Renseignements par téléphone

[Zelda]

Bonjour,
Je souhaiterais savoir si vous renseignez les autres Mairie qui vous appellent par téléphone (état civil, lecture d'actes par téléphone, personnes inscrites sur les listes électorales etc... demandes diverses et variées)... car nous sommes une petite commune et c'est pratique courante ici que les grandes structures me demandent ce genre de choses pour gagner du temps car je n'ai pas fax ni de scanner pour pouvoir envoyer les renseignements autrement que par courrier, et ce n'est pas rapide dans ce cas.

Je vous demande cela car je n'ai pas de controle sur les personnes qui peuvent m'appeler. Elles se disent de telle ou telle mairie....mais qui sait exactement si c'est vrai !
Je viens d'avoir le cas d'une entreprise de recouvrement qui se faisant passer pour la Mairie d'une grande agglo m'a demandé l'adresse d'un administré etc.... cette personne n'habitant plus notre commune je n'ai rien divulgué par téléphone. Mais dans le cas contraire j'aurais pu me "faire avoir" !

Merci de m'indiquer si c'est une pratique chez vous et comment vous gérez cela.

Bonne journée !

[Lecat]

Si j'ai le moindre doute, j'informe que je rappellerai après avoir retrouvé l'information, et demande un numéro pour rappeler. Quand j'ai raccroché je vérifie que le numéro qu'on m'a laissé correspond effectivement à l'administration prétendue. Si ça ne correspond pas, je sais à quoi m'en tenir.

Quant aux demandes de particuliers ou entreprises qui veulent obtenir des renseignements sur nos administrés, je les envoie paître systématiquement. Aimablement, mais fermement (les cabinets de recouvrement sont d'ailleurs en effet un classique du genre).

[saintcyprien]

Oui il faut être très vigilant avec les demandes par téléphone surtout que beaucoup de sociétés de recouvrement se font passer pour des administrations. Je fais les mêmes vérifications et si gros doutes je demande une télécopie.

[missET]

Effectivement nous n'avons pas à répondre par téléphone même si c'est une autre commune qui le demande.

[Ester77]

Bonjour,

Pareil... moi je demande toujours un mail de confirmation avec scan d'une demande officielle sur papier entête signé d'un responsable avec cachet - ou par fax - avant d'apporter le moindre renseignement sur un administré.
Beaucoup trouvent ça lourd et ne comprennent pas "qu'on ne s'aide pas entre collègues" mais je tiens bon. Car j'ai ainsi un justificatif officiel en cas de problème de divulgation.

Sais-tu que tu peux demander un fax par la ligne téléphonique qui arrive directement sur ton ordinateur et aussi via un mail ? Il faut voir celà avec ton opérateur téléphonique. Il est étonnant, même pour une petite commune, que tu ne dispose pas d'un tel outil que le FAX alors que c'est simple comme bonjour à installer !!!

[Zelda]

Merci pour vos suggestions !
Le fax ou encore le scan : au prochain budget !! J'ai un ordinateur c'est déjà énorme d'après les élus ! J'ai du réclamer un photocopieur également car le mien est en fin de vie et les photocopies archi pourries ! Je suis obligée de m'excuser auprès des admnistrés lorsque je dois leur établir copie d'un acte !
Mais je m'adapte dirons nous !
Bonne journée !

[ermelin]

Bonjour,

Etant commune de naissance, il nous arrive très fréquemment (lorsqu'il n'y a pas de livret de famille), d'appeler les communes de naissance des parents pour vérifier l'identité et l'orthographe du nom des parents. En effet, les cartes d'identité ne sont pas toujours fournies et elles comportent parfois des erreurs. en pleine saisie d'acte, nous n'avons pas forcément le temps d'envoyer un fax et d'attendre la réponse.
De même, pour les décès en l'absence de livret de famille.

ermelin