bnnne pratique et gestion fournitures bureau

[Josiane]

Bonjour,
Afin d'optimiser la gestion des fournitures de bureau dans ma collectivité, je voudrais connaître vos pratiques en la matière.
Dans ma ville, à ce jour : budget de 40ke par an - commande mensuelle de 3ke pour l'ensemble des services de la ville - besoin centralisé aux achats

demande du politique : définir une dotation financière par agent puis multiplier par le nombre d'agent = montant attribué chaque année pour un service - 1 ère difficulté : hétérogénéité du besoin selon les métiers (utopie définir une dotation type ?)

Concernant l'historique : il est impossible de savoir les consommations précises sauf à y passer une année (aucun suivi de l'agent dans notre service)

et vous comment faites vous?

[marie la Lyonnaise]

hétérogénéité du besoin selon les métiers (utopie définir une dotation type ?)

Bonsoir

Un début de réponses ici

http://forumterritorial.org/forum/viewt ... eau#p34853
Des fournitures de bureau c'est des fournitures de bureau, pour les écoles effectivement c'est souvent un lot séparé mais pour tous les autres services c'est un seul et même marché : j'ai 17 ans de carrière derrière mois, énorme collectivité, moyennes, petites : je n'ai jamais jamais vu un marché de fournitures de bureau alloti par service.

Vous avez un marché déjà en place ? la plateforme internet semble déjà solutionner une partie du souci de suivi...

L'optimisation financière et gestion du suivi passe forcement et OBLIGATOIREMENT par une bonne définition du besoin et un boooo marché

Cordialement

[Josiane]

Bonjour Marie,

Merci pour ta participation mais ma recherche de bonne pratique sur le segment d'achat des fournitures de bureau ne concerne ni la définition du besoin, ni la rédaction du cahier des charges mais les modalités d'exécution en interne.

la question est : comment sont gérées les commandes de fournitures de bureau dans votre collectivité?
et savoir si vous avez mis en place un process pour réduire les coûts

début de piste selon moi :
- Cerner les besoins des services : aucun historique donc le faire sur les 6 prochains mois puis au vu des articles les plus consommés, établir un bon de commande type pour la dotation d'un agent (difficulté: hétérogénéité du besoin ; un agent qi travaille aux espaces verts n'a pas le même besoin en fournitures q'une assistante de direction par exemple - On me demande d'établir a priori une dotation individuelle en fournitures pour une année pour un agent mais sans historique ...je vois pas et les services ne sont hélas pas toujours de bonne volonté poyur participer à le définition de leurs besoins

- éventuellement 2 types de dotation (une "administrative" et une "technique" ) puis multiplie par le nombre d'agent du service concerné et on a somme annuelle pour chaque service qui devrait être proche de la réalité <=> enveloppe budgétaire allouée par service sur le poste fourniture

les seuls infos à ma dispositio : BP de 40k€ pour 1200 agents soit en GROS TRAIT une enveloppe moyenne de 33,33€ par agent et par an....


des idées, des pratiques....?

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Et le marché ???? au vu des montants vous n'avez pas de site internet dédié qui peut faire les stats à votre place ?
(hallucinant)

Le process de réduction des coûts est lié au marchés publics (excusez moi mais j'ai 17 ans derrière moi : Finances, marchés, RH) alors je sais de quoi je parle, je ne vois pas pourquoi faire travailler les agents alors que le site internet permet d'avoir des stats par service....
Il y a un réferent commande par service et un seul agent (moi) autorisé à valider....
L'analyse du grand livre est également précieuse.

Depuis que nous avons redeterminé notre besoin et mis en place un nouveau marché : la marge d'économie dégagée est appréciable (et oui les catalogues ne se promenent plus de mains en mains)

Si c'est un audit que vous souhaitez réaliser : je vous conseil la rubrique administration générale car ici c'est les marchés publics.....et surtout je vous souhaite bon courage, ramener l'analyse des fournitures de bureaux à un individu me semble juste contre productif : c'est par service au plus fin, en dessous ca n'a plus de sens...
Par article : mission impossible...et je ne vois pas le but.

