Quand on n'arrive plus à fournir... :(

Fonctionnement de l'assemblée délibérante (conseil municipal, général, régional, communautaire, syndical, d'administration). Election du maire et des adjoints. Délégations. Délibérations. Décisions. Arrêtés. Assurances.
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Anienka
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Enregistré le : dim. 26 févr. 2006 22:16

Quand on n'arrive plus à fournir... :(

Message par Anienka »

Bonsoir,
Voilà, je vous explique vite fait le problème...commune de - de 1 000 habitants, de nombreuses démissions suite à mésentente avec le Maire, élections partielles complémentaires et nouveaux élus.
Les nouveaux élus ont décidé de réellement s'acharner sur le Maire parce qu'ils ne l'aiment pas. Comme ils ne peuvent rien contre lui, car rien d'illégal, ils s'en prennent indirectement au secrétariat en surveillant tous nos faits et gestes et attendent que nous fassions une bourde pour couler le Maire (ils vérifient tous nos affichages, nos délais de publication, nos registres...)
Cela se manifeste également par des demandes incessantes sur tout et n'importe quoi. En 2 jours, j'en suis à 12 mails de 2 à 3 pages chacun demandant tout et n'importe quoi (dates d'adhésion à des syndicats, plans de trucs datant de 1900, délibération d'une autre instance à chercher, recherches aux archives, demande de toutes factures et devis en Mairie, courrier datant d'il y a 2 ans....) il leur arrive même de décider de gérer eux-même des dossiers à nous sans en parler en Mairie alors que nous les gérons également de notre côté d'où une cacophonie hallucinante.
Le Maire harcelé de toute part ne gère plus du tout la situation et nous passons nos journées à chercher tous ces documents inutiles. De fait, nous ramenons notre boulot de Mairie à la maison car nous n'avons clairement plus le temps de travailler sur place.
A quel moment allons-nous pouvoir l'ouvrir, concrètement? Nous avons fait une demande d'aide auprès de l'Association des Maires de France mais pas de réponse donc aucun texte pour les freiner, idem pour la Cada, pas de réponse.
Honnêtement, je ne tiendrai pas encore un an dans cette ambiance, c'est affreux d'avoir cette pression constante sur les épaules. Quels sont nos recours en tant qu'administratif? Puis-je me permettre de leur envoyer un mail pour les recadrer en leur rappelant que nous n'avons que 2 bras et qu'ils perturbent le bon fonctionnement des services?
D'avance merci pour vos réponses.
Modifié en dernier par webmestre le jeu. 21 mars 2019 12:04, modifié 1 fois.
Raison : Déplacé
GHM
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Enregistré le : mer. 22 juin 2011 18:35

Re: Quand on n'arrive plus à fournir... :(

Message par GHM »

La bonne approche je pense dans cette situation c'est d'ignorer leurs demandes et de les renvoyer vers le Maire. Et s'ils sont trop insistants, envoies les balader tout simplement. Après je sais parfaitement que tout le monde n'ose pas, et pourtant c'est de la santé des agents qu'il s'agit.
Mamz
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Enregistré le : mar. 3 avr. 2018 17:30

Re: Quand on n'arrive plus à fournir... :(

Message par Mamz »

Bonjour,
Je comprends ô combien la situation, ci-dessous quelques conseils appliqués dans ma collectivité, pour ne pas plonger :

- ne pas répondre aux demandes tout de suite : vous devez prioriser le travail, les demandes de documents sont secondaires, pire : cela donne l'impression que les agents n'ont finalement que ça à faire et qu'ils ne doivent pas être trop débordés pour répondre aussi vite !

- cesser d'amener du travail à votre domicile ;

- Accuser systématiquement réception des demandes ; (et rester très administratif : j'accuse réception de votre demande, elle sera traitée dans les meilleurs délais - cordialement) :evil:

- Pour se protéger en tant qu'agent (toujours la peur de communiquer quelque chose qui n'est peut-être pas communicable) : mettre en place une procédure par exemple un bordereau d'envoi de documents signé du maire ;

- Envoyer un rapport au maire, avec description (toujours rester factuels par contre - pas de prise de position surtout) de la situation actuelle, éventuellement communication à la médecine préventive, si vous êtes plusieurs l'avantage c'est que vous pouvez faire un seul écrit que vous signez ;

- "Puis-je me permettre de leur envoyer un mail pour les recadrer en leur rappelant que nous n'avons que 2 bras et qu'ils perturbent le bon fonctionnement des services?" - je déconseille fortement cela : cela pourrait s'apparenter à une prise de position pro-maire et anti-opposition, manque de neutralité, et les ennuis qui peuvent aller avec, ne jamais oublier que tout le monde est susceptible d'être élu un jour (d'autant plus dans les petits communes) et vous pouvez très bien dans quelques années avoir un exécutif composé d'élus de l'opposition actuelle ...

- Pourquoi ne pas créer une boite mail dédiée pour toutes les demandes, que vous vous interdisez bien sur de regarder 15 fois par jour, si l'on vous fait des reproches : "nous en recevons tellement que par peur d'en oublier nous préférons les recevoir sur une seule et même adresse mail" - vous passerez ainsi pour des agents consciencieux 8)


Pour terminer : nous, agents, ne pouvons pas faire grand chose face à cela, les élus étant dans leur droit pour les demandes, par contre en mettant en place des subterfuges, j'ai pu remarquer qu'ils se lassent très très vite. Aussi, et surtout, prendre beaucoup de recul et parfois être ferme : cela peut nécessiter de se défendre ou de se justifier mais toujours dans le respect bien sur. Je doute qu'une collectivité blâme un agent parce qu'il n'a pas répondu aux demandes de documents dans la semaine, par contre un mauvais comportement oui.

