registres des délibérations et des arrêtés

[vdc-pascal]

Article 5 En savoir plus sur cet article...

Bonjour à toutes et à tous!!!

le législateur a profité des vacances pour modifier légèrement le CGCT et notamment la partie ayant trait aux registres.

L'article R. 2121-9 est ainsi rédigé :
« Art.R. 2121-9.-Les délibérations du conseil municipal sont inscrites sur un registre coté et paraphé par le maire, quel que soit le mode de transmission de ces délibérations au préfet.
Les affaires venant en délibération au cours d'une même séance reçoivent un numéro d'ordre à l'intérieur de la séance.
Chaque feuillet clôturant une séance rappelle les numéros d'ordre des délibérations prises et comporte la liste des membres présents avec, en regard, une place pour la signature de chacun d'eux ou, éventuellement, la mention de la cause qui les a empêchés de signer.
Les feuillets sur lesquels sont transcrites les délibérations portent mention du nom de la commune et de la date de la séance du conseil municipal. Ils sont numérotés.
L'utilisation du papier permanent pour les feuillets destinés à l'inscription des délibérations est requise.L'encre d'impression doit être stable dans le temps et neutre.
Tout collage est prohibé.
Les feuillets mobiles numérotés et paraphés sont reliés au plus tard en fin d'année, dans des conditions assurant la lisibilité des délibérations. Dans les communes de moins de 1 000 habitants, il peut être procédé à la reliure des délibérations tous les cinq ans. Le registre ainsi constitué comprend une table par date et une table par objet des délibérations intervenues.
La tenue des registres peut également être organisée à titre complémentaire sur support numérique.L'exemplaire sur support numérique a alors une valeur de copie. »

Désormais les registres ne sont plus côtés et paraphés par le préfet mais par le maire...bon on gagne un peu de temps!!!


Par contre, on peut lire que l'encre d'impression doit être stable et neutre et que tout collage est prohibé...

Quelqu'un pourrait -il m'expliquer le sens à donner...En effet, en pratique nous collons les comptes rendus le pv et les délibérations dans le registre..comment faire autrement??? (à l'exception bien entendu de la reliure)

[marie la Lyonnaise]

Kikou

Je me suis posée la même question : en ces temps où le prix du papier est exponentiel celà veut-il dire que c'est la fin des registres livres et que c'est donc classeurs....(feuillets mobiles) la possibilité de démat laisse à penser que c'est le cas
http://blogonsdroit.blog.free.fr/index. ... ritoriales

A suivre, la question est posée...

Amicalement

[vdc-pascal]

Les sociétés qui vendaient ces registres (à prix d'or) vont perdre un marché...

sinon, je propose afin d'assurer la stabilité de l'encre et de ne plus coller les délibérations de repartir 50 ans en arrière et d'écrire l'ensemble des délibérations à la main!!!

C'est une solution économique et pérenne!!!

[marie la Lyonnaise]

ma non ca relance les marchés des classeurs, des imprimantes et vente de cartouches d'encre sans oublié le développement des logiciels pour la démat
Pour ta proposition c'est d'l'idée : achat des nombreux stylos auprès des ESAPT (ex-CAT) vu qu'ils font que des lots de 100 et déduction de la pénalité FIPH : tous le monde il est content

Amicalement et merci de m'avoir fait sourire

[Hedwige]

J'y comprends plus rien (mais c'est vendredi il faut m'excuser):

Les délibérations du conseil municipal sont inscrites sur un registre coté et paraphé par le maire

Les feuillets mobiles numérotés et paraphés sont reliés au plus tard en fin d'année

Donc elles sont "inscrites sur" ou bien elles sont "reliées"???

Je croyais que le registre ne comporte pas les signatures, seulement le texte des délib... (sinon c'est le PV qu'on y colle?)

Le papier permanent, c'est quoi?

[carine40]

Bonjour

Etant nouvelle secretaire de Mairie d'une commune de 300 habiants serait il possible que l'on m'explique en language simple ce decret!

Merci d'avance!

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Alors c'est plutôt simple, un Registre des délibérations c'est quoi ?
C'est ca :
http://charente-maritime.fr/CG17/upload ... icipal.pdf

En résumé un gors bouquin qui côute les yeux de la tête, dessus nous collons les délibérations, style exercice retour à la maternelle "pas trop de colle car après ca tache, ca fait pas propre"

Cachet à cheval entre la délib et la page numérotée du gros bouquin.

Obligation de signature par le Préfet.

Ce qui change est expliqué sur nos posts, plus de colle, signature du Maire et plus du Préfet. Obligation de relier le tout.

En fait le registre via classeur était autorisé en option mais désormais c'est la régle et possibilité de dématérialisation.

Voili, voilou tout la haut ils ont peur que nous nous ennuyons alors ils font des modifs et nous derrière c'est option "rames" obligatoire, voir option "agent mulder et dana scully" pour décrypter [-o<

Cordialement

[Hedwige]

J'ai trouvé ça:
http://aidejuridique.cg57.fr/extraitout ... ations.pdf
Je comprend que:
-le PV peut se contenter de reprendre le texte des délibérations, même si ce n'est pas forcément le mieux;
-il est approuvé et signé par tous les conseillers;
-Le registre, c'est l'accumulation des PV de l'année? doit on y insérer figurer l'original signé ou bien reprendre le contenu est suffisant?
-on parle de CR pour l'affichage, ce peut aussi par défaut être le PV ou les délibérations en entier?

Dans ma collectivité, l'habitude avant mon arrivée, c'était un "compte rendu": rédigé par le secrétaire de séance élu, signé par lui seulement, non reporté au registre, soumis au vote la séance suivante...j'aimerai garder cet outil, comme "mémoire" de ce qui se passe en séance, qui convient aux élus mais pas assez précis sur le texte des délibératinos adoptées à mon sens, en le complétant par le PV signé de tous. Est ce idiot?

