Je dois m'occuper d'organiser un conseil communautaire pour la première fois. j'aurais aimé savoir, comment cela se passe t-il? quels documents sont nécessaires? les délais de convocation à respecter, les modes d'envoi des convocations (mail, courrier)? comment faire l'ordre du jour? comment rédiger les délibérations et arrêtés? quelles sont les règles de quorum et autres régles à respecter pour que la légalité du conseil ne soit pas contestable?
je sais j'ai beaucoup de questions mais merci d'avance de vos réponses
Beaucoup de questions en si peu de temps... Par manque de temps cumulé, je vous répondrai en pointillé...
Si votre conseil communautaire est déjà installé (un président, des vices présidents, des délégués titulaires et suppléants), c'est déjà un bon point...
Dans l'ordre, vous devez convoquer un CC si vous avez des questions à débattre et que les décisions prises débouchent sur des délibérations. Vous devez également faire adopter le procès verbal de la séance précédente.
La liste de ces questions donnent lieu à un ordre du jour avec généralement le titre du projet de délibération et le rapporteur du sujet.
Chez nous, on y joint ensuite la liste des délibérations prises par le bureau communautaire (mini conseil) et les décisions prises en termes de Marchés Publics.
Ensuite, vous devez faire une convocation en bonne et due forme : ECRITE, signée du Président.
Vous adressez cette convocation aux délégués titulaires. Chez nous, on informe quand même les suppléants mais je ne pense pas que ce soit une obligation.
Les convocations sont envoyées par La Poste, le cachet faisant ainsi foi de la date d'envoi. Elles peuvent être doublées d'un envoi mail. Par contre, je ne sais pas si seul un envoi informatique suffit !! De toute façon, tous les délégués ne sont peut être pas équipés en informatique.
Cette convocation doit être envoyée avec un délai de 5 jours : on ne compte pas le jour d'envoi, ni le jour du conseil, ni les jours fériés.
En cas d'urgence, ce délai peut exceptionnellement être raccourci.
Avec la convocation, vous mettez l'ordre du jour ; le pv de la séance précédente ; tout document permettant aux délégués de pouvoir préparer les questions débattues. Chez nous, on envoie les projets de délibérations (projets finalisés).
Vous mettez également le pouvoir. Chaque élu titulaire a un suppléant. Si le titulaire ne vient pas, son suppléant peut venir à sa place et a ainsi une voix délibérative. Si le titulaire et le suppléant sont absents, le titulaire peut donner un pouvoir à un autre titulaire. Aussi, ce titulaire là a 2 voix : la sienne + celle de l'absent.
Si vous avez des chefs de services, les chefs de service font part au DGS des dossiers pour lesquels ils ont besoin de délibérations. Le DGS centralise tout, étudie tout avec le Président. Ainsi, l'ordre du jour est calé entre le Président, les vices Présidents éventuels et le DGS...
Selon la structure, c'est soit le DGS, Soit les Chefs de Services, Soit parfois les agents qui font leur délibération. Elles sont ensuite validées par le DGS et le Président.
Si votre structure n'est pas toute neuve, il doit y avoir déjà une procédure mise en place, une façon de travailler, des délibérations déjà faites ??? Même si vous êtes toute nouvelle sur la structure ou sur cette fonction, il y a normalement un passé sur lequel vous devriez pouvoir vous appuyer. çà a été mon cas en mars dernier, toute nouvelle sur la structure et sur la fonction, je me suis d'abord servie de ce qui se faisait puis j'ai adapté le passé à ma façon de travailler et après quelques mois on travaille comme moi je veux... Ce poste est hyper intéressant, et permet normalement de travailler avec tous les services... Demandez leur un peu d'aide !!!
Pour des modèles de délibérations, si vous allez sur les sites des communes, communautés de communes ou autres, ils ont tous leurs délibérations adoptées en ligne... C'est assez utile quand on est en manque d'inspiration.
attention, une convocation par mail doit obligatoirement être doublée d'un envoi postal.
pour une idée d'ordre du jour et de délibérations à prendre reportez vous au premier conseil de l'an dernier.
