bases organisation finances

[magchretien]

Bonjour

je prends prochainement le poste de responsable RH et Finances dans une commune de 7000 Habitants.
je n'ai aucune expérience en Finances , je me forme donc mais j'aimerai vos conseils et outils pour être opérationnelle au plus vite.
je vais encadrer 2 agents en finances.
J'aimerai savoir quel calendrier hebdomadaire, mensuel et annuel des tâches faut-il prévoir ?
quelle est la quantité de temps à consacrer à telle ou telle mission ?
Quels points de vigilance avoir ?
je vous remercie avance de votre aide et de vos réponses.
bonne soirée

[Lecat]

La 1re chose qui me vient à l'esprit, c'est qu'il faut que vous ayez bien conscience que dans une commune de cette taille avec 3 agents (en vous comptant), vous devrez fréquemment "mettre les mains dans le cambouis". Vous ne pourrez assurément pas être seulement en supervision. Vous en vous doutez peut-être déjà, cela dit, mais c'est simplement au cas où.

Autrement, c'est difficile de vous répondre directement, même dans les grandes largeurs, sans connaître au moins deux choses:
- Que connaissez-vous déjà en matières de finances ? Êtes-vous déjà à l'aise avec la lecture et la construction d'un budget d'une commune de plus de 3 500 habitants ?
- Est-ce que la commune dispose de seulement un budget principal et un budget de CCAS, ou a-t-elle d'autres budgets qui demanderaient un traitement particulier ?

[mams]

Bonjour,

J'avais fait un grannnnd message qui n'est pas passé Je le résume pour ne pas faire doublon avec Lecat. Que je plussois.

C'est un projet ambitieux. en effet.

La formation est une chose, la confrontation avec le terrain en est une autre. Pourrez-vous vous appuyer, même avec une relation hiérarchique cordiale, à votre subordonnés ? Ils pourraient vous être d'un grand secours. En effet, si vos agents sont des experts qui se chargent de beaucoup, mais auquel cas, les relations pourraient s'avérer sensible. Mais nul doute que vos agents vont être au top pour parfaire votre formation !

D'un point de vue perso, sans précision supplémentaire de votre part, je trouve que acoller deux responsabilités pareilles à une seule et même personne sur une telle commune me parait
Après, on ne connait pas l'organigramme qui le permet sans doute. même si 3 agents aux finances peut sembler court (à moins que ce ne soit QUE et rien QUE finances. Toutes les questions de compta étant traitées dans un autre service). Auquel cas, oui, peut-être.

Se confronter à son premier BP ou ses premiers BP (eau ? assainissement ? bois ? CCAS ?) même si, à votre arrivée, leur élaboration devrait être avancée déjà, c'est un sacré challenge.

Après, il faut du temps pour jongler dans les faits et dans sa tête avec un cadre budgétaire permettant de répondre rapidement à des questions pressantes d'élus voulant savoir, toujours dans l'urgence, si tel ou tel projet est envisageable... appréhender les décalage de tréso engendrés par les versement du sub, enfin bref pleins de petites choses qui ont que cet aspect du métier est passionnant mais souvent source de nuits courtes à "raminer" comme on dit ici.

Pour ce qui est du temps à y consacrer, je dirais qu'entre maintenant et avril, rien que sur la finance, ben... 100 %.

[magchretien]

Bonjour

merci de ces retours même si ça ne me rassure pas.
Pour ce qui est de mettre la main dans le cambouis, j'ai l'habitude ! je suis actuellement responsable d'une "maison pour tous" avec en gestion directe ou indirecte ecole de musique, médiathèque, culture, vie associative et gestion de l'occupation du bâtiment.

pour répondre à vos questions:
Que connaissez-vous déjà en matières de finances ?
j'ai quelques notions théoriques mais larges pas de détails

Êtes-vous déjà à l'aise avec la lecture et la construction d'un budget d'une commune de plus de 3 500 habitants ?
disons que je me repère

- Est-ce que la commune dispose de seulement un budget principal et un budget de CCAS, ou a-t-elle d'autres budgets qui demanderaient un traitement particulier ?
il y a 3 budgets, principal, CCAS et un budget annexe pour un projet d'investissement

la compta est gérée aussi mais il y a apparemment quelques missions faites en dématérialisées par les services.
On m'a "vendu" les agents comme très compétents mais je me suis rendu compte après quelques questions que la personne que je remplace faisait beaucoup de rétention d'information et ne faisait pas confiance aux agents....

Voilà ! donc vous comprenez que je suis preneuse de tous vos conseils, outils, pistes de lectures, sites, formations.
je dois solder des jours de CET donc j'ai 2 semaines pour me préparer : remise à niveau Rh et "formation expresse" pour compta-finances
Dans un premier temps je veux surtout dégrossir et comprendre les grands mécanismes compta-finances.

merci encore

Bonne journée

[Dudu78]

Bonjour,

Quel logiciel Finances utilisez-vous? Il est important de connaitre déjà le paramétrage fonctionnel du logiciel.
- Il faudrait faire confiance aux agents comptables et valider certaines procédures avec eux.
- Procédure sur la gestion des immo
- Procédure sur la gestion des marchés publics
- suivre les délais de traitement des factures par les services déconcentrés afin d'éviter les retards de paiement
- consulter régulièrement les disponibles des imputations budgétaires (par chapitre, fonction, service) en éditant une balance budgétaire
- suivre les recettes et gérer sa trésorerie
- s'assurer qu'on a des sous pour les dépenses imprévues
- faire le point des engagements non soldés avec les services( 1 fois par trimestre et tous les mois de octobre à décembre)
- Bien comprendre la philosophie des services qui font beaucoup de virement de crédit. Le budget doit être sincère.

[magchretien]

Bonjour

merci de ce retour.

le logiciel est JVS Web que je ne connais absolument pas.

Bonne journée