Bonjour,
Je me présente, je m'appelle émilie et je suis une jeune secrétaire de mairie de 26 ans. Je travaille dans deux communes à plein temps dans les vosges, une de 460 habitants (21 heures) et une autre de 320 habitants (14 heures) depuis mai 2013.
J'ai remplacé une secrétaire de mairie qui a parti en retraite en mars dernier ! Nous étions en binôme pendant 10 mois. Elle m'a expliqué la plupart des choses que je devais faire.
Tout se passe bien à part dans la plus petite commune. J'ai l'impression de n'avoir pas assez d'heures pour tout faire. Entre la gestion des bois (facturation des menus produits), l'assainissement (bilan annuel), la facturation du service périscolaire (une trentaine de facture par mois), la gestion des locations (loyers tous les mois), la paie des agents (5 agents), l'emprunt à mandater tout les mois. En ajoutant cette année, les diverses élections et l'instauration du PESV2, je ne sais plus où j'en suis !
Pouvez-vous m'aider en me donnant des astuces pour mieux gérer mon temps ?
Merci d'avance
Emilie
Astuces pour être plus efficace au travail
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emiliedu88
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Re: Astuces pour être plus efficace au travail
Ma foi, je peux en quelque sorte vous rassurer : si sur une des deux communes, voire les deux, vous avez des élus qui vous délèguent du travail (j'entends par là que vous avez un rôle important de conseil aux élus et d'aide aux projets, pas seulement leur mise en forme administrative), 35 heures pour les deux communes, c'est déjà un peu juste de mon point de vue. Je suis moi-même sur une commune d'environ 450 habitants, et j'utilise mes 35 heures. Je pourrais faire moins à la seule condition que les élus prennent plus de choses en charge, mais avec seul le maire qui est retraité ce serait vraiment difficile. Si j'avais des adjoints qui pouvaient être beaucoup plus actifs (et aussi que j'avais fini de mettre en ordre le bazar laissé par mon prédécesseur...), je pense que je pourrais descendre à 26-28 heures, mais pas beaucoup moins. De la même manière, j'ai déjà travaillé dans deux communes d'environ 300 habitants. Sur la première j'avais 21 heures ce qui était suffisant, mais sur la seconde j'avais 14 heures, et, oui, c'était un peu juste. 17/18 heures, ç'aurait été bien.
Donc, la première question : comme vous êtes un agent intercommunal, et que vous pouvez donc effectuer jusqu'à 40,25 heures cumulées, est-ce que ça vous paraît possible (tant de votre point de vue que de celui des conseils municipaux concernés) ?
Ensuite, pour les mandats répétitifs (loyers et emprunt), faites-vous un bon modèle sur votre logiciel de compta. De cette manière au début du mois vous n'avez qu'à relancer en quelques clics.
Pour la paie, demandez une formation : j'y passe peu de temps de mon côté, parce que j'ai eu la chance de travailler en paie plusieurs mois, avant d'être secrétaire de mairie, mais je sais que pas mal de mes collègues peinent, parce que c'est complexe de leur point de vue. Certaines communes se sont également regroupées pour la confection des feuilles de paie, avec les centres de gestion ou les communautés de communes. Peut-être est-ce envisageable par chez vous ?
Autrement, comme conseil global je dirais qu'il faut apprendre à retarder certaines choses... J'entends par là que nous avons TOUJOURS beaucoup de choses à faire devant nous. Mais il faut parfois apprendre à être un peu moins consciencieux en quelque sorte, c'est-à-dire apprendre à rendre plus tard ce qui peut être rendu plus tard, de façon à ce qui est vraiment important soit rendu au contraire bien à temps. En tout cas, je sais que c'est un problème pour beaucoup de collègues.
Enfin, est-ce que les mairies sont ouvertes tout le temps de votre présence ? Je vous conseille, si ça n'est pas le cas, de prévoir des plages durant lesquelles vous êtes présente mais la mairie fermée, de manière à vous laisser le temps de travailler sereinement sur les choses importantes, surtout si vous avez déjà un temps de travail un peu juste. À voir avec vos maires, mais peut-être est-ce une piste pour vous aider, selon la situation.
Ainsi je me réserve deux après-midis par semaine durant lesquels la mairie n'est pas ouverte du tout, sauf urgence. Certains travaux exigent qu'on n'ait pas à lever la tête toutes les dix minutes, voire moins, ce qui est autrement la façon de travailler habituelle d'un secrétaire de mairie.
On s'y fait, heureusement, mais tout de même certaines choses demandent un peu plus d'attention. 
