Connaissez vous un mémento du Secrétaire de Mairie ?

[retaxjo]

Bonjour,
Ca y est j'ai ma licence professionnelle de métiers de l'administration territoriale et dans quelques semaines, je vais assurer un remplacement sur un poste de secrétaire de Mairie. Ma question est : existe t-il des guides ou des sortes de mémentos du secrétaire de mairie ? Non pas pour m'apprendre forcément comment remplir les diverses tâches, car j'ai eu pas mal de stages pour cela, mais qui recensent l'ensemble des différentes tâches et leurs domaines afin de m'éviter des oublis ou des retards pouvant être préjudiciables. Si oui donnez moi leur titre et dites moi où les télécharger ou les acheter.
Merci d'avance pour vos réponses

[Lecat]

Je ne connais pas de memento, pour ma part, mais on peut toujours rédiger quelque chose. Nous devons être assez nombreux ici pour ça.

Vous chercheriez quoi ? Un calendrier annuel des tâches, par exemple ?

Autrement, il faut voir que le travail varie un peu selon que vous êtes seul, ou à la tête d'une petite équipe.

Pour commencer, je pense que vous avez tout intérêt à séparer par grands domaines de tâches, et ensuite à l'intérieur de chaque domaine vous découpez plus finement en sous-domaines, jusqu'à avoir l'essentiel.

[Hedwige]

Je crois que la revue "courrier des maires" a une page de chaque numéro qui dit en gros "quoi faire ce mois ci"

[Lecat]

En effet, et elle est bien faite.

[perpette]

Bonjour, je suis tombée par hasard (la communication ne passera jamais !) sur une fiche qui doit faire partie d'un ensemble "fiches pratiques de l'administration territoriale" édité par www. territorial.fr
ces fiches sont à mettre dans un classeur puisqu'elles sont déjà trouées,
me semblent très bien faites aussi
à voir !

[jack2511]

bonjour à toutes et tous,

Il existe effectivement des classeurs, mais souvent très chers car ils nécessitent souvent un abonnement annuel ou mensuel pour les mises à jour,

Personnellement, j'ai sur mon bureau trois outils indispensables, à mes yeux, que j'ai acheté sur mes propres deniers :

- un CGCT annoté (Dalloz pour moi), il faut prendre l'annoté car il reprend notamment les jurisprudences et arrêts,
- le mémento pratique Maire et action Communale aux éditions Francis Lefebvre (80€) une vraie bible...,
- le classeur Fonction publique territoriale (spécialisé RH) qui reprend les cadres d'emploi et tout ce qu'il faut savoir en RH (carrière, RI, grille, CP, détachement....) ça coute env. 30 € avec mise à jour gratuite 3 ans sur Internet aux éditions mediaterra.

Après il y a plein de petites newsletter pas mal faites..

Cordialement,

Jack2511

[Véro au boulot]

Et bien moi, j'aurais au moins appris qu'il existait une " licence professionnelle de métiers de l'administration territoriale". Je voudrais bien savoir ce qu'on y apprend. Mais en tout cas, c'est bien que cela existe, même si la licence ne permet pas d'obtenir un poste de titulaire sans concours

[retaxjo]

Bonjour,
Merci pour vos réponses.
Il s'agit d'une mission de remplacement d'un mois ; donc, je vais faire avec les moyens de bord et les consignes qui me seront données par la secrétaire que je vais remplacer. Pour la suite de ma carrière, je vais quand même réfléchir à un découpage des tâches par domaines, sous domaines et fréquences : mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles. Je vais m'aider des infos que je trouverai ça et là en attendant d'avoir un poste fixe.
Oui, il existe une licence professionnelle des métiers de l'administration territoriale dans 2 ou 3 universités, mais les contenus doivent varier légèrement d'une université à l'autre. Pour ma part, j'ai l'ai passée à Rennes 2. En plus de préparer à l'exercice des tâches administratives générales d'une collectivité territoriale, elle comporte 4 options : Action sociale ; Urbanisme, Finances et marchés publics, Ressources humaines.
Cordialement,

[Lecat]

Ma foi, pour un remplacement d'un seul mois, si vous pensez :

-- à la paie (en sachant que selon la taille de la collectivité, certaines cotisations ne sont versées que tous les trois mois, comme ce qui est dû à l'URSSAF ou au CNFPT), à rendre entre le 15 et le 20 selon les trésoreries
-- aux factures
-- aux loyers
-- aux envois trimestriels aux militaires (pour le recensement) et aux impôts (pour les décès), si vous êtes sur le mois concerné
-- à la préparation du conseil, et à la rédaction et à l'envoi des délibérations, et la rédaction du compte-rendu puis du procès-verbal

Ça devrait être déjà très bien.

