aide à une petite nouvelle ??

[celia]

Bonjour.

Je viens d'obtenir un poste de secrétaire de mairie dans une petite commune de 200 habitants en Seine Maritime. Je suis actuellement en binôme avec ma collègue (qui part en retraite le 24 décembre après 20 ans de bons et loyaux services). Elle doit donc me montrer un peu les rudiments du métier pendant presque 2 mois (21 heures par semaine).. je trouve ça un peu court vu ce qu'il y a à assimiler mais j'ai la chance d'avoir des collègues très sympas dans les mairies alentours qui m'ont conseillé de les appeler si besoin.

J'ai pourtant besoin de plusieurs avis... Le Maire de la commune, avec j'ai qui j'ai pu discuter un peu sans que ma collègue soit là, m'a clairement fait comprendre qu'elle avait très envie de changement d'organisation au sein de la Mairie (elle a entamé son deuxième mandat en mars dernier mais malgré plusieurs tentatives avec la secrétaire partant à la retraite pour proposer du changement ... elle a baissé les bras pour ne pas froisser ses habitudes... car en vain !). Le classement ne lui convient pas (ma collègue classe tout dans des boîtes à archives même et surtout quand il ne s'agit pas d'archives, met plusieurs documents similaires à différents endroits.. pourquoi? mystère... etc). Bref, moi je n'ai pas encore l'automatisme de savoir ce qui va avec quoi ... auriez-vous une technique, idée, proposition de classement pour les documents les plus courants? Le Maire m'a donné carte blanche (déjà ça c'est cool.. preuve de confiance) et m'a dit de me préparer une liste de fournitures à commander lorsque ma collègue sera partie...

Des astuces?? Merci de vos réponses! J'aurais sûrement encore besoin de vous ponctuellement !!!

Célia.

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Me viens en murmure cette parole d'un ancien chef qui disait "si t'as besoin d 'un avis ou d'une idée demande à la marie même si elle en a pas elle va t'en trouver )
Donc l'évidence enrobé par votre fraicheur de ptite nouvelle (car il y'a une collègue qui reste et qui va devoir changer ses habitudes si j'ai tout suivi) : secteur de rangement par missions de base :
- etat civil
- recensement militaire
- cimetière
- élections (circulaires, listing, etc...)
- Finances, RH (tant qu'à faire dans un placard qui ferme à lé pour respecter la confidentialité)
- suivi des demandes des administrés
Finances, subventions, etc...etc....
L'idée étant surtout pour vous d'identifier l'endroit où vous trouverez les informations rapidement.

Enfin dans cette période de crise financière et de devoir environnementaux, non elle va devoir se résoudre il ne faut plus photocopier 20 fois le même doc pour le ranger à plusieurs endroits.

Enfin il existe un truc merveilleux qui s 'appelle le scan, la réflexion du rangement papier, s'appliquant également à la logique informatique de répertoire et de droit (lecture-modif-suppression) surtout à l'heure de la démat.

Bon courage et bienvenu sur le merveilleux long et tumultueux fleuve de la FPT

Bien cordialement

[celia]

Aahhh ! merci, merci !!

Grand moment de solitude ces derniers jours puisque mon binôme s'est absenté brutalement pour motif personnel... Alors de savoir que je peux trouver réponse grâce à la Marie du net me regonfle d'espoir !

Bien, je prends note puisque bien sûr je ne me rends pas encore compte que derrière et dans toutes ces boîtes à archives disséminées de ci de là se cachent tant de domaines !! Et oui, j'entends parler de cette fameuse démat qui sera effective pour notre part en janvier (moment de ma prise de poste seule, puis du recensement de la commune où je serai à la fois coordonnateur et recenseur... tant qu'à faire )

Merci donc Marie pour ces précieux conseils parsemés d'un ton humoristique qui me sied très bien !!

Je reviendrais probablement vers vous ...(le tutoiement ne serait-il pas plus sympa?) pour d'autres conseils.

A bientôt !

[Lecat]

Un petit truc qui peut sauver la vie, aussi : faites-vous une chemise avec tous les codes informatiques (logins et mot de passe) dont vous avez besoin à l'intérieur... et aujourd'hui on en a énormément.

Parce que le jour où l'ordinateur plante, ou bien que vous recherchez un mot de passe, devoir chercher partout ça peut vite devenir infernal !

Autrement, Marie a (comme toujours) raison : il faut organiser par "grands secteurs", à l'intérieur duquel vous pouvez ensuite diviser les choses. Ça n'est pas toujours le plus ergonomique, mais c'est le plus simple pour retrouver quelque chose sans aide pour vous ou pour votre maire.

Mon prédécesseur avait ainsi les demandes de copie d'état civil à un endroit, les avis de mention à un autre, les registres en cours encore à un autre, et les registres reliés... oui, encore un autre. Eh bien c'est exactement ce qu'il ne faut pas faire.

Les rangements du type "je me rappellerai bien où je l'ai mis", c'est bien éventuellement pour les gens monotâches (et encore), mais c'est une très mauvaise idée sur nos postes très polyvalents.

