Bonjour,
Nouvellement arrivé dans le métier d'instructeur, j'ai beaucoup de mal à gérer, à prioriser plutôt, mes dossiers (premier mois, pièces complémentaires, fin de délais légal) ... Est-ce que quelqu'un tiens un tableau excel ? Comment faites-vous ?
Pour info, je suis sur cart@DS.
Gestion de dossiers à instruire
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Re: Gestion de dossiers à instruire
Bonjour,
cart@ds peut paraître compliqué car ce logiciel propose plein de champs à remplir et il à une gestion stricte des évènements sur un dossier: les actions doivent être accomplies dans un ordre particulier pour qu'elles s'enregistrent bien et qu'il n'y ait pas de confusion sur l'état d'un dossier.
si il est bien utilisé, le logiciel vous propose plusieurs possibilités pour éditer des listes de vos dossiers selon vos besoin, y compris les dossiers en cours
En général, j'utilise les listes disponibles via : dossiers -> dossiers à traiter -> dossiers étape : sans décision. normalement, elle sort tous les dossiers qui ne sont plus en cours de saisies, et qui n'ont fait l'objet d'aucune décision encore : donc les dossiers en cours d'instruction.
vous pouvez également éditer d'autres listes par ce biais, dont les dossiers à traiter en urgence.
vous pouvez les extraire si vous le souhaitez en format excel.
pour la gestion de vos délais, remplissez bien les champs dans la partie recevabilité du dossier, notamment les majorations de délais. Pour les incomplets, mettez bien la date de présentation du courrier de demande de pièce dans le champs "date dossier incomplet", car c'est cette date qui sera prise pour la suspension des délais par le logiciel. (en tout cas, c'est comme ça chez nous).
après la gestion dépend de vous, mais pour moi, l'urgence est sur les notifications du premier mois / incomplet, car si vous les faites mal, cela vous bouscule pour la suite : Difficile en général de faire signer un refus par un élu si le dossier peut être complété, mais suivant le demandeur ou son maître d’œuvre, cela peut être galère d'obtenir les pièces à temps.
les refus, bien sûr, car ils peuvent faire l'objet de va et vient sur la rédaction des motifs
les gros permis ou ceux nécessitants des prescriptions particulières
le reste, avec en dernier, tout ce qui pourrait faire l'objet d'un accord tacite
cart@ds peut paraître compliqué car ce logiciel propose plein de champs à remplir et il à une gestion stricte des évènements sur un dossier: les actions doivent être accomplies dans un ordre particulier pour qu'elles s'enregistrent bien et qu'il n'y ait pas de confusion sur l'état d'un dossier.
si il est bien utilisé, le logiciel vous propose plusieurs possibilités pour éditer des listes de vos dossiers selon vos besoin, y compris les dossiers en cours
En général, j'utilise les listes disponibles via : dossiers -> dossiers à traiter -> dossiers étape : sans décision. normalement, elle sort tous les dossiers qui ne sont plus en cours de saisies, et qui n'ont fait l'objet d'aucune décision encore : donc les dossiers en cours d'instruction.
vous pouvez également éditer d'autres listes par ce biais, dont les dossiers à traiter en urgence.
vous pouvez les extraire si vous le souhaitez en format excel.
pour la gestion de vos délais, remplissez bien les champs dans la partie recevabilité du dossier, notamment les majorations de délais. Pour les incomplets, mettez bien la date de présentation du courrier de demande de pièce dans le champs "date dossier incomplet", car c'est cette date qui sera prise pour la suspension des délais par le logiciel. (en tout cas, c'est comme ça chez nous).
après la gestion dépend de vous, mais pour moi, l'urgence est sur les notifications du premier mois / incomplet, car si vous les faites mal, cela vous bouscule pour la suite : Difficile en général de faire signer un refus par un élu si le dossier peut être complété, mais suivant le demandeur ou son maître d’œuvre, cela peut être galère d'obtenir les pièces à temps.
les refus, bien sûr, car ils peuvent faire l'objet de va et vient sur la rédaction des motifs
les gros permis ou ceux nécessitants des prescriptions particulières
le reste, avec en dernier, tout ce qui pourrait faire l'objet d'un accord tacite
Re: Gestion de dossiers à instruire
Bonjour,
Ayant utilisé cartads comme oxalis, j'ai toujours trouvé difficile de disposer d'un rappel simple simple des délais. En parallèle j'ai créé un tableau excel qui me permet d'avoir une meilleure visibilité : n° dossier/pétitionnaire/travaux/date de dépôt/complétude/fin d'instruction...
