Dématérialisation de la signature des bons de commande et des devis

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AmbreA
Messages : 7
Enregistré le : mer. 17 nov. 2021 10:52

Dématérialisation de la signature des bons de commande et des devis

Message par AmbreA »

Bonjour !

Après de longues recherches infructueuses et avoir parcouru le forum sans me retrouver dans un cas de figure similaire, je tente mon premier post !

Voici le cas pratique : commune en phase de dématérialisation de ses bons de commande
- le circuit interne est dématérialisé dans le logiciel financier : les gestionnaires comptables des services saisissent, c'est validé par leur chef de service puis contrôlé par le service des finances et enfin visé par la directrice des finances (moi)
- pour la signature du bon de commande et de son devis afférent, les gestionnaires comptables des services récupèrent les bons de commande visés dans le logiciel, les impriment, les mettent en parapheur à la signature de leur élu (et ça prend des jours, on le sait...)
- reste la dématérialisation de la signature de ces bons de commande ! nous utilisons un I-Parapheur libre (déjà en service pour la signature des bordereaux de mandats et de titres) et que j'ai déjà testé pour les bons de commande. Problème : le I-Parapheur veut bien signer le bon de commande dématérialisé mais pas le devis en pdf joint ; il ne signera qu'une seule pièce, le bon de commande, et je ne peux rien y faire.

Malheureusement, nombreux sont les fournisseurs qui demandent à ce que le devis soit également signé, ce qui est normal. J'envisage une parade : un encart sur le bon de commande indiquant que celui-ci est signé électroniquement et que sa signature emporte celle du devis joint (identifié par rappel de sa date et de son numéro dans le bon de commande). Et pour ceux qui veulent quand même un grigi, ce sera un peu plus long mais les gestionnaires comptables des services devront remettre en signature papier le document.

Qu'en pensez-vous ? quelle est votre pratique ?
Je vous remercie pour vos éclairages
Startrak
Messages : 324
Enregistré le : jeu. 23 mai 2019 14:50

Re: Dématérialisation de la signature des bons de commande et des devis

Message par Startrak »

Si je peux me permettre quelques remarques :
- le circuit interne est dématérialisé dans le logiciel financier : les gestionnaires comptables des services saisissent, c'est validé par leur chef de service puis contrôlé par le service des finances et enfin visé par la directrice des finances (moi)
Je trouve que ça fait beaucoup d'intermédiaires. Ne pouvez-vous pas laisser vos gestionnaires finances valider les BC? C'est ce qu'on fait de notre côté.

Pour la signature des BC, je trouve ça dommage de dématérialiser pour qu'au final l'élu signe un papier.
nombreux sont les fournisseurs qui demandent à ce que le devis soit également signé, ce qui est normal
Je suis surpris, partout où je suis passé, on ne signait que les bons de commande (papier ou démat) et pas les devis et les fournisseurs ne bronchaient pas. Vous devriez leur imposer car signer le devis ça veut dire accepter leurs conditions de paiement (certains mentionnent des acomptes à régler).
Là où je suis, le BC (qui ne fait même pas référence au devis) est signé et envoyé avec le devis à la suite sur le même PDF et ça ne pose aucun problème.
AmbreA
Messages : 7
Enregistré le : mer. 17 nov. 2021 10:52

Re: Dématérialisation de la signature des bons de commande et des devis

Message par AmbreA »

Merci Startrak pour ce partage de pratique. Je vais simplifier un peu la nôtre à cette occasion.
Pascal B
Messages : 697
Enregistré le : mer. 16 juin 2021 11:24

Re: Dématérialisation de la signature des bons de commande et des devis

Message par Pascal B »

Malheureusement, nombreux sont les fournisseurs qui demandent à ce que le devis soit également signé, ce qui est normal.
Je confirme l'avis précédent, il n'y a aucune obligation à signer les devis, et même au contraire je conseille de ne JAMAIS signer un devis mais de toujours confirmer une commande par un bon de commande de la collectivité. Il s'agit de questions subtiles de droit qui n'ont d'ailleurs (a priori) pas d'incidence pour les établissements publics :

Dans une commande, qui est un contrat au sens juridique du code civil, les documents qui font foi et qui déterminent la juridiction compétente en cas de litige sont les DERNIERS document échangés (en date). C'est pourquoi les fournisseurs privilégient la signature de LEUR document plutôt que de recevoir un bon de commande de leur client.

Toutefois cela ne vaut pas pour les commandes qui relèvent du code de la commande publique, où toute commande est un marché public et non un contrat au sens du Code civil.

Ainsi il n'y a pas d'obstacle à ce que la commande soit réalisée avec les bons de commande de la collectivité sans signature sur les devis du client.

Ensuite sur la dématérialisation, ce qui compte en vérité c'est que la commande soit toujours validée en dernier ressort par un élu qui a la légitimité de le faire (maire / président en premier chef, et ensuite adjoints / vice-présidents pour lesquels c'est clairement indiqué dans leur délégation) ou par un fonctionnaire qui dispose d'une délégation clairement établie. Or c'est rarement le cas.
AmbreA
Messages : 7
Enregistré le : mer. 17 nov. 2021 10:52

Re: Dématérialisation de la signature des bons de commande et des devis

Message par AmbreA »

mille mercis
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