Donc, la première question : comme vous êtes un agent intercommunal, et que vous pouvez donc effectuer jusqu'à 40,25 heures cumulées, est-ce que ça vous paraît possible (tant de votre point de vue que de celui des conseils municipaux concernés) ?
Ensuite, pour les mandats répétitifs (loyers et emprunt), faites-vous un bon modèle sur votre logiciel de compta. De cette manière au début du mois vous n'avez qu'à relancer en quelques clics.
Pour la paie, demandez une formation : j'y passe peu de temps de mon côté, parce que j'ai eu la chance de travailler en paie plusieurs mois, avant d'être secrétaire de mairie, mais je sais que pas mal de mes collègues peinent, parce que c'est complexe de leur point de vue. Certaines communes se sont également regroupées pour la confection des feuilles de paie, avec les centres de gestion ou les communautés de communes. Peut-être est-ce envisageable par chez vous ?
Autrement, comme conseil global je dirais qu'il faut apprendre à retarder certaines choses... J'entends par là que nous avons TOUJOURS beaucoup de choses à faire devant nous. Mais il faut parfois apprendre à être un peu moins consciencieux en quelque sorte, c'est-à-dire apprendre à rendre plus tard ce qui peut être rendu plus tard, de façon à ce qui est vraiment important soit rendu au contraire bien à temps. En tout cas, je sais que c'est un problème pour beaucoup de collègues.
Enfin, est-ce que les mairies sont ouvertes tout le temps de votre présence ? Je vous conseille, si ça n'est pas le cas, de prévoir des plages durant lesquelles vous êtes présente mais la mairie fermée, de manière à vous laisser le temps de travailler sereinement sur les choses importantes, surtout si vous avez déjà un temps de travail un peu juste. À voir avec vos maires, mais peut-être est-ce une piste pour vous aider, selon la situation.
Ainsi je me réserve deux après-midis par semaine durant lesquels la mairie n'est pas ouverte du tout, sauf urgence. Certains travaux exigent qu'on n'ait pas à lever la tête toutes les dix minutes, voire moins, ce qui est autrement la façon de travailler habituelle d'un secrétaire de mairie.
On s'y fait, heureusement, mais tout de même certaines choses demandent un peu plus d'attention. -
emiliedu88
- Messages : 25
- Enregistré le : lun. 15 sept. 2014 17:00
Re: Astuces pour être plus efficace au travail
Bonjour,
Merci pour votre réponse. Dans la petite commune où j'ai le moins d'heures, je n'ai aucune aide des adjoints à part très rarement pour la compta. Sinon je dois tout gérer moi même, c'est simple, je vois les conseillers une ou deux fois par an lors du budget et du compte administratif pratiquement !
Le maire de cette commune a du mal à déléguer des tâches et en plus il a un très fort caractère. J'ai du mal à gérer ses sautes d'humeurs ! Il est en retraite et ça fait un bon bout de temps qu'il est maire dans cette commune. C'est très stressant et ça le ressens quand je continue ma journée dans l'autre commune. Je suis complétement lessivée quand la pause de midi arrive !
Ce qui n'arrange pas c'est le soucis du matériel informatique que j'utilise ! J'ai encore un écran à tube cathodique qui fait mal au yeux, l'ordinateur rame beaucoup. J'ai beau lui dire que l'ordinateur n'est plus adapté mais j'ai l'impression qu'il ne s'en aperçoit pas. J'ai eu aussi un soucis d'imprimante au mauvais moment (en mai avec les ponts).
Je ne sais plus quoi faire dans cette mairie ! Je ne sais pas comment lui expliquer que la quantité de travail est énorme pour le nombre d'heures disponible.
J'ai bien crée les modèles de loyer comme tu m'as conseillé ! L'ancienne secrétaire ne le faisait pas ! Je ne sais même pas comment elle s'en sortait ! Je sais une chose, elle négligeait le rangement !
Pour la paye j'ai une formation en novembre normalement. Je vais aussi avoir une formation la semaine prochaine pour l'Etat Civil mais j'ai toujours la boule au ventre de l'annoncer à mon maire que je ne serais pas là pendant 3 jours ! J'ai même du mal à avoir 3 semaines de congés pendant les vacances d'été !
Sinon dans l'autre commune, ça va ! Je vois les adjoints de temps en temps. On m'a retiré une grosse épine du pied pour la gestion de l'eau et de l'assainissement. Je fais juste la partie administrative pour le service eau et assainissement.
La seule chose compliquée a géré c'est la réalisation des actes administratifs de vente !
