pieces justificatives marché de très faible montant

Achat. Code des marchés publics.
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Perceneige
Messages : 2
Enregistré le : ven. 10 nov. 2017 15:23

pieces justificatives marché de très faible montant

Message par Perceneige »

Bonjour,
Secrétaire de Mairie dans une petite commune, j’ai un souci au niveau du paiement d’une prestation de maitrise d’œuvre avec la trésorerie.
Pour situer la problématique : le marché de travaux concerné par la maîtrise d’œuvre s’élève à 62.000€ttc, la prestation de maîtrise d’œuvre à 2750€ ttc...!
La prestation de maîtrise d’œuvre a été signée sur devis en amont du marché de travaux. Lors de la facturation de la situation 1 de cette prestation (2 ans après signature de devis)du maître d’œuvre, le trésorier me réclame une convention d’honoraires pour pouvoir justifier du paiement par tranche.
Ce document a été préparé et daté en cohérence avec le devis initial signé afin de permettre le règlement de cette facture partielle (de 1400 €), in facto on a officialisé le marché. Le trésorier refuse maintenant toujours de payer et réclame maintenant en plus de la convention d’honoraires, la notification du marché ainsi que l’ordre de service qui justifie le temps écoulé entre signature de la convention d’honoraires et facturation partielle. Le prestataire râle et moi je ne comprends plus comment on a pu se retrouver dans une telle situation pour des montants engagés aussi faibles. Le trésorier est-il en droit de réclamer ces documents ? Si oui, comment rester cohérent au niveau des documents ( notification et OS) ?
Quelqu’un peut conseiller sur la démarche à suivre ? Avec mes remerciements.
celca
Messages : 646
Enregistré le : ven. 3 août 2012 14:46

Re: pieces justificatives marché de très faible montant

Message par celca »

Bonjour,

Je me retrouve un peu dans votre expérience. Un trésorier qui n'arrête pas de demander des pièces mais jamais en vous donnant toutes les clés au départ.
Donc, pour information et pour apaiser vos relations avec lui voici mes conseils:
1: ne prenez pas tout cela pour vous personnellement. Il a une grille avec des éléments à fournir (j'ai mis plusieurs mois à avoir cette info) et si ça ne va pas il vous enquiquine parce qu'en cas de contrôle CRC il a peur d'être mis en débêt. Donc il se couvre. Mais s'il se couvre, d'une certaine façon, il vous couvre également.

2: donnez lui ses papiers ou informations. Le plus simple pour cela, est de faire une notification d'attribution valant ordre de service de démarrage (attention a ce qu'il n'y ait pas de dépassement de délai!)

3: si vous avez un dépassement de délai, il vous faudra passer une délibération municipale pour qu'il n'y ait pas d'application de pénalités (CCAG-PI et/ou CCAG-FCS)

Là où vous pouvez tout de même interroger votre trésorier, c'est à savoir en quoi un devis est un marché. Il n'est pas fait référence aux articles du code des marchés publics ou aux ordonnance et décret, non?
Je ne vous apprends rien, il y a parfois un excès de zèle de la part des trésoriers. Ensuite, vous pouvez (mais là ça peut devenir politiquement conflictuel) faire signer au Maire un ordre de paiement. Je ne retrouve plus le terme exact mais c'est l'idée. Ceci dit, je pense vraiment que, même si ça peut être parfois pénible, il vaut mieux s'entendre avec les trésoreries. En allant les voir sur place, si cela est possible, ça peut désamorcer les choses.

Bon courage et donnez-nous des nouvelles. :) Je serai très intéressée de connaître les évolutions de cette affaire!

Celca
Perceneige
Messages : 2
Enregistré le : ven. 10 nov. 2017 15:23

Re: pieces justificatives marché de très faible montant

Message par Perceneige »

Bonjour Celca,
merci de votre soutien et réponse.
Je tente une autre possibilité sur les conseils du service financier et juridique d'une agence technique départementale qui vient en soutien aux collectivités :
D'après eux, le devis signé, la facture présentée, ainsi que la convention d’honoraires constituent des pièces suffisantes au comptable pour accepter normalement le paiement de la prestation. Je m’appuie en ce sens sur le décret n°2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, qui précisait à son article 4121 relatif aux prestations de maîtrise d’œuvre (4121.Prestations de maîtrise d'œuvre) :
(7) Toute prestation de maîtrise d'œuvre donne lieu à un contrat écrit, qui fait apparaître les différents éléments de mission et les pourcentages correspondants (article 9 de la loi n°85-704 du 12 juillet 1985 relative à la maîtrise d'ouvrage publique et à ses rapports avec la maîtrise d'œuvre privée).
Cet article a modifié l’article Rubrique 4 de l’annexe I du Code général des collectivités territoriales.

L’ordre de service ne semble donc pas une pièce obligatoire dès lors que le marché a été notifié. Dans notre cas, le devis signé retourné au maître d’œuvre vaut notification.

J'attends la réponse du trésorier qui vient de me rejeter le mandat en question. (Ca ne fera que la 3eme fois que je mandaterai cette facture !).
Bon après-midi,
celca
Messages : 646
Enregistré le : ven. 3 août 2012 14:46

Re: pieces justificatives marché de très faible montant

Message par celca »

Bonjour Perce-neige, et merci pour l'information et le rappel réglementaire. Pour ma part, je ne maîtrise pas pleinement la compta. Je fais simplement écho aux demandes de ma trésorerie. Et à un moment, ils étaient pour le moins tatillons ;)
rmpf
Messages : 26
Enregistré le : mer. 2 mai 2012 15:22

Re: pieces justificatives marché de très faible montant

Message par rmpf »

Il est important de rappeler qu'un marché public est un contrat administratif passé entre un pouvoir adjudicateur et un opérateur économique public ou privé pour répondre à ses besoins en matière de fournitures, services et travaux.
Dès le premier euro dépensé, il s'agit d'un marché public, même sans écrit et surtout sans référence à l'ordonnance de 2015 ou au décret de 2016. Lorsqu'on achète du pain pour sa collectivité ou que l'on fait le plein de carburant pour un véhicule de service, il s'agit bien d'un marché public, passé sans publicité, ni mise en concurrence...
celca
Messages : 646
Enregistré le : ven. 3 août 2012 14:46

Re: pieces justificatives marché de très faible montant

Message par celca »

Bonsoir rmpf,

En effet, et donc, pour ces actes d'achat de petits montants, la facture suffit comme justificatif. La question initiale ici était la demande de formalisme de la part de la trésorerie (acte d'engagement, etc.) alors que certes, le contrat avec éventuellement les honoraires par tranche devrait suffire. Mais parfois, il faut aussi reconnaître que les trésorerie nous en demande un peu plus que nécessaire.

Mais vous avez tout à fait raison par ailleurs! :)
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