib
Délibération
re bla bla (le même qu'au dessus)
Après en avoir délibéré, le Conseil Municipal décide à l’unanimité xxxxxxxx

Je vous avoue que cela rend les relectures de PV très pénibles étant donné que tout se répète deux fois et que c'est ce qui est affiché devant la Mairie. Par conséquent, ça se termine en format réduction parce qu'on a 15 pages à chaque fois.

Donc ma question, est-on obligé de notifier dans le PV, la délib entière et si oui, peut-on juste mettre dans ce cas là uniquement la délib comme suit sans réexpliquer 15 fois les mêmes choses?
DCM n°xxxxxx : nom de la délib
bla bla explicatif
Délibération
Après en avoir délibéré, le Conseil Municipal décide à l’unanimité xxxxxxxx

[Secmair]

Bonjour,

exemple
apres avoir repris les éléments du conseil :

MAIRIE DE XXXXXXXX
REUNION DU CONSEIL
SEANCE DU XX XXXXXX 2017

L'an deux mil dix-sept, le 13 juin à dix-neuf heures.
Le conseil municipal de la commune d'XXXXX, dûment convoqué, s'est réuni en session ordinaire à la mairie, sous la présidence de M. XXXXXXX.
Date de convocation du conseil : XX/XX/2017
Nombre de conseillers: En exercice : 15 Présents: 15 Votants : 15
Présents : Mmes XXXXX, XXXXXX, XXXXXXX,
Mrs XXXXXX, XXXXXX, XXXXXX
Absents excusés : Mr XXXXXXX

Mme XXXX XXXXXXXXXX a été élue secrétaire.

Le compte-rendu de la précédente réunion de conseil est approuvé

- Achat d’un Engin de Désherbage Thermique (201706D0001)

Monsieur le Maire soumet au Conseil un devis pour l’acquisition d’un engin de désherbage thermique pour un montant de 2290 €HT, en effet ce type de matériel est rendu nécessaire avec l’application de la loi LABBÉ interdisant à la Commune d’utiliser des produits phytosanitaires pour l’entretien de la voirie (à l’exception des équipements sportifs et du cimetière).

Après délibération, à l'unanimité, le conseil décide :
- d’autoriser l’acquisition de l’appareil.

- Achat d’un Engin de Terrassement (201706D0002)

Monsieur le Maire soumet au Conseil un devis pour l’acquisition d’un engin de Terrassement pour un montant de 7 290 €HT, en effet l'achat de ce type de matériel est rendu nécessaire pour que les agents puissent effectuer des travaux sur la voirie communale en respectant la politique de lutte contre les troubles musculo-squelettiques.

Après délibération, à l'unanimité, le conseil décide :
- d’autoriser l’acquisition de l’appareil.

etc etc....

tu les mets à la suite et à la fin les questions diverses puis
Séance levée à 22 heures 30

puis la page des signatures

et hop un PV tout frais
Bon week end
Cldt

[Lecat]

À peu près pareil ici.
Un truc à retenir : l'idée que plus une délibération est longue et plus elle est juste est complètement fausse, même si elle est très répandue. Et dans cet esprit j'ajoute qu'il ne sert à rien de viser quarante codes et mille articles en introduction pour une affaire évidente.
D'autant plus qu'on a en principe un devoir d'intelligibilité : dans la mesure du possible, il faut tourner les délibérations pour qu'un citoyen intéressé puisse les comprendre.

[Anienka]

Oh la la, ça me soulage....je suis vraiment angoissée pour la reprise de son poste et cette présentation compliquée ne m'arrangeait pas du tout vu que moi même je n'y comprenais rien.....

Donc on va au plus simple et on ne renote pas 50 000 fois les mêmes choses dans un PV, coooooool

[ceciler]

Attention, s'agissant du registre, il faut de préférence y faire figurer le PV et non les extraits de délibérations. Des extraits sont faits pour être... extraits
une collection d'extraits pourra être tenue à part pour faciliter la consultation, conservation des pièces annexes que l'on ne met pas dans le registre etc.
cf. http://archives.valdoise.fr/data/circul ... tres_3.pdf

[Lecat]

Le truc, c'est que le CGCT laisse un flou, c'est-à-dire qu'il parle de procès-verbaux et d'un registre des délibérations, mais à aucun moment n'explique s'il s'agit ou pas de la même chose... J'ai rien contre les circulaires, mais pour assimiler les deux documents je ferais davantage confiance à une jurisprudence.
Pour le coup, on tient ici les deux, ce qui ne change pas grand-chose question boulot : on a un registre qui ne contient que les délibérations (signées des conseillers) et un registre qui contient les PV (donc délibs + discussions, questions diverses, etc... signés du secrétaire et du maire).

[MarieBrisingamen]

S'agissant du registre, il est nécessaire de faire relier tous les ans à la fin de chaque année les délibérations du conseil municipal par une relieur agrée (toile enduite type Buckram). Effectivement, ce sont les délibérations à faire relier et non pas les extraits, qui ne rendent pas compte de la totalité des décisions prises par le CM, seulement des extraits comme son nom l'indique. Je précise en plus que ce sont les délib originales à faire relier et non pas celles qui reviennent du contrôle de légalité.
Il faut également faire relier les arrêtés pris par la collectivité à la fin de chaque année. Il faut relier les arrêtés du personnel à part, pour des raisons de confidentialité. Vous pouvez également séparer les arrêtés temporaires des autres types d'arrêtés (police, urbanisme, etc.) puisque ceux-ci sont éliminables après 5 ans. Comme les arrêtés temporaires représentent environ la moitié des arrêtés pris dans l'année, les économies que vous pouvez faire au moment de la reliure sont importants.

Cordialement.

[Secmair]

Bonjour,
La reliure en fin d'année dépend de la taille de la collectivité, chez nous c'est tous les deux ans...


édit : merci webmestre, j'aime que mes archives brillent

[MarieBrisingamen]

Bonjour,
Effectivement j'avais oublié cette précision. Seules les communes de plus de 1000 habitants sont tenues de faire relier leurs registres tous les ans. Pour les autres, cela varie en fonction de la quantité, en sachant que tous les 5 ans est un minimum.

[ceciler]

Le truc, c'est que le CGCT laisse un flou, c'est-à-dire qu'il parle de procès-verbaux et d'un registre des délibérations, mais à aucun moment n'explique s'il s'agit ou pas de la même chose... J'ai rien contre les circulaires, mais pour assimiler les deux documents je ferais davantage confiance à une jurisprudence.
Pour le coup, on tient ici les deux, ce qui ne change pas grand-chose question boulot : on a un registre qui ne contient que les délibérations (signées des conseillers) et un registre qui contient les PV (donc délibs + discussions, questions diverses, etc... signés du secrétaire et du maire).

Les PV doivent être signés également des membres présents à la séance selon moi, comme précisé dans le CGCT
"Chaque feuillet clôturant une séance rappelle les numéros d'ordre des délibérations prises et comporte la liste des membres présents avec, en regard, une place pour la signature de chacun d'eux ou, éventuellement, la mention de la cause qui les a empêchés de signer."
https://www.legifrance.gouv.fr/affichCo ... oldAction=

Un PV doit être le reflet de ce qui s'est passé pendant la séance. Il contient donc les délibs dans leur intégralité, telles qu'elles ont été présentées et votées.
A mon sens pas besoin de faire un 2è registre avec des extraits, cela fait double emploi ?