Que devient l'archivage "papier" ?

Application du droit des sols. Permis de contruire. Déclaration de travaux. PLU. POS. SCOT. ZAC. Lotissement. Préemption, expropriation. Déclaration d'intention d'aliéner. Loi SRU, loi UH.
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Pascal B
Messages : 697
Enregistré le : mer. 16 juin 2021 11:24

Que devient l'archivage "papier" ?

Message par Pascal B »

Bonjour,

Après recherche dans ce forum, je ne trouve rien de récent concernant l'archivage de nos dossiers d'autorisation du droit des sols après le passage en "tout numérique".

Existe-t-il des obligations ou des recommandations pour l'archivage de nos dossiers, que ce soit sous forme numérique ou sous forme "papier" ?

Actuellement, et depuis le début de la dématérialisation des procédures de demande d'autorisation du droit des sols, nous avons bien sûr un stockage / archivage de nos dossiers en numérique sur les serveurs de notre prestataire (... Où cela se trouve-t-il, bonne question ...), mais nous avons poursuivi l'archivage d'un exemplaire "papier" de nos dossiers (en fait pendant presque un an, nous avions encore des dossiers "papier" qui arrivaient dans notre service).

Merci de m'indiquer ce qui est obligatoire, ou ce que vous pratiquez pour garantir la disponibilité et la préservation de vos archives d'urbanisme.
stephanie.marotel
Messages : 16
Enregistré le : mer. 12 janv. 2022 16:34

Re: Que devient l'archivage "papier" ?

Message par stephanie.marotel »

bonjour,

nous gardons toujours un exemplaire papier dans nos archives
paub
Messages : 328
Enregistré le : mer. 3 avr. 2019 11:22

Re: Que devient l'archivage "papier" ?

Message par paub »

Comment cela se passe pour consultation, par le public, du permis numérisé ?
Muscardin
Messages : 657
Enregistré le : mer. 13 sept. 2017 08:53

Re: Que devient l'archivage "papier" ?

Message par Muscardin »

Personnellement je trouve ahurissant de devoir imprimer un dossier simplement pour l'archivage.
Je signale que, normalement, c'est le rôle de PLAT'AU maintenant de tenir à disposition les dossiers.
Vous l'aurez compris je ne conserve pas de dossier papier.
Pour la consultation du public, un ordinateur est à disposition.
NiCoK
Messages : 614
Enregistré le : jeu. 25 avr. 2013 17:07

Re: Que devient l'archivage "papier" ?

Message par NiCoK »

Attention PLAT'AU n'est pas une solution d'archivage. L'existence de PLAT'AU ne doit absolument pas se substituer à l'archivage des collectivités territoriales.
Ceci dit, chez nous, notre service des archives ne semble pas trop au fait de l'archivage numérique. Pour l'instant la question reste un peu en suspens.

Nous avons toujours notre archivage papier pour les dossiers papiers et un "stockage" (à défaut de vrai archivage) sur serveur pour les dossiers démat.
Pascal B
Messages : 697
Enregistré le : mer. 16 juin 2021 11:24

Re: Que devient l'archivage "papier" ?

Message par Pascal B »

Merci pour vos réponses et vos avis.

Effectivement, je n'avais pas envisagé la plateforme PLAT'AU comme un moyen d'archivage, bien qu'elle soit évidemment un moyen de consultation des dossiers traités.

Nous avons une archiviste du département qui est passée récemment chez nous pour d'autres archives et j'en ai profité pour lui poser la question. Si le sujet des archives numériques émerge dans son service des archives départementales, a priori rien n'est vraiment tranché à ce jour, et après discussion elle estime que les archives "papier" doivent être maintenues, que c'est "plus sûr" pour l'avenir ...

Donc pas de réponse claire qui s'appuierait sur des circulaires ou autres directives, juste une invitation à prendre des précautions.
Pascal B
Messages : 697
Enregistré le : mer. 16 juin 2021 11:24

Re: Que devient l'archivage "papier" ?

Message par Pascal B »

Je complète toutefois avec quelques informations supplémentaires de la part de notre archiviste :

A ce jour, les permis de construire, d'aménager et déclarations préalables (et tout ce qui s'y assimile) sont à conserver en archive papier sans limitation de durée.

Les autres documents, comme les certificats d'urbanisme, sont à conserver en version papier à concurrence de leur durée de validité, puis ils peuvent être détruits en le mentionnant sur un bordereau de destruction.