Les bases de la Finances et des marchés c'est coût global, marge à dégager, marge de progression : je l'ai vu en live quand je suis arrivée à la ville de Lyon : j'ai été nommée référente, l'accès aux fournitures n'étaient plus libre dans un placard grand ouvert : ces simples mesures ont été efficaces et jamais ma directrice ne m'a demandé d'analyser les sytles de stylos...

En ce qui me concerne je reste plus que dubitative sur le process que vous souhaitez mettre en place pour dégager des économies, les économies ca passent par les marchés publics, c'est LA definition même de son existence....
En tout ca vous partez pas vers une économie d'énergie (bonne chance)

Cordialement

[Josiane]

Bonjour Marie,

Il ne faut pas vous énerver comme cela.
J'adhère à vos propos mais vous êtes limite agressive et il y a erreur sur la demande.
Je vous décris une situation, une demande du politique et demande simplement vos pratiques de gestion courante en la matière. Eh oui ,c'est hallucinant.... je ne travaille effectivement que depuis 6 ans et oui l'administration c'est vraiment la catastrophe avec son volant social concentré dans mon service

Allez on respire.
Bon week end

[Ester77]

Bonjour,

Je ne pense pas que Marie aie voulu être agressive... Elle est juste un brun passionaria bella bionda

Pour t'apporter mon expérience, dans la collectivité que j'ai quitté il y a 4 ans nous fonctionnions ainsi :
- marché global passsé
- définition d'une enveloppe par service (répartition réalisée par le service fourniture en fonction du nombre d'agents administratifs et techniques composant le service à doter)
- une "boutique" où chaque agent venait chercher sa commande passée par messagerie interne (en présentant le bon renvoyé par la boutique signé du responsable). Sur chaque bon le montant de l'enveloppe est mentionné en dégressif à chaque commande
- lorsque le service (quel que soit l'agent qui vient ) atteint la moitié de l'enveloppe avant la moitié de l'année, une alerte sur le "trop consommé" est envoyée au responsable du service pour indiquer qu'il ne reste que.......... € pour finir l'année.

Un bilan mensuel, trimestriel, annuel est édité par le logiciel qui gère tout cela.
Les grosses demandes éventuelles dues à un evènement sont budgétées sur une enveloppe "fourretout" déterminée en début d'année.

Je ne sais pas si cela t'aidera, mais je trouvais moi ce système très facile en gestion comptable et en maîtrise des coûts.

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Cara Ester a raison, en fait ce n'est absolument pas contre vous mais contre la situation ou vous vous retrouvez
Je pense que ma très longue présence sur le forum prouve mon humanité et intégrité.

Et justement la commande qu'on vous a passé est juste hallucinatoire, j'imagine la lourdeur qui pèse sur vos épaules, je ne l'ai pas précisé et toutes mes excuses si je vous ai semblé agressive (l'agression était pour la méthodologie épuisante à mettre en place pour vous).

Bon alors, je recommence depuis le bédut

La base c'est l'audit de l'existant, le diagnostics : il vous faut des infos :
- comment sont passées le commande (je sais j'insiste mais pas de site internet pour vous donner les stats ?)
- qui sont les réferents, les garants des sousous (ne pas déresponsabiliser les chefs de service après tout c'est eux les responsables des lignes budgétaires de leur service, ils doivent vous aider)
- Finances : grand livre par année et par service (vu la taille de la collectivité, ca prends trois minutes à imprimer)
- les fournitures : qui contrôle, qui commande, où sont stockées les commandes
- contrôle des factures car parfois dans les fournitures y'a des calculettes, des sièges...du coup ca fausse les stats...

Je crois que chaque collectivité à sa vérité mais les fondamentaux demeurent.

Je reste completement ébobie par l'idée de ramener à l'agent, c'est inutile et à 1200 agents la tache est titanesque : pour quel but : établir un quota : toi là bas t'avais droit à 5 stylos, m'en fou t'auras pas de 6ème, tu fais une réclamation sur le formulaire 18CXY2650 et tu l'apportes au bureau D218 50A.....
je vous assure, j'ai des collègues qui ont vécues cette situation ils sont encore traumatisette....en plus les économies ont les cherchent encore...mama mia si une telle chose vient à vous être imputable ca sera intenable pour vous...