Bon courage
GHM
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Enregistré le : mer. 22 juin 2011 18:35

Re: Quand on n'arrive plus à fournir... :(

Message par GHM »

Il ne faut pas exagérer non plus Mamz, de ce que je comprends les élus ne viennent pas chercher l'information qu'ils sont en droit d'attendre; mais ils sont en train de creuser, creuser à la recherche de je ne sais quoi (franchement la date d'adhésion aux syndicats, qu'est ce qu'on en a à faire ?). Et ce n'est absolument pas prendre position pour le Maire que de leur faire passer le message (avec ou sans les formes suivant le caractère de chacun) que l'on ne fait rien sans l'accord du Maire, puisque seul le Maire est le responsable du personnel communal.

Ce que toi tu appelles droit à l'information, j'appelle ça (tel que présenté ici) du harcèlement sur le personnel de la Mairie. Ils veulent quelque chose, ils demandent au Maire qui ensuite ordonne aux agents; on ne demande pas directement aux agents.
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Anienka
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Re: Quand on n'arrive plus à fournir... :(

Message par Anienka »

Merci pour vos réponses ..j'en suis à 15 mails de demandes en 3 jours..et du coup 10 pages de reponses que j'ai déjà du taper, maintenant ca a devié sur le statut des fonctionnaires, la chasse à courre, la peinture des passages piétons et re les syndicats....
C'est epuisant....ca va forcément mal finir mais tant qu' à faire j'aimerai autant que la mise au point soit fait par d'autres élus ou le Maire...
Lecat
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Re: Quand on n'arrive plus à fournir... :(

Message par Lecat »

Et ce doit être le cas.
J'ai été confronté au début du mandat à la même chose, et j'ai le même conseil que les collègues: ces demandes influent à présent considérablement sur votre charge de travail, et en plus vont souvent vous amener à être proche de prendre une position, ou à devoir tourner vos réponses beaucoup pour ne pas paraître le faire, rendant le tout encore plus chronophage. Or vous n'êtes pas le chef de l'administration, c'est le maire qui l'est.
Donc il faut voir avec lui d'une part quel temps il veut bien que vous consacriez aux réponses données, et quelle teneur le cas échéant il veut bien que vous donniez à ces réponses.
Et si vous ne recevez pas de réponse du maire quant à la conduite à tenir, n'en ayez pas: s'il ne vous dit pas de répondre aux conseillers, ne le faites pas. C'est alors de la faute du maire. Prenez simplement la peine d'accuser réception de la demande en expliquant qu'elle est transmise au maire (bon, à moins que la réponse soit une réponse courte demandant cinq secondes de temps de travail que vous auriez donné à n'importe quel usager, il faut conserver son bon sens).
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Anienka
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Re: Quand on n'arrive plus à fournir... :(

Message par Anienka »

Bon et bien ma collègue comptable à donné sa démission, je serai donc seule d'ici 2 mois.
Les élus de l'opposition ont trouvé que les réponses à leurs questions étaient trop longues à arriver, ils refusent donc d'assister à la reunion supplementaire que le Maire avait mis en place avant le vote du budget. Ils veulent que le budget soit integralement revu le soir du vote... Je sature... :(
Lecat
Messages : 3104
Enregistré le : mar. 10 juil. 2012 16:12

Re: Quand on n'arrive plus à fournir... :(

Message par Lecat »

Je comprends, c'est une situation vraiment difficile.
D'expérience, il est important que vous vous préserviez, en étant claire avec vous-même (vous n'êtes évidemment responsable ni de l'attitude du maire ni de l'attitude des conseillers), et en maintenant en face du maire et surtout des conseillers une posture d'agent municipal: vous êtes là pour appliquer les consignes du maire, et non pallier les erreurs des élus.
Je sais que lorsqu'on est secrétaire de mairie revenir à ce type de posture "passive" n'est pas aussi évident que de l'énoncer, mais je pense vraiment que c'est important: pour que vous ne vous stressiez plus pour des erreurs commises par les autres (ce ne sera pas de votre faute si les élus parviennent à faire échouer le vote du budget, ni s'il vous faudra plusieurs jours pour le refaire), et pour que les élus se trouvent en responsabilité de leurs dissensions.
Courage à vous.
drnmpn
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Enregistré le : mar. 25 nov. 2014 19:46

Re: Quand on n'arrive plus à fournir... :(

Message par drnmpn »

Franchement, il faudrait que le maire "dénonce" cette situation a tous les administrés de la communes.

"Depuis l'élection partielle de telle date, les nouveaux élus harcèlent le secrétariat de la mairie avec en moyenne X demande par jour et Y mail de tant de pages pour des sujets qui semblent plus ètre prétexte a faire tourne en bourrique le personnel du secrétariat que pour une utilité réelle ..."
"Et le pire c'est que ces gens se permette de se plaindre que leurs demandes ne sont pas traitées assez vite..."

"résultat, telle date, madame X qui était au secrétariat de la mairie depuis Y années, a préférée donner sa démission ..."


Enfin bref, un truc du genre pour pour que la situation et les agissements de ces gens soient connus des habitants de la commune. Evidemment de leur coté ces nouveaux élus pourront dire du mal du maire, mais bon, je suppose que c'est déja le cas de toute façon, et visiblement à vous lire, le maire n'harcèle pas, lui, le secrétariat de la mairie en demandes bidons .

J'estime que les habitants d'une commune on le droit de connaitre les agissements de leurs élus , autant le bien que le mal :roll:
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