Pour les rendez-vous annuels il y aura entre autres le FCTVA, les tables annuelles d'état civil, les opérations comptables de fin d'année, le budget et le compte administratif, la vérification des contrats de maintenance, abonnement, assurances, etc... de la Commune, la ou les lignes de trésorerie à renouveler, les CAP/CTP. Pas mal de choses, mais il y a en réalité assez peu de risques de faire de gros oublis, ne vous en faites pas. Quoi qu'il en soit, il y a plusieurs secrétaires de mairie sur le forum, n'hésitez pas à faire des recherches, ou à venir demander ici si vous ne trouvez pas de réponse à une question.

[Bidule]

Bonjour.
A la recherche d'un emploi, on me propose un poste d'adjoint administratif à temps partiel dans une mairie sur une commune de 300 habitants.

J'ai bien une maîtrise d'aménagement du territoire et de développement rural, obtenue il y a une bonne quinzaine d'années, où j'ai du abordé quelques notions utiles à ce poste, mais au final, je n'ai jamais travaillé dans la FPT...

Et je découvre donc l'ampleur de la tâche... Je m'étonne que la Bible de la secrétaire de mairie n'aie pas encore été publiée, même si j'imagine que cela fluctue effectivement d'une commune à l'autre.

Je n'ai pu suivre l'ancien secrétaire que sur quelques heures, et même si le Maire me guide, je sens bien qu'il me faudrait une ligne de conduite, pour savoir ce que j'ai à faire chaque mois, en plus des tâches de "secrétariat proprement dit"...

J'essaye de me faire un tableau de répartition des tâches, dont voici grossièrement la trame : https://docs.google.com/spreadsheets/d/ ... q8/pubhtml mais même pour chaque procédure, je n'ai pas forcément le "mode d'emploi"...

pour mon premier jour, en solo, j'ai eu droit à délivrer un acte de décès, des demandes de CNI mineur/majeur, sans guère de préparation au préalable... J'apprends sur le tas, comme qui dirait !

[GHM]

Bonjour Bidule,

Vu qu'il n'existe pas de formation de Secrétaire de Mairie, nous avons tous appris notre métier sur le tas, moi le premier, j'ai été appelé en remplacement d'une secrétaire pour longue maladie. Je suis arrivé le matin à la Mairie, j'ai discuté 5 minutes avec le Maire (que je connaissais depuis une dizaine d'années); il m'a dit "voilà ton bureau, et là les dossiers à traiter en priorité"

Le gros avantage c'est que c'est hyper formateur de se former sur le tas. Et puis tu as toujours en cas de doute ou si tu ne sais pas faire (ce qui est normal au début) les secrétaires de mairie des communes voisines, la Perception (là ça dépend des agents qui y bossent) et puis ce forum

Le boulot est tellement différent d'une commune à l'autre, qu'il ne peut pas y avoir de plan de travail clairement défini !

[sarah21]

J'ai commencé il y a 4 mois, sur le tas, avec 2 copines Secrétaire de mairie pour tout soutien.
J'interviens juste pour dire que certains CDG (pas tous) organisent une formation de "Secrétaire de Mairie en Commune Rurale", dispensée par le CNFPT, en alternance sur 3 mois, 200 heures au Centre + 200 heures avec une Secrétaire de mairie à temps plein et expérimentée. Cette formation n'est proposée qu'une fois par an, avec un nombre de place très limité (200 candidats pour 10 à 15 places max).
J'ai d'ailleurs moi-même intégré cette formation spécifique le 18 septembre

[GHM]

Je demande la mise en place d'une telle formation depuis trois ans au sein du CNFPT Picardie, sans résultat pour le moment. C'est bien que certains CNFPT le propose.