[celia]

Effectivement, Lecat... pour les codes et autres mots de passe, j'ai prévu un grand répertoire ... puisqu'il n'y a encore rien pour gérer les mots de passe, à part des multitudes de post-it qui se baladent un peu partout ...

Je vais donc effectivement déterminer les grands secteurs. J'ai 2 grandes armoires, plus quelques placards et tiroirs .. Je pensais que classeurs et pochettes plastifiées seraient peut-être pas mal? Les boîtes fermées, j'ai bien compris que le Maire n'aimait pas trop ça... et effectivement, c'est pas très pratique... il faut ressortir toutes les chemises cartonnées..

Ah oui, aussi, ma collègue met toutes les choses en attente dans ce qu'elle appelle sa pochette "facture"... je pensais commander des banettes plastiques à poser sur mon bureau pour les papiers "à traiter et en attente de quelquechose", par catégories, mais je me demande si je peux laisser les documents sans les mettre sous clef lorsque je ne suis pas là... (en même temps, quand je vois le nombre de choses qui traîne déjà... je ne sais même pas si j'aurais assez d'une année pour réussir à faire un rangement là dedans !!! )

[galouka76]

bonjour collègue de Seine Maritime!!

2 mois c'est en effet un peu court pour que ta collègue puisse tout te montrer!!

étant donné que tu vas avoir le recensement à faire, tu vas être bien prise dans ta prise de fonction en solo. Le Maire t'as-t-il parlé de ce qu'il voudrait changer?

le scan est en effet merveilleux! d'autant plus que nous sommes bientot solicités pour la dématérialisation alors autant commencer maintenant ! le classement de ton ordinateur sera un peu comme celui de tes armoires (dossier, sous dossier....)

au niveau de l'archivage elle fait pareil (dans une boite à archives et sur l'étagère) ? parce que sinon il va y avoir du boulot à faire!

[Anne-Anne]

Bonjour,
Si le scan est pratique, voire indispensable, il reste des documents papiers ... Ayant eu le même problème de boîtes à archives pour des dossiers en cours, en accord avec le maire, nous avons installé quelques étages de dossiers suspendus, c'est (pour moi), ce qu'il y a de plus pratique.
Bon courage.

[celia]

Merci Galouka ! et ça y est, nous commençons la démat dès vendredi ... ma collègue y est fort réticente alors je ne sais pas ce que ça va donner. Elle a réussi à ne passer que la commune pour l'instant et je devrais passer le SIVOS pour janvier..

Concernant les boîtes à archives, Anne, en fait, il y en a partout... pour les dossiers en cours, pour les archives, pour le rangement de documents... et ma collègue m'a dit "il faut absolument que j'en commande avant de partir, çar vous n'en aurez jamais assez..."... je pense que les dossiers suspendus pour les choses à traiter seront peut être une bonne solutions... Faire peut être un classeur correspondant à chaque employé aussi...

Je ne sais pas encore ce que le Maire veut changer mais elle m'a dit dans tous les cas, qu'il y aurait du changement et m'a rassuré en me disant qu'on y réfléchirait ensemble car elle veut que je me sente bien dans les murs de la mairie.. ça m'a fait plaisir !

Ma collègue part le 22. J'ai tout de même réussi à "emprunter" l'ordinateur pour mettre à jour mes adresses pour le recensement car la mission s'avérait périlleuse... elle n'est pas encore prête à lâcher ses affaires.. lol! alors, la formation se résume toujours au théorique (accompagné d'un visuel c'est sûr) mais... très peu de pratique (à part l'agrafage de documents que je maîtrise maintenant parfaitement... ) . Mais je peux la comprendre... 20 ans de service et tourner la page.. ça peut déstabiliser.

Merci pour vos conseils, je reviendrai vers vous ! Bon courage à toutes et tous !

[SAB85]

Sur mon ancien poste, j'ai remplacé la secrétaire de Mairie qui était là depuis....40 ans
Je vous laisse imaginer le classement qu'il y avait à faire !!
Bon courage !

[Véro au boulot]

Pour le personnel, j'ai des dossiers suspendus, avec une chemise pour chaque agent. C'est très pratique. Je peux d'autant plus le dire que j'y étais réticente et que c'est une collègue à moi qui a réussi à me convaincre à force d'insister

Sinon, tu peux faire appel aux Archives départementales pour qu'ils te donnent un coup de main. Ils sont toujours (enfin, chez moi en tout cas !) très contents quand une mairie fait appel à eux. Ils savent au moins ce qui doit être conservé ou non...

