Diverses questions sur le poste de secrétaire de mairie débutante

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ERIKACOTEDOPALE
Messages : 8
Enregistré le : sam. 8 avr. 2023 10:51

Diverses questions sur le poste de secrétaire de mairie débutante

Message par ERIKACOTEDOPALE »

Bonjour à tous,

Il y a un mois, J’ai pris mes fonctions à temps partiel (18 h) en tant que secrétaire de mairie dans une mairie de – de 400 habitants dans le Pas de Calais.
J’ai surtout une expérience en tant que secrétaire administrative dans le privé mais aucune dans la fonction publique.
Je découvre donc l’ampleur de la tâche. Elle est énorme.
Comme je souhaite mener à bien ce nouveau poste et afin de m’organiser du mieux que possible, j’ai essayé de me faire un tableau de répartitions des tâches, un agenda avec les dates butoir, une trame de tous les sujets et dossiers que je vais devoir traiter mais je n’ai pas forcément le « mode d’emploi ».
J’ai cherché sur le net un guide, une bible « de la secrétaire de mairie » et à ma grande déception et grande surprise, je n’ai rien trouvé.
Je suis tombée sur un article passé sur LA GAZETTE informant de la création d’une association l’« ASMRF » proposant une aide en ligne par l’envoie de différents tutoriels ou fiches pdf et aussi des notices/tuto côté logiciels (NFI, HELIOS, XEMELIOS, DauRémi, Solulaïque, Solupaye, SoluRescence, PECOTO, Cart@ds). J’ai écrit mais je suis restée sans nouvelles, aucune réponse.
Toutes ces propositions m’intéressaient fortement, j’espérais pouvoir compter dessus mais de ce fait je suis toujours sans aucun support pour m’aider au quotidien. J’avoue que c’est compliqué sans documentation, tutos etc….….
C’est pour cela que je me permets par le biais de ce message de vous demander si quelques personnes d’entre vous pourraient m’aider et m’envoyer ce type de documents pour m’aider ?
Par avance, je vous remercie
ERIKA
AlexDC
Messages : 229
Enregistré le : mar. 25 janv. 2022 14:35

Re: Diverses questions sur le poste de secrétaire de mairie débutante

Message par AlexDC »

Bonjour,

Je ne peux répondre que pour deux domaines.
Le funéraire, si vous avez à gérer le cimetière et les autorisations, il existe un guide juridique pour les collectivités, mais ça fait tout de même un peu de lecture:
https://www.collectivites-locales.gouv. ... t-2017.pdf

Autrement l'état civil, tout d'abord si vous n'êtes pas titulaire vous ne pouvez pas signer un acte d'état civil. Si vous amorcez les démarches des usagers avant signature d'un de vos élus, attention à l'Instruction Générale, est est datée et doit être refaite. Le site du service public en revanche est plutôt bien fait pour répondre au cas par cas aux demandes. Et si vous avez une question, n'hésitez pas à appeler le parquet civil de votre mairie, et sinon le forum "population" est plutôt réactif ;)
Pour le reste, je suis d'une ignorance totale.
Bonne chance pour votre prise de fonctions,
Alexandre
Jolia31
Messages : 292
Enregistré le : mar. 15 juin 2021 09:30

Re: Diverses questions sur le poste de secrétaire de mairie débutante

Message par Jolia31 »

Bonjour,

Vous travaillez sur quel logiciel? Selon celui-ci les procédures peuvent un peu changer (par exemple pour préparer le fichier PECOTO)

