archivage papier - dématérialisation - archive informatique

[suppr]

Bonjour,

A l'heure de la dématérialisation, que conservez-vous comme documents papiers de votre comptabilité :
- une copie de chaque mandat ou uniquement une copie du bordereau ?* (*pas d'obligation de garder une copie papier de chaque mandat me semble-t-il, ai-je tort ?)
- une copie de chaque facture ? y compris une copie papier des factures arrivées par Chorus pro ?
- Pour certains fournisseurs ou marchés, produisez-vous une copie papier de chaque bordereau et mandat de paiement pour insérer dans le dossier de suivi du marché ?

Je souhaiterais réduire les copies papier produites par ma collectivité mais je souhaite m'assurer que je ne vais pas fragiliser l'archivage. Car l'archivage a long terme de données comptables sur informatique me semble encore fragile (en cas de changement de logiciel notamment)

Qu'en dites-vous ?

Merci par avance de vos réponses !

[bea4915]

bonjour

moi je garde une copie du bordereau signé agrafé avec les factures correspondantes (y compris les factures Chorus), + une copie des factures dans le dossier de marché, tout ça n'est pas obligatoire, et d'ailleurs ça avait fait hurler le formateur quand j'avais expliqué ça lors d'une formation démat, cependant il ne se rendent pas compte
-que chez moi les élus ont entre 50 et 70 ans et que ne pas avoir de copie papier est une aberration pour eux
-que l'archivage sur support informatique ou sur cloud n'a que 50 ans max d'histoire derrière lui contrairement au support écrit qui a quelques millénaires et quand on voit qu'on n'a plus les supports pour lire les cassettes, les disquettes, et même maintenant les CD, on se demande comment les générations futures vont pouvoir consulter nos archives, si dans 2000 ans ils trouvent un CD lors de fouilles archéologiques ils sauront le lire vous croyez ?

La démat c'est bien pour l'envoi de flux, mais pour le stockage pour moi rien ne vaut le papier (sans vouloir passer pour un vieux machin rétrograde )

[suppr]

Merci,

Je partage votre avis.
Cependant ma collectivité tient à l'édition de chaque mandat et je trouve que c'est un peu redondant avec le bordereau + facture tamponnée.

[bea4915]

le mandat papier ne sert à rien à mon avis

[suppr]

Merci

[Lecat]

Itou ici : conservation du mandat sur papier et conservation de la facture sur papier, parce qu'en effet je suis assez méfiant sur la durée dans le temps de la conservation strictement électronique, sauf à y mettre des moyens très conséquents que même des collectivités importantes ne mettent en réalité pas.

[Melle Laly]

bonjour,
j'ai travaillé en lien direct avec les archives de France.
du coup il faut savoir que les mandats et factures ne se conservent que 10 ans avant destruction.
De plus les facture reçues de manière dématérialisées doivent être archivées de leur format de réception.
Les ADF autorisent l'archivage numérique jusqu'à 10 ans justement (au delà ils estiment qu'on n'a pas assez de recule)

De mon côté, j'imprime un bordeaux pour faciliter la vie de mes élus, mais sinon je n'imprime pas les factures reçues par mail ou par chorus et n'imprime plus les mandats non plus.
par contre je conserve une version numérique de toutes mes factures
Bonne journée

[suppr]

Merci pour votre réponse, c'est très intéressant.
Comment est-ce que vous classez vos factures dématérialisées, par n°de bordereau ou mandat ?
Cordialement,

DB

[Melle Laly]

Je les classe par année et par n° de mandat.

[suppr]

Merci

[Cricricb]

Bonjour
Dans notre collectivité, nous gardons la ou les facture(s) et les bordereaux de mandats signés du Maire et tout est agrafé.
bonne réception
cricri

[cathie83]

Classement vertical pour le moment des factures arrivées papier, mais je pense que nous allons faire bientôt un grand feu de joie.

En effet les documents partent dématérialisés au mandat et sont donc stocké et archivée dans le silo ATLAS. Vous pouvez visualisez toutes vos factures en interrogeant les mandats sur HELIOS (accès et droits donnés par votre trésorier).

De plus notre parapheur électronique stocke également les bordeaux avec leurs pièces il en est de même pour logiciel de gestion financière.

Nous avons donc trois possibilité de consulter les pièces justificatives alors le papier ...

Nous n'éditons plus rien mais effectivement les PJ arrivées papier doivent être conservées papier et les PJ arrivées électroniquement doivent être conservées électroniquement.

J'espère une évolution de ce côté là pour ne plus avoir à conserver de PJ papier.