Grosses difficultés stagiaire mairie

[fdneu]

Bjr, j'ai été nommé en qualité d'adjoint administratif 2ème classe en février 2014(juste avant les élections) pour assurer les fonctions de secrétaire de mairie à la suite d'un départ en retraite. Pendant 2 mois, j'ai pu voir avec mon prédécesseur "une partie" des dossiers en cours mais de façon "sommaire".
Depuis les élections, je suis seul à assumer cette fonction et c'est là que les problèmes ont commencé: la municipalité a changé et les nouveaux élus n'ont aucune expérience et ne passent quasiment jamais à la mairie et "gérent la commune" par mail!...Le Maire ne communique avec moi que par post- it et mails "sommaires" et ne connait quasiment pas son village, tout comme moi qui ne suis pas originaire de là...
De plus, pour mon malheur, l'ancienne secrétaire de mairie(qui m'a recruté) était très amie avec l'ancien maire et détestait celui qui est en poste aujourd'hui(ce que je ne savait pas). Découle de cette situation tout une kyrielle de vices de procédure qui entravent toute mes actions, comme si le "terrain avait été miné"... Pour exemple: aucun arrêté de nomination pour moi et pour l'employé communal(nommé en 2013) n'ont été transmis au CNFPT(ce qui est le cas pour tout le personnel:5 personnes qui ont toutes été titularisées sans stage d'intégration), pire:l'arrêté de nomination de l'agent communal n'avait même pas été transmis au cdg!!! Les arrêtés de mise à la retraite: c'est pareil!
Des documents ont été détruits ou ont disparus curieusement...Enfin tous les derniers arrêtés (dont le mien) ne comportent aucune reprise d'ancienneté privée, pas de NBI...
La situation devient très difficile dans ces conditions, en sachant que ma formation a été plus que "sommaire"(j'ai bénéficié d'un reclassement professionnel car je n'étais pas "administratif "avant mon recrutement: RQTH) Que faire? Attendre un liceciement pour insuffisance professionnelle alors que je n'ai quasiment pas été formé et que tout a été "piégé" avant mon arrivée? Merci de vos réponses

[Lecat]

Sur le détail des arrêtés, déjà :
-- On n'envoie pas les arrêtés de nomination au CNFPT. On les contacte simplement pour caler avec eux les formations nécessaires aux agents. Eux ne déclenchent rien de leur côté.
-- Pour la reprise d'ancienneté, et le reclassement d'échelon afférent, il n'est pas nécessaire que ce soit fait à la nomination. Les arrêtés peuvent être pris aujourd'hui, et l'effet est rétro-actif (il faudra prévoir des rappels sur la paie). Pareil pour les NBI. Si vous n'êtes pas à l'aise avec la rédaction de ces arrêtés, voyez avec votre centre de gestion pour qu'ils vous donnent les modèles.

Après, il faut savoir que commencer sur le tas... est le lot de nombreux secrétaires de mairie. C'est certes difficile, mais votre cas est loin d'être unique. Je pense qu'il faut regarder : avez-vous le sentiment tout de même d'avoir appris des choses au fur et à mesure, ou avez-vous le sentiment d'en être exactement au même point qu'au début ?

Par ailleurs, que dit votre maire actuel de la situation ?

[fdneu]

Rien car il ne vient quasiment jamais en mairie...sauf conseil municipal; il ne vient qu'une heure par semaine environ et en dehors de mes heures de travail, il "gére" beaucoup par mail et post- its...c'est assez ubuesque...

[GHM]

C'est le lot de beaucoup de secrétaires de mairie que de commencer sur le tas. Moi j'ai eu la chance d'avoir un Maire formidable sur mon premier poste qui passait environ 4 heures par jour tous les jours en Mairie, et qui m'a expliqué beaucoup de choses. Pour ton cas c'est dommage ça va te demander un peu plus de temps pour te mettre dans le bain et être opérationnel. Mais surtout ne te décourage pas et persévère, le jeu en vaut la chandelle

[fdneu]

La plus grosse difficulté c'est, d'une part, qu'il ne vient qu'une heure (environ) par semaine et surtout le week end(quand je ne suis pas là...), mais il n'a jamais été élu et ne sait pas ce qui s'est passé avant avec l'ancien Conseil...Le plus étonnant, c'est qu"il est persuadé de tout comprendre en une heure(quand il passe) parce qu'il fait des études de droit public(il est étudiant). Et, de plus, aucun adjoint ne passe à la mairie quand il est absent: je suis seul, toute la semaine, à gérer une commune de 500 habitants. Est- ce logique?