Quant aux dossiers d'études, PLU par exemple, ils sont à conserver en archive papier dans des délais plus compliqués (en fonction des délais de recours éventuels sur des autorisations d'urbanisme délivrées sur la base de ces documents d'urbanisme), et elle conseille de considérer qu'il faut conserver en archive papier uniquement le dossier définitif (et donc pas ceux des étapes intermédiaires) sans limitation de durée.

Le 'tout numérique" n'est pas pour demain.
Emmanuel Wormser
Messages : 3772
Enregistré le : mer. 22 avr. 2009 23:37

Re: Que devient l'archivage "papier" ?

Message par Emmanuel Wormser »

Pascal B a écrit : lun. 3 avr. 2023 16:53 Les autres documents, comme les certificats d'urbanisme, sont à conserver en version papier à concurrence de leur durée de validité, puis ils peuvent être détruits en le mentionnant sur un bordereau de destruction.
c'est insuffisant...
il faut les conserver jusqu'à ce que toutes les autorisations délivrées sur le terrain qui bénéficie du CU soient purgées de tout recours et retrait...et ça peut être très très très long
Cordialement
Emmanuel Wormser
ceciler
Messages : 18
Enregistré le : dim. 27 mars 2011 15:36

Re: Que devient l'archivage "papier" ?

Message par ceciler »

Bonjour

Les règles fondamentales d'archivage ne changent pas en fonction du support. Les mêmes consignes s'appliquent que ce soit du papier ou du numérique. Toutefois la mise en oeuvre de l'archivage électronique est une toute autre affaire que de l'archivage papier.... Un vrai archivage électronique n'est garanti que lorsque les données peuvent être envoyées dans un SAE (système d'archivage électronique)

Consignes générales :
-régime de déclaration (DP) : 5 ans (ou 10 ans pour les dossiers portant sur les ouvrages de production d'énergie renouvelable) puis demande de destruction auprès du directeur des archives départementales (bordereau d'élimination)
-régime d'autorisation (permis accordé) : conserver sans limite de temps
- certificat d'urbanisme : conservation le temps de la validité demande de destruction auprès du directeur des archives départementales (bordereau d'élimination)
-registres : conserver sans limite de temps
(source : https://francearchives.gouv.fr/fr/circu ... F_2014_006)

S'agissant de l'archivage dans le cadre de DématADS :
Je vous signale sur ce point un texte officiel :
https://francearchives.gouv.fr/fr/circu ... F_2021_003
"Note sur l’archivage des dossiers de demandes d’autorisation d’urbanisme dans le cadre du programme Démat. ADS"

cf. page 16 de l'annexe
Les responsabilités de l’archivage des permis de construire
1. Pour les dossiers instruits par les communes
À droit constant, les communes restent responsables de l’archivage des dossiers qu’elles instruisent.
Jusque-là, les centres instructeurs (agglomération à qui la commune a délégué la compétence par
exemple) restituent les dossiers papier aux communes suite à l’instruction (par exemple,
l’agglomération de Toulouse restitue les dossiers originaux après en avoir fait une copie).
Dans l’environnement numérique, on pourrait toutefois envisager de déléguer cette compétence pour
la conservation des dossiers clos au centre instructeur, toutes les communes délégataires n’ayant pas
la capacité à sécuriser les dossiers car elles ne disposent pas d’un système d’archivage numérique
(SAE).
La suite logicielle XX’AU ne prévoit pas de solution d’archivage pour les dossiers des communes. La
récupération des données dans PLAT’AU et leur archivage dans un SAE sont de la responsabilité des
collectivités. Les collectivités doivent également prévoir l’archivage des données présentes
exclusivement dans leurs logiciel d’instruction.


2. Pour les dossiers instruits par les services de l’État (DDT)
Les DDT instruisant pour les communes au RNU restituaient jusque-là les dossiers papier aux
communes suite à l’instruction.
Pour les dossiers soumis par le pétitionnaire au format papier, l’un des exemplaires doit être archivé
au sein de la commune dès dépôt de la demande.
PLATAU ne peut répondre aux obligations d'archivage légal.
La question se pose donc pour beaucoup de communes de la mise en oeuvre d'un archivage électronique dans un SAE : seules les communes les plus importantes ont les moyens de déployer un SAE. Pour les autres, il faut penser mutualisation, au niveau agglo ou département...

Cécile,
archiviste
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