Bonjour,
Je viens de prendre mes fonctions dans une mairie d'une petite commune rurale, pour remplacer la précédente secrétaire (départ en retraite). Je suis donc seule au bureau depuis quelques semaines.
Je tiens déjà à vous remercier pour ce forum qui est une mine d'or pour les nouveaux venus comme moi ! J'ai déjà parcouru pas mal de sujets. Je pense que j'aurai encore des tonnes de questions (!!) mais le sujet sur lequel je me penche ce sont les demandes (constantes) des usagers. Je veux dire par là les diverses remarques, plaintes, questions au sujet de la voirie, des déchets, des réseaux, etc...
Comment traitez vous ces demandes?
J'arrive du privé où tout était régi par des procédures bien définies, avec traces écrites. Là on fait un peu au fil de l'eau, en le signalant aux élus concernés mais j'ai rarement un retour et au final je ne sais plus trop ce qui a été résolu ou toujours en attente. Résultat l'usager revient et râle (normal) sans que je sache où en est sa demande, et je me sens bien mal à l'aise de toujours dire "oui je transmets", ou "oui les élus sont au courant"...
Je pensais faire une sorte de cahier des demandes avec date et trace écrite pour indiquer si traité ou non, quelle suite donner... Avez vous des choses similaires chez vous? Une procédure particulière? Peut-être que c'est totalement irréalisable mais je ne vois pas trop comment faire pour me sentir plus sûre de moi à l'accueil.
Merci de votre aide !
Toute nouvelle secrétaire de mairie
Règles du forum
Avant de poster, merci de vérifier :
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- que vous êtes bien dans le forum en rapport avec le sujet que vous allez exposer (voir description sous chaque forum) ;
- si votre question n'a pas déjà été postée en utilisant la fonction recherche.
Re: Toute nouvelle secrétaire de mairie
Bonjour, c'est vrai qu'au début toutes ces demandes ne sont pas faciles à traiter comme ça.
De mon côté je me suis créer une sorte de carnet que j'ai relié avec la date de la demande, l'interlocuteur (nom, contact), l'objet de sa demande, une case pour la suite à donner. Quand la demande est finie d'être traitée je surligne ou je barre.
Souvent les élus mettent soit du temps à répondre, soit ne donne pas de nouvelles, dans ce cas je n'hésite pas à les relancer.
De mon côté je me suis créer une sorte de carnet que j'ai relié avec la date de la demande, l'interlocuteur (nom, contact), l'objet de sa demande, une case pour la suite à donner. Quand la demande est finie d'être traitée je surligne ou je barre.
Souvent les élus mettent soit du temps à répondre, soit ne donne pas de nouvelles, dans ce cas je n'hésite pas à les relancer.
Fl0 
Re: Toute nouvelle secrétaire de mairie
Un petit tableur excel peut suffire à noter les demandes, la transmission (date et à qui) et la suite donnée
Re: Toute nouvelle secrétaire de mairie
Merci beaucoup pour vos réponses, ça rejoint ce que j'avais en tête.
Je vais essayer de mettre ca en place dès cet automne !
Je vais essayer de mettre ca en place dès cet automne !
Re: Toute nouvelle secrétaire de mairie
Pas de soucis.
J'avais essayé de faire avec un tableau Excel de mon côté, mais je préfère le papier.
C'est toujours bien de tester différentes choses pour voir ce qu'il vous convient le mieux.
J'avais essayé de faire avec un tableau Excel de mon côté, mais je préfère le papier.
C'est toujours bien de tester différentes choses pour voir ce qu'il vous convient le mieux.
Fl0
Re: Toute nouvelle secrétaire de mairie
Bonjour,
Personnellement pour toutes demandes, réclamations, plaintes concernant le voisin ou la voisine etc je demande à l'administré un écrit.
Ce courrier est enregistré puis transmis à l'élu en charge ( Maire, adjoint etc) pour réponse et/ou action de sa part.
L'avantage des écrits est dans ce cas de transmettre les demandes mais surtout de pouvoir relancer l'élu si besoin.
De ton côté tu as fait ton travail tu as écouté et transmis le demande. Le plus c'est d'arriver à relancer l'élu pour avoir une date approximative d'intervention.
De mon côté sur la demande outre la date de réception, je note à qui je la communique et demande d'avoir un retour. Apres j ai un code couleur en fonction de l’urgence, bien évidemment le rouge c 'est pour les dossiers peu importants
Cdlt
Personnellement pour toutes demandes, réclamations, plaintes concernant le voisin ou la voisine etc je demande à l'administré un écrit.
Ce courrier est enregistré puis transmis à l'élu en charge ( Maire, adjoint etc) pour réponse et/ou action de sa part.
L'avantage des écrits est dans ce cas de transmettre les demandes mais surtout de pouvoir relancer l'élu si besoin.
De ton côté tu as fait ton travail tu as écouté et transmis le demande. Le plus c'est d'arriver à relancer l'élu pour avoir une date approximative d'intervention.
De mon côté sur la demande outre la date de réception, je note à qui je la communique et demande d'avoir un retour. Apres j ai un code couleur en fonction de l’urgence, bien évidemment le rouge c 'est pour les dossiers peu importants
Cdlt
Re: Toute nouvelle secrétaire de mairie
Merci pour ce complément de réponse. C'est vrai qu'un écrit c'est l'idéal ! je commence à trouver mes marques et tout ça va se mettre en place petit à petit ! 