Pour XEMELIOS, il vous permet de signer électroniquement les différents bordereaux comptables.
Quand vous ouvrez le logiciel, vous devez d'abord allez chercher votre bordereau, normalement il est classé dans le dossier "HELIOS" et son nom commence par PES et se termine toujours par BM00 ou BT00 (B= Bordereau ; M= Mandat ; T= Titre ; 00= le numéro du bordereau) :
Cliquer sur "choisir" puis dans le menu déroulant sélectionner le document PES (il faut remonter dans l'arborescence pour trouver HELIOS) ; cliquer sur "suivant" pour sélectionner le signataire dans l'onglet "Certificat du magasin Windows" ; cliquer à nouveau sur "suivant" ; compléter les informations ; cliquer sur "SIGNER" (éventuellement saisir un mot de passe).
Votre ficher PES est bien signé, vous pouvez maintenant le transmettre via le portail DGFIP à votre perception (un second document PES est crée, il porte le même nom que le premier mais à la fin est ajouté "-sig" c'est celui-ci qu'il faut transmettre).
Savez vous utiliser la passerelle de transfert ?

Pour HELIOS, avez-vous déjà fait des recherches avec ou pas encore?

Bon courage :)
Jolia31
ERIKACOTEDOPALE
Messages : 8
Enregistré le : sam. 8 avr. 2023 10:51

Re: Diverses questions sur le poste de secrétaire de mairie débutante

Message par ERIKACOTEDOPALE »

Remerciements pour AlexDC
Bonjour Alexandre et merci beaucoup pour votre retour, je ne gère pas le funéraire mais le guide semble très intéressant et il y a certains chapitres qui me serviront je pense à l'occasion.
Si vous avez d'autres guides dans d'autres domaines, je suis bien évidemment intéressée, il y a tellement de choses à connaître !
Lorsque vous me conseillez le site du service public ou le forum "population", [suppr] ? je ne suis pas sûr d'avoir bien saisi ce que je dois rechercher.
Et encore merci d'avoir pris du temps pour me répondre.

Remerciements à Jolia31

Un grand "Merci" aussi Jolia31 pour votre retour, je vais essayer demain de bien suivre votre tuto sur XEMELIOS, j'espère que cela ira. Non, je n'ai pas encore utiliser la passerelle de transfert. [suppr], je veux bien également. Si cela ne vous dérange pas.
Vous serait il possible de me donner les différentes [suppr], tout ce que l'on doit faire avant et après ? dans quel délai ? avez vous des modèles ?
Il y a les [suppr], il parait que c'est assez compliqué pour quelqu'un qui n'en a jamais fait, auriez vous quelques petits conseils aussi ?
Merci par avance pour votre temps à me répondre ....
Bon courage à vous également et bonne soirée
ERIKACOTEDOPALE
Modifié en dernier par webmestre le mar. 16 mai 2023 09:10, modifié 1 fois.
Raison : Merci d'utiliser les forums dédiés.
Jolia31
Messages : 292
Enregistré le : mar. 15 juin 2021 09:30

Re: Diverses questions sur le poste de secrétaire de mairie débutante

Message par Jolia31 »

Bonjour,

Pour utiliser la passerelle de transfert sur le portail DGFIP il faut avant tout vous assurer auprès de votre perception que vos droits ont bien été ouverts (un identifiant de type initialeprénomnom1-xt vous à été communiqué ainsi qu'un mot de passe)
Quand vous vous connectez sur le portail de la DGFIP, vous aurez un onglet "passerelle de transmission" en cliquant dessus ça va vous ouvrir une nouvelle fenêtre, vous cliquerez ensuite sur "émission de fichiers" ; en destinataire vous préciserez le numéro de votre perception (chez moi c'est 4 lettres et 2 chiffres) ; l'application permets de préciser s'il s'agit d'un bordereau ou d'un document comptable style Budget ou Décision Modificative, je ne sais pas si le code est le même partout en France mais chez moi c'est GHELPES2 pour les bordereaux et GHEL450 pour les documents budgétaires ; vous allez chercher votre document signé par XEMELIOS et vous cliquez sur "envoyer".
Si tout va bien vous recevrez des mails pour vous dire que le document est bien envoyé et que le flux à bien fonctionné.

Pour vos autres questions, n'hésitez pas à ouvrir un nouveau post à ce sujet :)
Verrouillé