Voilà je crois que j'ai tout dis !
Merci pour votre réponse. Dans la petite commune où j'ai le moins d'heures, je n'ai aucune aide des adjoints à part très rarement pour la compta. Sinon je dois tout gérer moi même, c'est simple, je vois les conseillers une ou deux fois par an lors du budget et du compte administratif pratiquement !
Le maire de cette commune a du mal à déléguer des tâches et en plus il a un très fort caractère. J'ai du mal à gérer ses sautes d'humeurs ! Il est en retraite et ça fait un bon bout de temps qu'il est maire dans cette commune. C'est très stressant et ça le ressens quand je continue ma journée dans l'autre commune. Je suis complétement lessivée quand la pause de midi arrive !
Ce qui n'arrange pas c'est le soucis du matériel informatique que j'utilise ! J'ai encore un écran à tube cathodique qui fait mal au yeux, l'ordinateur rame beaucoup. J'ai beau lui dire que l'ordinateur n'est plus adapté mais j'ai l'impression qu'il ne s'en aperçoit pas. J'ai eu aussi un soucis d'imprimante au mauvais moment (en mai avec les ponts).
Je ne sais plus quoi faire dans cette mairie ! Je ne sais pas comment lui expliquer que la quantité de travail est énorme pour le nombre d'heures disponible.
J'ai bien crée les modèles de loyer comme tu m'as conseillé ! L'ancienne secrétaire ne le faisait pas ! Je ne sais même pas comment elle s'en sortait ! Je sais une chose, elle négligeait le rangement !
Pour la paye j'ai une formation en novembre normalement. Je vais aussi avoir une formation la semaine prochaine pour l'Etat Civil mais j'ai toujours la boule au ventre de l'annoncer à mon maire que je ne serais pas là pendant 3 jours ! J'ai même du mal à avoir 3 semaines de congés pendant les vacances d'été !
Sinon dans l'autre commune, ça va ! Je vois les adjoints de temps en temps. On m'a retiré une grosse épine du pied pour la gestion de l'eau et de l'assainissement. Je fais juste la partie administrative pour le service eau et assainissement.
La seule chose compliquée a géré c'est la réalisation des actes administratifs de vente !
Voilà je crois que j'ai tout dis !
Re: Astuces pour être plus efficace au travail
Bonjour Emilie,
Ma foi et de mon point de vue 14 heures pour 320 habitants me parait correct (tout dépend bien sûr du travail délégué par les adjoints et/ou le Maire), mais je dois être une exception puisque en poste sur 4 communes différentes pour un total bien supérieur aux 35 heures; mais dans ma plus grosse commune (425 habitants) j'ai 17 heures 30 par semaine et c'est bien suffisant, pourtant je m'occupe également du syndicat scolaire, et ce n'est pas simple avec ette merveilleuse réforme des rythmes scolaires. Après chacun sa manière de travailler mais pour rebondir sur ton observation, oui le PES-V2 pour les petites communes comme nous c'est d'abord un vrai bazar, et ensuite une perte de temps considérable; encore des parisiens derrière ça qui pensent que toutes les mairies se gèrent de la même façon.
Maintenant si tu trouves que ta durée hebdomadaire de travail est trop juste dans cette collectivité tu as toujours la possibilité en tant qu'agent intercommunal d'effectuer 40 heures hebdomadaires, il te suffit de demander à tes élus de transformer le second poste en un poste à 19 heures en expliquant bien pourquoi
Ma foi et de mon point de vue 14 heures pour 320 habitants me parait correct (tout dépend bien sûr du travail délégué par les adjoints et/ou le Maire), mais je dois être une exception puisque en poste sur 4 communes différentes pour un total bien supérieur aux 35 heures; mais dans ma plus grosse commune (425 habitants) j'ai 17 heures 30 par semaine et c'est bien suffisant, pourtant je m'occupe également du syndicat scolaire, et ce n'est pas simple avec ette merveilleuse réforme des rythmes scolaires. Après chacun sa manière de travailler mais pour rebondir sur ton observation, oui le PES-V2 pour les petites communes comme nous c'est d'abord un vrai bazar, et ensuite une perte de temps considérable; encore des parisiens derrière ça qui pensent que toutes les mairies se gèrent de la même façon.
Maintenant si tu trouves que ta durée hebdomadaire de travail est trop juste dans cette collectivité tu as toujours la possibilité en tant qu'agent intercommunal d'effectuer 40 heures hebdomadaires, il te suffit de demander à tes élus de transformer le second poste en un poste à 19 heures en expliquant bien pourquoi