[LOPEZ]

Bonjour,
La question de l'utilisation de 'papier permanent" me pose des problèmes car il correspond à des normes bien précises (ISO) et est difficile à trouver chez les fournisseurs habituels. En plus, il est cher (11cts HT la feuille). Et pour finir ce même papier doit être utilisé pour les arrêtés et décisions. Quant à l'encre, n'en parlons pas....

[8e8e]

Ah... Je ne suis pas le seul à me prendre la tête avec ce texte... ça fait plaisir

[severine]

Cette nouvelle procédure à mettre en place me fait penser à la tenue des registres d'état civil :
"registre coté et paraphé par le maire
Les feuillets sur lesquels sont transcrites les délibérations sont numérotés puis reliés en fin d'année voire tous les 5 ans ...."
non ????

[florencekra]

Bonjour,
en tant qu'archiviste je suis venue chercher des infos "pratiques" sur l'application de ce décret.

En ce qui concerne le papier permanent, il s'agit de papier norme ISO 9706: les papiers utilisés couramment dans les bureaux sont acides, donc ne se conservent pas correctement dans le temps. Les registres de délibérations devant être conservés indéfiniment, ce papier non acide et avec réserve alcaline est une très bonne chose. Idem pour les encres permanentes.
Vous les trouverez chez "nos" fournisseurs de produits de conservation : STOULS, Hans SCHROEDER. Je pense que les prix vont baisser devant l'augmentation des demandes.
En tant qu'archiviste je me félicite de la disparition des affreux registres bleus, aux feuilles autocollantes, véritable cauchemar de conservation!!

Par contre j'aimerais connaître vos positions quant à l'application du décret en matière de paraphage, numérotation des feuillets. Je voulais également savoir quelle technique vous utilisez pour la reliure de ces registres : thermocollage,spirale ou reliure cuir par un professionnel ?
Une des secrétaires de direction avec laquelle je travaille me pose pleins de questions.

Idem pour les registres d'arrêtés : la question se pose pour les arrêté soumis au contrôle de légalité via la procédure ACTES et donc en version dématérialisée. Comment procédez-vous? Un seul registre regruopant les arrêtés dématérialisés et les autres, ou 2 registres différents?

Merci d'éclairer ma lanterne!

Florence KRAJKA
archiviste intercommunale CAPI

[stefc]

bonjour
suite au nouveau décret modifiant la tenue des registres des délibérations, il devient nécessaire de changer nos anciens registres bleu où nous collions les compte rendu de conseil puisque tout collage est prohibé. J'aimerai savoir quel type de registre il est possible d'utiliser afin de respecter les nouvelles normes.
merci de vos réponses

[florencekra]

Bonjour,
La question de l'utilisation de 'papier permanent" me pose des problèmes car il correspond à des normes bien précises (ISO) et est difficile à trouver chez les fournisseurs habituels. En plus, il est cher (11cts HT la feuille). Et pour finir ce même papier doit être utilisé pour les arrêtés et décisions. Quant à l'encre, n'en parlons pas....

Bonjour,
après avoir fait le tour des fournisseurs habituels des archives, j'ai trouvé 2 adresses offrant du papier permanent au même prix :
- STOULS : papier permanent RELY ON, ref RRELYA4, par ramette de 500 feuilles : 7.44€HT (prévoir frais pour commande inférieure à 100€HT)
- Hans SCHRODER : papier permanent DIN A4, ref 99882 par ramette de 500 feuilles : 7.50€ pour 1 ramette; 6.75€ pour 5 ramettes ou +

Pour l'encre permanente (utilisée en archive pour l'estampillage des documents, mais fournie en petit flacon) je n'ai effectivement trouvé aucun fabricant ayant déjà travaillé à fabriquer une imprimante et des cartouches adaptées. Il faudra donc s'en passer pour le moment.

Je me permets toutefois de rappeler qu'en terme de conservation à moyen et surtout long terme, les registres bleus, les feuilles autocollantes étaient une aberration, et faisdaient le désespoir de toute notre profession. Le papier permanent possède une réserve alcaline (révision des cours de chimie du collège) et offre donc 200 à 500 ans de répit avant de devenir aussi acide que le papier utilisé en bureautique.
Alors rien ne vous oblige à revenir à l'encre et au parchemin, mais le papier permanent est une véritable avancée pour la conservation des registres de délib et d'arrêtés, documents parmi les plus importants d'une collectivité.

Je rappelle également qu'il est fait obligation d'avoir un registre papier, même pour les actes dématérialisés. Et là je ressors ma casquette d'archiviste pour indiquer qu'à l'heure actuelle personne n'est en capacité d'assurer à 100% une conservation pérenne des documents dématérialisés, alors assurez vos (et nos) arrières en continuant avec le papier!!!

Je sais que ce n'est pas dans l'air du temps "économie d'impression et écogeste", mais la technique n'est pas encore assez fiable pour lui faire confiance, alors que les archivistes savent tout à fait conserver comme il faut vos documents. Je vous invite d'ailleurs à poser la question à vos archivistes quant à l'application matérielle de ce décret, vous verrez : nous sommes parfois surprenants!

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Merci pour toutes ces explications surtout sur le volet démat qui est ma grande préoccupation du moment.
Je confirme pour les archivistes performants, le mien m'envoi régulièrement une veille juridique éclairante et utile [-o<

Une fois de plus force est de contaster que les grands cerveaux de BERCY "pondent" des textes sans jamais aborder le côté mise en oeuvre de la chose

Il nous faut donc composer avec...

Cordialement