Gestion du Courrier en Mairie

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sandro
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Enregistré le : lun. 3 oct. 2011 13:59

Gestion du Courrier en Mairie

Message par sandro » lun. 4 avr. 2016 10:14

Bonjour à tous,
Je viens vers vous pour une petite enquête.
Nous sommes en train d'étudier la possibilité d'améliorer la gestion du courrier car actuellement cela demande beaucoup de temps et beaucoup de copies.
Je souhaiterais savoir comment vous procédez de votre côté :
Fichier excel d'entrée et de sortie, scan des courriers ou photocopies.....est ce que tout est centralisé sur un service ou est ce que chaque service a son courrier ?
Merci de vos retours et bon courage à tous pour cette nouvelle semaine

Concombre79
Messages : 2
Enregistré le : mer. 6 avr. 2016 13:53

Re: Gestion du Courrier en Mairie

Message par Concombre79 » mer. 6 avr. 2016 14:04

Bonjour,

Dans notre commune de 450 habitants, nous avons un fichier excel d'enregistrement du courrier avec une rubrique "document scanné". Tout est scanné.

Par ailleurs, j'utilise quasi quotidiennement Citizaen, un logiciel de gestion de courrier (demandes entrantes et sortantes) composé de modèles adaptables et de publipostages. Cette acquisition rentre pleinement dans le cadre de notre démarche "qualité citoyenne" (respect des délais de réponses, etc...).

guil84laume
Messages : 44
Enregistré le : mar. 22 avr. 2014 13:58

Re: Gestion du Courrier en Mairie

Message par guil84laume » jeu. 14 avr. 2016 17:23

Bonjour,

Chez nous, nous utilisons aussi un fichier Excel qui consigne tous les courriers entrants et sortants. C'est un fichier assez simple, qui précise seulement la date d'arrivée, le n° attribué, l'expéditeur et l'objet du courrier. Avec la fonction tri, on retrouve assez facilement les courriers que l'on recherche.
Par contre, nous avons supprimé les copies et ne faisons plus qu'un scan des couriers entrants, et sortants et l'original va directement à son destinataire.

Bonne journée,

Guillaume

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