ARCHIVAGE ELECTRONIQUE SERVICE FINANCES

[julien7]

Bonjour à toutes et à tous,

dans la mairie où je bosse le DGS veut instaurer progressivement l'archivage électronique, au niveau de tous les services.

Au niveau des finances, il m'a demandé de me pencher dessus.

On perd un temps monstrueux dans le système actuel en matérialisant l'ensemble des pièces, bordereaux, factures, bons de commandes, etc.

or, toutes ces pièces existent de façon dématérialisées et sont sauvergardées (intégralement dans le logiciel métier de la collectivité, et partiellement via Hélios).

Je voulais donc savoir si des agents archivaient uniquement de façon électronique au niveau de leur service ?

Bien entendu, je sais qu'il ne suffit pas de sauvergarder des fichiers PDF dans un dossier du serveur de la collectivité...

Si certains ont des conseils à me donner concernant la démarche à suivre.

Pour vous donner un ordre d'idées : budget 8 500 000 € avec le CCAS + 2.5 ETP à la compta, moi compris

[comptable71]

Bonjour. Avez vous demandé à votre comptable public l'habilitation à ORC outil d'archivage de la DGFIP?

ORC permet de retrouver sur 10 ans les pièces comptables dématérialisées.

[julien7]

Bonjour

merci pour votre retour

non je n'y ai pas songé,


cela vaudrait pour les factures, titres, etc...


Mais quid des bordereaux ? On passe du temps à imprimer et à classer ce genre de documents dans des boîtes alors que notre logiciel les édite sous format PDF....

[comptable71]

Bonjour. Je suis en détachement et ne dispose plus de ORC cette année. Mais de mémoire je crois aussi que les bordereaux se retrouvent dans l'outil.

Vous pouvez consulter par imputation, fournisseur, montant, numéro inventaire je crois…


C'est très pratique pour retrouver une facture et c'est ainsi que je sensibilisais les secrétaires de mairie pour demander l'accès.

Je demandais juste un courriel aux secrétaires pour les habiliter à ORC. Comme le portail Hélios il s'agit d'un applicatif qui nécessite une autorisation. Je conservais ainsi trace des demandes d'habilitation des ordonnateurs que j'avais habilités...

[julien7]

Je vous remercie !