Sinon, nous, on a fait appel à une boite pour faire notre archivage. Nous avons demandé aux Archives départementales de venir contrôler. Tout s'est super bien passé et nous réattaquons une nouvelle mission avec eux

Voici le classement qu'ils nous ont fait. Ca devrait un peu t'aider

1W – ADMINISTRATION GENERALE
Conseil municipal
Actes de l’administration municipale
Correspondance
Information communale
Territorialité
Associations et syndicats
Cérémonies
Sécurité civile
Statistiques
Enseignement
Administration militaire

2W – ATTRIBUTIONS DU MAIRE AGISSANT EN TANT QU’AGENT DE L’ETAT
Contributions directes
Fêtes et manifestations
Agriculture
Aérodrome ultra-légers motorisés (ULM)
Police de la chasse

3W – PERSONNEL COMMUNAL
Gestion individuelle
Gestion collective

4W – URBANISME - VOIRIE - RESEAUX
Planification urbaine
Urbanisme opérationnel
Urbanisme réglementaire
Voies de communication
Traitement des eaux usées
Réseaux de distribution

5W – BATIMENTS ET BIENS COMMUNAUX
Bâtiments administratifs
Equipements socioculturels
Bâtiment technique
Etablissement médicosocial
Constructions scolaires
Installations sportives
Equipements touristiques
Edifices cultuels et cimetières
Equipements de secours
Equipements collectifs
Biens communaux

6W – FINANCES COMMUNALES
Budgets et comptes
Régies
Dépenses et recettes

7W – HYGIENE - SANTE - ENVIRONNEMENT
Traitement des eaux usées
Traitement des déchets
Environnement
Cours d'eau

8W – ACTION SOCIALE

9W – ENFANCE - JEUNESSE - ENSEIGNEMENT
Vie scolaire
Petite enfance
Accueil périscolaire
Restauration scolaire

10W – SPORT - LOISIRS - CULTURE
Fêtes locales
Tourisme
Culture
Association Machin chose
Association Truc muche
Association Club des Anciens

11W – ELECTIONS
Elections politiques
Elections socioprofessionnelles

Le plus important, à mon sens, est de garder les tête de chapitres. Tu y mets ce que tu veux dedans ensuite. Une chemise par thème.

L'idée, c'est de classer par thématique et non par date (ce que faisait mon prédécesseur ).

[celia]

Ouh la la !! mais Véro !!! c'est Noël avant l'heure !!! Merci merci !! Bien sûr que ça m'aide !!!!!

[Véro au boulot]

Joyeux Noël !!!!!

[aloneinthedarkaline]

si je peux y aller de ma petite idée pour les affaires courantes il y a les classeurs trieurs à 10/12 intercalaires. Je suis dans une plus grande Mairie donc ne fais pas tous les services mais j'y empile ce que j'ai à faire. Sur la page cartonnée de gauche les numéros utiles et mes notes (rappeler Msieur machin, demander telle chose à l'adjoint) et une intercal pour chaque chose Etat civil, voirie, transports, environnement....
c'est pas grand chose mais ça peut aider ainsi qu'une pochette cartonnée pour la communication par personne avec inscrit de MOI à MSIEUR MACHIN... du coup ils savent qu'il faut répondre et la rendre si de l'autre côté tu écris de MSIEUR MACHIN à MOI
eh eh 6 mois de formation secrétaire de Mairie, j'y ai appris tout sauf ça, mais j'ai la chance d'avoir de bonnes collègues

[celia]

Merci ! je prends bonne note également !! J-4 avant que ma collègue ne me laisse la main ! la formation est bien trop épurée et la souris m'est enlevée des mains chaque fois que je veux pratiquer ... ça va être coton de m'y mettre seule ) !! je vais revenir souvent souvent sur ce forum, je vous poserais très très probablement des questions dans l'ordre chronologique des tâches à effectuer...

Pour le rangement des placards, bureau et même bibliothèque (puisque j'ai 2 heures de biblio...) le seul gros hic qui m'inquiète ce sont les grosses bébêtes à 8 pattes qui ont élu domicile dans cette mairie depuis ... ouh la la... vu leur taille je dirais depuis l'arrivée de la secrétaire partante... une vingtaine d'années et là.... je sens que mon self control risque d'être mis à l'épreuve !!!



PS : En tout cas, il est très agréable de constater que (comme je l'avais espéré) les fonctionnaires territoriaux sont quand même en majorité super sympas et serviables !!! Merci de votre aide terriblement précieuse, on se sent moins seul

[celia]

you hou!! y a quelqu'un pendant les fêtes? Bon, ben voilà, ça y est, elle est partie lundi dernier ma collègue et je suis en repos jusque lundi prochain où je commence seule !

Bah justement, comme je l'avais annoncé, j'ai déjà une question.... alors voilà... La commune loue une maison .. le mois dernier (décembre) ayant été très chaotique pour cause de lancement de la dématérialisation, ma collègue m'a dit :"on n'a pas pu mandater le loyer de novembre avec la démat ce mois-ci, c'est fini.."... donc je lui demande comment je dois procéder et elle me répond :"ah ben ça c'est plus mon problème, vous n'aurez qu'à mandater le loyer de novembre ET de décembre en janvier..."

Euh.. oui mais alors, les locataires vont être prélevés pour 2 mois échus en une seule fois?? Je comprends pas bien le raisonnement là??

Elle m'a laissé tout en plan, et m'a dix fois répété de ne surtout pas l'appeler (alors qu'elle conserve un mi-temps dans une collectivité toute proche)

Merci les amis de m'aiguiller .. et JOYEUX NOEL A TOUS !!