Débuter en tant que secrétaire de mairie

[CharlotteH]

Bonjour à tous,

Tout est dans le sujet !

Pour résumer ma situation : j'ai effectué une reconversion professionnelle et ai obtenu le concours de rédacteur territorial en février dernier, j'ai donc postulé à un emploi dans la FPT et ai été recrutée sur un poste de secrétaire de mairie (dans une commune d'environ 200 habitants). Je dois commencer en juillet mais ne sais absolument rien de ce métier : je suis totalement débutante (j'étais enseignante auparavant) !

L'actuelle secrétaire pourra se libérer quelques heures hebdomadaires afin de faire la transition entre son départ et mon arrivée à la mairie (et afin de me donner quelques conseils sur mes nouvelles fonctions), mais j'avoue être un peu démunie car je ne trouve pas grand-chose pour pouvoir me former en attendant.

J'ai découvert quelques sites (institutionnels, professionnels, d'initiative personnelle) intéressants pour me donner des cadres et une vision générale des tâches et missions d'un(e) secrétaire de mairie, mais ce que je souhaiterais c'est :
-avoir des modèles de rédaction d'actes administratifs (état civil, etc.),
-des indications claires sur les démarches à effectuer dans telle ou telle situation (quel document rédiger et/ou transmettre, à quel destinataire, en référence à quel texte, etc. ?)
-une sorte de calendrier déroulant l'ensemble des moments-clés (sur la semaine, le mois, le trimestre, le semestre, l'année, etc.)
-des conseils sur les outils/sites/adresses/contacts utiles aux professionnels
-"liste" des partenaires/collègues/professionnels/institutions locaux avec lesquels un(e) secrétaire a l'habitude de travailler au quotidien
-tout autre conseil que vous jugerez précieux pour une débutante comme moi serait fort bienvenu

Un grand merci par avance à tous ceux/toutes celles qui pourront m'aiguiller, ne serait-ce qu'un tout petit peu !

CharlotteH

[Lecat]

Déjà : bienvenue dans la profession !

Votre questionnement est trèèès large. Il va donc être difficile de répondre à tout.
Je tente quelques éléments tout de même :

Pour les modèles, regardez déjà attentivement ce que celle à qui vous succédez faisait pour les arrêtés et l'état-civil. Si ce n'était pas un tâcheron, l'exemple devrait vous en apprendre beaucoup.
Ensuite, je conseillerais vivement d'avoir lu la partie relative aux communes du Code général des collectivités territoriales (Légifrance doit devenir votre ami). Il ne s'agit pas d'apprendre tout par cœur, mais il faut vraiment que vous connaissiez la mécanique globale et sachiez où retrouver quelque chose plus tard dans le code si vous en avez besoin.
Pour l'état civil, le forum ici donne de très bons conseils, et si vous en avez le temps essayez de lire les parties relatives aux actes majeurs dans le Code civil. Pareil, il ne s'agit évidemment pas d'apprendre par cœur, mais de s'en imprégner. Pour les procédures du quotidien (registre et copies), aujourd'hui la base, c'est le décret 2017-890.
Pour l'urbanisme, avoir jeté un coup d'œil aux articles R420 à R425 du Code de l'urbanisme, ce serait bien (ce sont les articles qui détaillent la procédure).

Par ailleurs, vous devrez forcément être largement autodidacte, nous le sommes tous. Mais pour les matières qui vous semblent vraiment difficiles, les formations du CNFPT sont là pour ça (rappel : en dehors de votre formation d'intégration, dans les deux ans suivant votre nomination vous devez aussi effectuer votre formation de professionnalisation au premier emploi).

Pour les démarches, nous en gérons tellement... Mais sur le forum on saura en général vous dépanner si besoin.

Pour les partenaires au quotidien, je dirais qu'en premier lieu ce sont les services intercommunaux et la trésorerie, et le centre de gestion (pour tout ce qui est carrière et paie). Ensuite les différents services de l'État. Et j'ajouterais de ne pas hésiter à demander à celle que vous remplacez qui sont les collègues secrétaires sympas du coin, qu'on peut appeler si besoin. C'est important.

Enfin pour les tâches qui reviennent, je dirais déjà :
-- Annuelles : Tous les ans le budget et le comptes administratif, en général en mars (max 15 avril pour le vote), et en décembre les opérations comptables de fin d'année. En début d'année clôture des registres d'état civil de l'année passée et ouverture de ceux de la nouvelle année. Dans le courant de l'année envoyer les états de FCTVA à la préfecture (en principe on ne le fera plus l'année prochaine). Si bonne gestion, préparer en fin d'année les projets d'investissement de l'année suivante pour que les dossiers de demande de subvention puissent être envoyés dans le 1er trimestre de l'année qui suit -- c'est évidemment aussi le moment de faire les premières prévisions pour le budget de l'année suivante si ça n'a pas été déjà commencé. En commune rurale, penser à encaisser les baux ruraux s'il y en a, ou les éventuels autres droits similaires.
-- Trimestrielles : Recensement des jeunes de 16 ans à transmettre et déclarations de TVA (si vous avez des opérations concernées, comme des loyers).
-- Mensuelles : Préparer la paie, en général pour le 15 du mois (ne pas oublier les déclarations pour l'URSSAF, et les autres organismes éventuels). Émettre les titres de recettes des loyers s'il y en a.

Autrement, pour les conseils, j'en donnerais déjà un : si la première année, vous avez l'impression de préparer à nouveau un concours, c'est normal. Il y a beaucoup de choses à apprendre au début. Mais je vous rassure : nous sommes passés par là, et on s'en remet !

[GHM]

Vu que mon collègue a déjà bien détaillé les tâches à accomplir; je vais juste prodiguer quelques conseils en sus.

Le premier et le plus important va être de hiérarchiser les priorités, car bien que tout arrivera en même temps, tu ne pourras pas tout faire d'un coup et certaines choses demandées relèveront de l'accessoire. Pour ça il faut une organisation en béton.
Ensuite être curieux et se tenir au courant des récentes évolutions réglementaires (qui sont très nombreuses et reviennent très fréquemment).
Et pour finir, ne pas hésiter à demander des conseils au début, ici même sur le forum, ou bien mieux encore auprès de collègues aux alentours de ton lieu de travail. Quand j'ai démarré, j'ai pu bénéficier des conseils de deux secrétaires de communes voisines sur les points que je ne maîtrisais pas bien, pour le reste ça s'apprend très bien.

Sur ce bienvenue dans le monde merveilleux des secrétaires de mairie, et bon courage

[Lecat]

À propos des priorités à gérer, j'ai un collègue qui a coutume de dire que "La journée commence par choisir ce qu'on ne va pas faire aujourd'hui."
J'aime bien, et c'est très juste.

[GHM]

Effectivement, très pertinente cette phrase