NAAAAA (sauve qui peut) faut ramener vos élus à plus de sagesse, il faut penser économie globale, méthodologie, rationnalisation : prendre le mal à la racine au global au lieu de tenter de faire peser le poid de la culpabilité de la dépense sur chaque fonctionnaire. exemple concret : les photocopieurs, le code c'est par service, jamais par individu.

Il faut raison garder, votre mobilisation a également un coût pour la collectivité, il faut proposer un audit et diagnostic de l'existant puis des préconisations : dans tous les marchés d'études c'est comme ca : là l'étude demandée commence par la fin, vous ne reviendrez donc jamais au début....

Là, là je me suis enflammée et je me modère mais je suis completement dépitée par le manque de professionnalisation des élus qui mettent leurs agents dans la difficultés alors qu'il serait si simple de les écouter....ben vi nous avons de bonnes idées

Bon je vous envoi beaucoup de courage et j'espère que vous parviendrez à faire changer la commande....

par curiosité vous êtes Finances ? quelle taille la collectivité (c'est vrai que ca à l'air grand mais ce n'est peut être pas le cas...)

Cordialement

[Josiane]

Bonjour Mesdames,

Il s'agit d''une collectivité de 39 000 hab - surclassée - 40 - 80 000hab.
Comme il s'agit de la 1ère collectivité dans laquelle j'exerce - je ne peux pas vraiment juger mais il est vrai qu'on est connu pour son instabilité politique, charges de personnel au delà de la moyenne du département..... en fait.... je cherche à partir et donc oui, après 5 ans de dur labeur et après avoir subi de longs mois très difficiles (menace de rapport disciplinaire, sanction déguisée et stratégie du mensonge pour m'obliger à être acheteur de le ville (aucune formation depuis 3 ans , à la base juriste marchés publics) mon objectif : faire ce qu'on me demande sans faire de zèle !!! (donc habituée aux dmeandes improbables, il est hors de question que je lutte à nouveau (car souvent le harceleur s'attaque à celui qui sait se défendre).

Merci pour votre participation et je suis certainement montée sur mes grands chevaux pour la pseudo-agressivité.... c'est dûe à l"ambiance exécrable

Pour notre marché :
- relance actuellement d'un marché de fournitures à l'identique du dernier par un agent de la ville (aucune analyse des consommations, ni revue des incidents - pas même le début d'un DQE ou une idée d'enveloppe)
- aucun suivi d'une procédure mensuelle et dématérialisée mise en place il y a 2 ans (avec demande à la hiérarchie de mise en place d'alerte, de possibilité de reduire = non on doit faire sans moyens !)
- la demande actuelle d'une dotation financière par agent.... c'est la raison pour laquelle je viens de proposer :

- transformer le formulaire de demande en "bon commande interne"
- suivi des consommations par service sur les 6 prochains mois
- puis on pourra proposer une enveloppe annuelle par service

alors maintenant... on me parle de carte d'achat.... c'est pareil je vais rappeler les principes généraux et insister sur les étapes préalables préconisés (cartographie des achats - anamlyse des processus actuelles et processus cible... blalbla)

vivement que je sois recrutée ailleurs...
A part ça, j'ai la santé et ma vie privée se passe bien (heuresuement !)

[fée.filante]

Pour la carte achat dans les fournitures de bureau notamment, mon ancienne collectivité (commune de 40 000 habitants également) l'avait mis en place.
Si besoin, je peux vous donner les coordonnées d'un contact.

Bien à vous

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Oula la je préssentais un truc de ce genre vu la qualité de la demande de vos élus
Surtout pas de carte d'achat, lourde responsabilité juridique et financière : vu que vous êtes en délicatesse avec vos élus pas le moment de leurs donner l'occasion de vous assommer encore plus

Je suis du coup d'accord avec votre plan d'attaque

Ca serait bien quand même de récuper un grand livre de 2010 par service pour analyser un peu l'exercice antérieur....

Gardez courage et bonnes recherches de mobilité

Cordialement