tables décennales + temps de conservation

[ZENN]

Bonjour à vous et merci de votre réponse

Lorsque je suis arrivée dans ma petite commune, je me suis rendue compte en discutant avec mes collègues des communes voisines qu'il y avait lieu de transmettre les "deuxième exemplaire" des registres au Tribunal... ce que j'ai fait (après avoir contacté le tribunal... où le greffe m'a dit qu'il n'y avait pas d'urgence parce qu'ils n'avaient plus de places ), il y a avait un sacré arriéré.
De plus, je me suis rendue compte également que les tables décennales n'ont pas été faites depuis ... 1994 ! oui, 94... et c'est là ma question 1... toutes mes tables décennales vont de l'année 3 à l'année 2 sauf 1983 à 1993... au lieu de 1983 à 1992.
1 Donc que dois je faire ???
- 1994 à 2003?
- 1994 à 2002 ? pour reprendre et zapper le bug?

2 Par ailleurs, mes 'collègues' m'ont dit que je ne devais laisser personne consulter les registres (hors habilitations) de moins de 75 ans? en lisant l'igrec, j'ai eu l'impression que le délai était de 100 ans et non 75? qui peut me dire...

3 Ensuite, y'a t'il d'autres documents à envoyer au tribunal???
Moi en mairie, j'ai tous les registres depuis 1833... et pour chaque année je conserve toutes les documents utiles à l'élaboration des actes ou tables dans une enveloppe par année. (naissance, acte de décès, jugement de divorce...)

4 Et enfin... je délivre, toujours sous les conseils de mes collègues, tous les actes demandés par les notaires = photocopies de l'acte certifié conforme à l'original . Pour les demandes écrites de la population, qu'en est il? et pour les personnes qui font de la généalogie qui souhaitent avoir une copie d'un acte?

Je suis désolée pour ces questions qui paraissent surement évident aux services d'état civil mais je suis à temps partiel et il m'est difficile de lire l'igrec correctement et complètement.... pas de formation état civil non plus

[aghui]

petit 1 :
Je reprendrais comme si de rien 'était, à l'année arrêtée et ce pour 10 ans. (à moins qu'il ne faille refaire les tables précédentes qui ne font pas 10 ans ?? ça, je no soy désolée)

Petit 2 :
La nouvelle règlementation est en effet 75 ans et non plus 100 ans comme par le passé. N'importe qui peut demander et consulter les actes de plus 75 ans (on ne reviendra pas sur cette aberration, bref)

Petit 3 :
euuuuh....joker !

Petit 4 :
Selon le type d'acte et son ancienneté, tout le monde ne peut pas avoir accès aux actes (comme vu notamment au petit1)
En gros (on va faire simple), un acte de décès, c'est ok, n'importe qui n'importe quand peut le demander. Pour le reste, si <75ans, seules les personnes concernées directement par l'acte ou habilitées (comme les notaires et certains généalogistes qui doivent te présenter cette habilitation de la préfecture -si je dis pas de bêtises-) peuvent y accèder. Attention cependant, pour les actes de naissances comportant une mention de RC, on ne doit fournir que des extraits (pourquoi j'ai pas cherché à comprendre...c'est nawak mais bon)

Petit 5 :
Bon courage !

Aghui', nageuse professionelle à ses heures perdues.

[ZENN]

et une dernière question....
comment inscrivez vous les femmes dans les tables :

NOM DE NAISSANCE, prénoms, veuve/épouse NOM MARITAL
OU
NOM DE NAISSANCE, prénoms

merci merci merci

[missET]

Bonjour à vous et merci de votre réponse

Lorsque je suis arrivée dans ma petite commune, je me suis rendue compte en discutant avec mes collègues des communes voisines qu'il y avait lieu de transmettre les "deuxième exemplaire" des registres au Tribunal... ce que j'ai fait (après avoir contacté le tribunal... où le greffe m'a dit qu'il n'y avait pas d'urgence parce qu'ils n'avaient plus de places ), il y a avait un sacré arriéré.
De plus, je me suis rendue compte également que les tables décennales n'ont pas été faites depuis ... 1994 ! oui, 94... et c'est là ma question 1... toutes mes tables décennales vont de l'année 3 à l'année 2 sauf 1983 à 1993... au lieu de 1983 à 1992.
1 Donc que dois je faire ???
- 1994 à 2003?
- 1994 à 2002 ? pour reprendre et zapper le bug?

tu fais à suivre pour 10 années.

2 Par ailleurs, mes 'collègues' m'ont dit que je ne devais laisser personne consulter les registres (hors habilitations) de moins de 75 ans? en lisant l'igrec, j'ai eu l'impression que le délai était de 100 ans et non 75? qui peut me dire...

oui le délai a été raccourci.
par contre il n'y a pas de date pour tout ce qui concerne les décès.

3 Ensuite, y'a t'il d'autres documents à envoyer au tribunal???
Moi en mairie, j'ai tous les registres depuis 1833... et pour chaque année je conserve toutes les documents utiles à l'élaboration des actes ou tables dans une enveloppe par année. (naissance, acte de décès, jugement de divorce...)
Oui bien sûr, il faut que tu envois TOUS les documents qui t'ont fait créer des actes sur les registres. tu en gardes une copie pour vous à l'archivage.