[Véro au boulot]

Non, ce n'est pas logique mais cela arrive malheureusement fréquemment

Demande à ton Maire de modifier tes heures de travail pour que vous passiez un peu de temps ensemble... Ne peut-il pas se rendre disponible 1/2 journée en semaine ? Pareil, demande au Maire d'avoir un peu plus d'aide des adjoints...

Pour une commune de 500 habitants seul sans aide des adjoints, ce n'est pas possible. Déculpabilise-toi

Ce que je trouve surprenant, c'est qu'on a pu titulariser des agents sans formation d'intégration... Mais si le CDG n'a pas eu les arrêtés, ça peut se comprendre As-tu appelé le CDG pour éclaircir cette situation ? Parce que ça risque de poser problème tôt ou tard...

Pour moi, c'est la première chose à faire, histoire de recadrer tout ça et repartir sur des bases saines.

Sinon, bon courage ! Si ça peut te consoler (un peu), nous sommes beaucoup ici à avoir vécu ce que tu vis Et on a réussi à sortir la tête de l'eau...

[Lecat]

Je confirme : même en petite commune de 500 habitants, un maire qui ne passe pas au moins deux fois par semaine (ô chance, le mien passe presque tous les jours), ne serait-ce que pour signer ce qui est à signer, prendre les doléances et discuter des problèmes en cours, c'est en effet un souci.

Pour ma part, et comme beaucoup de collègues, si j'ai la chance d'avoir un maire retraité j'ai des adjoints, certes de bonne volonté et dégourdis, mais qui travaillent et sont donc peu disponibles. Ça oblige à du travail en plus de mon côté, parce qu'on se retrouve souvent dans ce genre de cas à devoir prendre des décisions au jour le jour sur la "petite gestion" faute d'élus pour le faire, ou à décrocher par exemple le téléphone pour des pré-négociations qui seraient ordinairement assurées par le 1er adjoint. On est contraint de se mettre plus en avant, plus en responsabilité. Mais c'est encore faisable, si on a la tête sur les épaules, et qu'on dispose de la confiance du maire (très important dans notre métier).

Par contre, sans presque de maire, c'est encore autrement coton a priori...

Dans votre cas, qui prend les décisions urgentes, et comment, qui contacte les fournisseurs pour les achats importants, quand les bons de commande sont-ils signés, qui donne leurs consignes aux autres agents ?

[fdneu]

Tout se passe par mail. Les décisions urgentes sont différées. Et il n'y a plus de bons de commande important, la commune essaye de ne plus rien acheter mis à part les fournitures courantes. Pour les consignes: moi et l'employé nous nous débrouillons avec ce que l'on sait.

[GHM]

Sincèrement pour la formation d'intégration je ne suis pas sûr que ça l'aidera beaucoup, pour ma part ça s'est résumé à 5 jours de perdus car je savais déjà tout ce qui s'y est dit pendant une semaine

Après c'est vrai que ça doit être pénible d'avoir un Maire qui ne passe jamais en Mairie et systématiquement quand tu n'es pas là. De là deux solutions pour les décisions "urgentes" à prendre : soit tu ne fais rien et tu leur fais comprendre qu'il faut qu'ils soient plus présents; soit tu décides sans leur demander et tu leur fais aussi comprendre d'être plus présents. Dans les deux cas ça les fera bouger. En même temps quelle idée d'élire un Maire étudiant

[Véro au boulot]

D'accord avec GHM pour élire un maire étudiant Surtout pour une commune de 500 habitants où le maire est tout le temps sollicité !

Pour la formation d'intégration, certes, on pourrait s'en passer (enfin, pour certains agents...), mais le problème n'est pas là. Le problème, c'est que normalement, la non participation à cette formation bloque la titularisation. J'ai un agent qui a failli en faire les frais : j'avais oublié de l'inscrire à cette satanée formation (heureusement que le CNFPT veillait =D> ).

