organisation des archives communales

[julie28]

Bonjour,

Je travaille dans une petite mairie (-500 hab) et je souhaite reprendre l'archivage.
Aucune organisation concrète n'est en place depuis 50 ans et + ... juste des boîtes archives ou cartons avec indication du contenu.

Après renseignement pris, il faut suivre un plan de classement pour les dossiers à archiver et le courant.
Pour le courant, j'ai adopté un plan de classement que les archives départementales m'avait communiqué dès mon arrivée dans la commune. (Serie A, B, ...)

Aujourd'hui, on m'indique qu'il vaut mieux adopter le classement type : thesaurus W.

A présent, je souhaitais savoir quel type de classement je devais définitvement adopter.

Si vous avez de l'expérience dans le milieu, merci de la faire partager.

Cdlt
Julie

[caloumaya]

bonjour

C'est effectivement l'archivage en W qu'il faut adopter.

[julie28]

Ok, merci pour la précision.

Je vais mettre en place un plan détaillé et les nouvelles instruction type W.

[caloumaya]

si tu as besoin de renseignements je travaillais précédemment aux archives dans ma collectivité.

bon courage.

[julie28]

re bonjour

Oui effectivement, je patauge pas mal.. je voulais demander une formation CNFPT , mais je ne sais pas si c'est l'accord ! j'hesites.

Oui, le gros problème c'est l'éliminetion. Je ne sais pas ce qu'il faut jeter et ce qu'il faut garder ... difficile de faire le tri.
Je n'ai pas de repères !

Mais c'est tellement vaste que je ne sais quoi entreprendre.

Si tu peux me donner des conseils, c'est les bienvenus

Merci d'avance à toi - Julie

[caloumaya]

Tout d'abord un principe : on ne jette rien sans l'avis des archives départementales.

une exception à ce principe : tout ce qui est documentation c'est à dire :
la gazette de communes, la lettre du cadre....

en ce qui concerne l'élimination tu dois remplir un bordereau d'élimination et le faire parvenir aux archives départementales pour avis. si elles t'y autorisent tu pourras alors éliminer.

le principe de l'archivage en W c'est le principe de la continuité tu mets à la suite les dossiers peu importe qu'il concerne les finances, le personnel ou autre chose.
il est donc très important de noter le plus précisémment possible ce qui se trouve dans chaque boite entre autre les dates butoirs (en année).

Bon courage

[julie28]

Bonjour,

Merci pour les conseils.
Ok, pour le contact avec les archives départementales pour les docs et archives à éliminer.

Cependant, j'ai archivé les élections et là, la secrétaire qui me précédait avait "jeter" (vu que je n'ai rien retrouvé ) l'ensemble des instructions ou circulaire (organisation des élections, liste des candidats, etc) .. Elle a juste gardé le PV des opérations électorales. Est-ce bon ou ???!

Quelle est la bonne attitude a adopter dans ce cas ?

Oui, l'important c'est noter la contenance de la boite. J'ai commencé à faire un plan de classement avec détails des grandes lignes.

Moi je pense garder un max (les docs originaux) .. c'est toujours plus intéressant de voir ce qui a été fait auparavant (c'est une bases).
Après les docs trop anciens, je pense les transmettre aux archives >> bordereau d'élimination comme tu le suggères.

Oui du courage il m'en faut ... mais bon, une chose après l'autre