passage au pes V2

[isabelle receveur]

Bonjour

Nous souhaiterions bénéficier des recours d'expérience concernant le scannage des pièces à transmettre par voie dématérialisée et notamment une méthodologie pour nommer les pièces scannées.

Merci par avance

Receveur Isabelle
Cellule Marchés Publics
Communauté d'Agglomération de Forbach Porte de France
Tel : 03.87.85.55.53
Email : isabelle.receveur@agglo-forbach.fr

[Emeline10]

Bonjour,

dans ma collectivité, tous les courriers sont enregistrés dans un chrono à l'arrivée en Mairie.
Un numéro d'enregistrement est attribué à chaque document.
Quand les factures arrivent en compta, elles sont scannées par une personne du service puis renommées suivant cette trame : FAC.ANNEE.N° ENREGISTREMENT.FOURNISSEUR
Le millésime permet d'avoir un nom unique.
Le n° d'enregistrement permet de retrouver plus facilement une facture (par rapport au fait de mettre le numéro de facture).
Cela fait plus d'un an que l'on fonctionne comme ça et ça fonctionne bien.

Pour les RIB, on marque simplement "RIB FOURNISSEUR".
Pour les devis, comme ils sont engagés, ils sont nommés suivant le n° d'engagement : "ENG.2014.xxxxxx.FOURNISSEUR".

Pour les autres documents (contrats, OS, etc.) nous n'avons de méthodologie particulière.

[chrifleur]

bonjour
voici ce que préconise ma trésorerie
les bordereaux de mandats et titres signés me seront communiqués
j'aimerais si possible que:
- le fonctionnement , l'investissement et la paye figurent sur des bordereaux séparés
- les bordereaux ne comptent pas plus de 10 mandats
- les recettes ou les mandats à régulariser figurent sur un bordereau propre.
au début du mois n+1, vous recevrez la liste des dépenses à régulariser du mois n ainsi que celle des recettes.
lors de l'émission des mandats et titres, il faudra bien indiquer le numéro de la pièce.
pour les emprunts, la trésorerie règle les annuités à la date voulue; à réception de la liste des dépenses à régulariser, le mandatement s'effectue depuis rubis; les emprunts doivent impérativement avoir été intégrés dans RUBIS pour que le numéro d'emprunt apparaisse dans le flux.
1) concernant l'actif, les numéros d'inventaire devront être indiqués; je vous propose une numérotation commune à tous à savoir:
-pour le mobilier, matériel, terres, batiments ( 21...)
N° mandat /année/ article budgétaire
- pour les travaux en cours:
N° article budgétaire/année/compte d'imputation définitive
2) concernant les marchés, si vous disposez d'une numérotation propre , vous pouvez l'utiliser
dans le cas contraire, on pourrait retenir:
nombre numérique(1,2,3...) / année
par ex 1/2014...
ne pas oublier de typer marché + numéro de marché
en plus de l'exemplaire scanné joint en pièce jointe,j'aimerais qu'un exemplaire papier me soit communiqué.
en cas de cession de créance, le double de la cession vous sera adressée afin que vous la scanniez et que vous l'ajoutiez aux pièces jointes; vous devrez indiquer le compte bancaire figurant sur la cession.
si vous avez des anomalies dans un flux, il est préférable de le supprimer et de recommencer tout de suite.
avant de valider la signature électronique, faire signer un bordereau de mandat ou de titre papier au maire.
si un mandat ou un titre est rejeté ou suspendu, un message accompagné d'un courrier vous sera adressé; de même j'aimerais qu'un message me soit adressé pour tout envoi complémentaire issu de la suspension.

pour les factures scannées il est recommandé ceci :
année/fact N°/nomfournisseur
les devis sont nommés de la même façon
les autres pièces RIB
RIB +nom
ou convention
année /N° convention/ nom du fournisseur

[webmestre]

Et la question est :

expérience concernant le scannage des pièces à transmettre par voie dématérialisée et notamment une méthodologie pour nommer les pièces scannées

[Pachounette]

Bonjour,

Une fois les factures scannées et traitées, vous les mettez dans un dossier par mois, par fournisseur, ..., vous avez un logiciel comme Docugeb ou autre ? Je parle des factures dématérialisées, pas papier.

Merci.

[Emeline10]

Dans ma collectivité, nous faisons à peu près 2 500 mandats par an, et pour le moment nous faisons seulement un dossier annuel pour ranger les factures.
Etant donné qu'elles sont classées par n° d'enregistrement et que le fournisseur est indiqué, nous n'avons pas trop de mal à les trier.

Quand je veux chercher par fournisseur, je vais une recherche dans le dossier ou je regarde dans la fiche du logiciel.

[webmestre]

Et encore une fois :

Et la question est :

expérience concernant le scannage des pièces à transmettre par voie dématérialisée et notamment une méthodologie pour nommer les pièces scannées

[varniere]

Bonjour,

nous nommons nos PJ scannées comme ci-dessous :

Les Bons de commande : n° de la commande + nom du fournisseur.pdf
Frais de déplacement : CODE BUDGET + D + FD + DATE (JJMMAAAA) + NOM AGENT OU ELUS.pdf
Subvention versée : CODE BUDGET + D + SUBV + DATE (JJMMAAA) + NOM ATTRIBUTAIRE.pdf
Subvention reçue : CODE BUDGET + R + SUBV + DATE (JJMMAAAA) + NOM SUBVENTIONNEUR.pdf
Carte achat : CARTE ACHAT + CODE COLLECTIVITE + MOIS.pdf
Facture recette : CODE BUDGET + R + FACT + DATE (JJMMAAAA) + NOM CLIENT.pdf
les PJ des Marchés : ANNEE(AA).N°(XXX) nom de la PJ.pdf
RIB : Code Tiers (XXXX) + RIB + Nom fournisseur

Vous allez me dire mais où sont les factures ? C'est notre logiciel qui le gère automatiquement.

cette Pièce n'est pas scannée mais est envoyé en trésorerie (promis seul Hors-sujet)
Rôle Personnel : Siret de la collectivité-ANNEE(AAAA)-ETAT_PAYE-MOIS(MM).hhl (demande DGFIP)

Cordialement,