4 Et enfin... je délivre, toujours sous les conseils de mes collègues, tous les actes demandés par les notaires = photocopies de l'acte certifié conforme à l'original . Pour les demandes écrites de la population, qu'en est il? et pour les personnes qui font de la généalogie qui souhaitent avoir une copie d'un acte?
pour les particuliers je fournis ce qu'on me demande tant que çà correspond aux règles de délivrance.
pour la généalogie, on le fait si on a le temps et que pour des actes de + de 75 ans.

Je suis désolée pour ces questions qui paraissent surement évident aux services d'état civil mais je suis à temps partiel et il m'est difficile de lire l'igrec correctement et complètement.... pas de formation état civil non plus

[ZENN]

Merci merci merci....
ça me fait un peu peur car depuis mon arrivée (2010) je n'ai rien envoyé d'autres que mes registres....
(ce qui m'amène à penser que le trib ne fait pas plus son boulot... )

du coup, j'ai encore des questions

petit 6 (pour aghui) .... comment inscrivez vous les femmes dans les tables ?

NOM DE NAISSANCE, prénoms, veuve/épouse NOM MARITAL
OU
NOM DE NAISSANCE, prénoms

7/ à partir de quel moment devons nous envoyer nos registres aux archives départementales?

8/ n'y a t'il pas un IGREC résumé pour celles et ceux dans mon cas ???????? si dans chaque domaine les secretaires de petites communes avaient un mode op avec les bases.... ce serait

[aghui]

bah euuuuh....là j'avoue moi je passe le relais et je retourne à mes morts

Aghui', sorry, j'ai pas creusé plus loin que "Diiiiiiis -à ma collègue-, t'as pensé aux tables décennales diiiiis ?"

[David44]

Les femmes célibataires sont inscrites à leur nom de naissance. Les autres sont classées 2 fois: 1 fois à leur nom de naissance (A épouse ou veuve Y) et une seconde à leur nom d'épouse (Y née A) sans oublier de mettre tous les prénoms.

[missET]

dans l'IGREC il y a tout ce qu'on a besoin de savoir.. c'est parfois inbuvable, d'où l'intérêt de faire des formations état civil.

Pour l'envoi aux archives départementales, il faut voir avec elles... par contre tu risques d'avoir besoin de tes registres trèèèèèèèèèèès longtemps , donc tu parles d'un envoi aux archives départementales juste pour leur scanner?

[ZENN]

Merci à vous [-o<

Ouiiiiiiiiiii je sais que l'igrec est la référence de base et que les formations sont essentielles.... Cependant entre ce qui est "super et pratique" et la réalité il y a une marge....

C'est, je crois le problème de toutes les secrétaires de mairies de petit village qui sont seules, qui ont été formées -si on peut appeler ça comme ça- par des personnes partant à la retraite -autrement dit, qui s'en fichaient et qui avaient leur petites habitudes, pas forcément à jour....- et qui sont embauchées pour un mi-temps (donc autant dire que deux jours de formation par ci par là et la mairie est fermée pendant des mois...
Quand j'ai une question urba, on me dit d'aller voir le code de l'urbanisme, état civil : va voir l'igrec, compta : le brolles... oui certes, chacun de vous a raison mais quand vous vous êtes à l'EC ou à l'urba toute la journée c'est facile, logique et normal, mais nous on cumule tout ça, on ne peut donc pas passer notre temps dans chacun des codes et puis sinon... ce forum n'aurait plus sa raison d'être
Quand je demandais un IGREC RESUMé, c'était pour savoir si au même titre que l'on trouve sur les CDG (ceux qui sont bien faits) des fiches techniques avec des modèles, il y avait des fiches EC...


J'en reviens à mes moutons concernant l'envoi aux archives départementales. J'ai ici des registres depuis 1823... donc ma question était de savoir, combien d'années en arrière devions nous les conserver en mairie

[David44]

Je ne suis pas tout à fait certain, mais il me semble que c'est 150 ans

[missET]

Le mieux est d'appeler tes archives départementales, parce qu'elles peuvent, au delà du délai réglementaire, proposer d'autres délais en fonction de leur capacité de stockage.

Sinon je comprends, je suis aussi confrontée à la pluridisciplinarité au quotidien pour avoir plusieurs casquettes à changer au cours d'une même journée parfois... mais bon le fofo est là et est bien pour çà.

[GHM]

Moi en général ce que je fais quand j'ai une question pointue sur de l'Etat-Civil, ou de l'Urbanisme j'appelle les services concernés d'une grosse commune (10 000 habitants) à côté de mes villages et ils me répondent toujours de manière très sympa. Et quand ils ne savent pas j'appelle directement le chef-lieu de mon département où je suis sûr d'avoir une réponse. Pour le reste je me suis formé sur le tas avec les différents codes.

Concernant les registres, dans certaines communes j'ai des registres paroissiaux en mairie qui remontent à 1700, donc je pense qu'avec les tiens tu n'as pas trop de soucis à te faire

[ZENN]

Merci GHM... le coups de fil aux copines du coin, j'ai déjà fait mais y'en a pas une qui fonctionne pareil ce serait si simple
LA grosse commune d'à côté : c'est ce que je fais déjà mais l'accueil n'est pas toujours évident...
du genre quand je leur demande un imprimé (2 en 3.5 ans) ils me rappellent qu'ils paient leurs imprimés et que je devrais en faire autant -tout en oubliant que lorsqu'ils ont besoin de notre maire pour une signature, il est toujours là dans l'heure, mais bon... -

J'ai appelé les archives départementales, j'attends qu'on me rappelle...