Les adjoints n'ont pas d'arrêtés de délégations ? Qui signent chez vous ? Uniquement le maire ?

Pour l'urbanisme, par exemple, vous faites comment ??

Moi, j'aimerais bien que des adjoints soient moins présents

[Lecat]

La formation d'intégration est une obligation légale, mais elle est effectivement dépourvue de sens pour nous autres, secrétaires de mairie. J'y ai moi aussi perdu du temps, attendu que ce qu'on y enseigne est la base sans laquelle nous ne pourrions même pas avoir pris notre poste de toute façon. Ou alors il faudrait aller dans cette formation d'intégration avant la prise de poste elle-même...
Au final, je me suis trouvé avec un des formateurs à être son aide de cours plutôt que son élève...

EDIT: Grillé par Vero !

[Véro au boulot]

YYYEEEESSSS, j'ai grillé Lecat

[GHM]

Les adjoints n'ont pas d'arrêtés de délégations ? Qui signent chez vous ? Uniquement le maire ?

Pour l'urbanisme, par exemple, vous faites comment ??

Cette question est pour moi Véro ? Alors pour répondre oui les adjoints ont des délégations mais ne passent quasiment pas en Mairie et je ne vais pas m'en plaindre au contraire. Après j'ai une délégation de fonction d'officier d'état-civil et une délégation de signature pour quasiment tout le reste, urbanisme compris; mais je ne m'en sers quasiment jamais vu que les Maires sont presque toujours présents

[Véro au boulot]

Non, c'était pour fdneu

Perso, j'ai refusé les délégations de signature. Pas parce que je ne voulais pas de responsabilités, mais parce que je voulais que mes nouveaux élus soient impliqués dans leurs délégations.

Moi aussi, j'ai des élus qui viennent régulièrement. Le premier adjoint est là tous les jours (matins et après-midi), les autres un peu moins... Le Maire, qui est aussi vice-président à la comcom et Président du Pays, trouve toujours le temps pour qu'on parle ensemble des gros dossiers. Et on a chaque vendredi, pendant environ 3h, une "réunion élus/technicien" (le technicien, c'est moi :p), où on fait le bilan de la semaine écoulée et on parle des projets à venir. Ca roule bien comme ça Et sauf cas exceptionnels, ils sont toujours tous présents (enfin, juste le maire, les adjoints et moi).

[fdneu]

Merci pour vos réponses. Mais, je crois, que vos solutions ne pourront pas fonctionner car, malheureusement, ils semblent croire que tout ce passe comme çà: il suffit d'envoyer un mail avec son smartphone ou un sms:"faites cela pour tel jour...point." D'autant que, surtout le premier adjoint, ne répond jamais au téléphone:" il faut lui laisser un message et il envoie un mail ou répond 2 à 3 jours plus tard...", en plus de ne pas venir en mairie...:c'est assez compliqué. Je n'ai peut être passé qu'une ou deux heures en mairie avec ce 1er adjoint depuis mars.( hors Conseil et en plusieurs fois car il passe, demande une information ou une photocopie et repart en disant "j'y vais, je n'est pas le temps"):il est pourtant en charge du personnel communal "extérieur", des travaux, de la voirie etc..." et retraité! Il n'a même jamais réuni sa commission.
Et, "il n'est pas là pour remplacer..." selon ses dires: Très compliqué!
Ils pensent même "qu'il n'est pas nécessaire pour eux de passer souvent en mairie, vu qu'il n'y pas grand chose à faire et qu'il y a 1 employé(moi) pour le faire...soit dit en passant "un employé qui coûte déjà à la commune mais moins que l'ancienne secrétaire(cat A) et ce qui n'est pas plus mal..."
à mediter...
Concernant les délégations: ils en ont mais c'est toujours le Maire qui" préfère signer" et personne d'autre n'a, pour l'instant, pris cette responsabilité sauf le 1er adjoint:1 fois. Je laisse tout dans le parapheur et, si le maire passe le week end ou parfois le soir ( mais quand je suis parti, bien souvent...), il signe ou sinon j'attends la prochaine fois. C'est très "particulier" dans cette commune, loin de ce que me disent les collègues du secteur, alors je me pose des questions?...