Ayant utilisé cartads comme oxalis, j'ai toujours trouvé difficile de disposer d'un rappel simple simple des délais. En parallèle j'ai créé un tableau excel qui me permet d'avoir une meilleure visibilité : n° dossier/pétitionnaire/travaux/date de dépôt/complétude/fin d'instruction...
Re: Gestion de dossiers à instruire
Bonjour,
Je vais répondre, mais ça ne concerne que moi (je pense que nous n'avons pas tous la même façon de travailler).
Je travaille pour une agence départementale, donc ça joue aussi sur les délais et sur les décisions (nous pouvons recevoir les demandes jusqu'à 7 jours après le dépot et nous devons rendre notre avis 7 jours avant la fin du délai d'instruction, ce qui peut retirer 2 semaines sur l'instruction).
Pour nous pas de tacite (ou exceptionnellement).
Je ne parlerai pas du logiciel, nous utilisons cart@ds aussi.
Personnellement ce qui prime c'est la complétude dans le délai d'un mois. Vérifier qu'il ne manque rien au dossier et qu'il n'y a pas de prolongation de délai à notifier.
Je fais des piles par chronologie CU, DP,PC mais pour le traitement des dossiers, je n'attends pas forcément pour le traiter, si le dossier est complet et que je n'ai pas d'autres cas en attente; je traite.
Je vais répondre, mais ça ne concerne que moi (je pense que nous n'avons pas tous la même façon de travailler).
Je travaille pour une agence départementale, donc ça joue aussi sur les délais et sur les décisions (nous pouvons recevoir les demandes jusqu'à 7 jours après le dépot et nous devons rendre notre avis 7 jours avant la fin du délai d'instruction, ce qui peut retirer 2 semaines sur l'instruction).
Pour nous pas de tacite (ou exceptionnellement).
Je ne parlerai pas du logiciel, nous utilisons cart@ds aussi.
Personnellement ce qui prime c'est la complétude dans le délai d'un mois. Vérifier qu'il ne manque rien au dossier et qu'il n'y a pas de prolongation de délai à notifier.
Je fais des piles par chronologie CU, DP,PC mais pour le traitement des dossiers, je n'attends pas forcément pour le traiter, si le dossier est complet et que je n'ai pas d'autres cas en attente; je traite.
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Emmanuel Wormser
- Messages : 3786
- Enregistré le : mer. 22 avr. 2009 23:37
Re: Gestion de dossiers à instruire
que voilà une bonne lecture de la règle !!!
les délais fixés par le Code sont des délais butoirs : rien n'interdit, au contraire, d'être plus rapide
Cordialement
Emmanuel Wormser
Emmanuel Wormser
Re: Gestion de dossiers à instruire
J'utilise aussi Cart@ds mais je le trouve tellement lourd que je ne m'en sers pas vraiment pour le suivi de dossier, juste pour générer les documents à émettre. J'ai jamais compris le système d'étape (bon je me suis jamais posé la question aussi 
)
Donc j'ai plutot un gros tableau excel dans lequel il y a la liste de tous mes dossiers. J'essaie d'indiquer les différentes étapes (date du courrier d'incomplet, date de complétude, date des demandes d'avis, date de fin d'instruction...), avec des commentaires pour les cas particuliers... Avec de la couleur, du gras, de l'italique en fonction de l'info, ça fait un document assez clair voire même ludique avec des filtres mais très complet et simple d'utilisation. C'est vraiment mon outil de travail principal avec Cart@ds.
Ca permet d'avoir une bonne vision globale des dossiers en cours (et passé) pour moi et aussi pour mes collègues à l'accueil et mon responsable qui peuvent avoir besoin d'infos en mon absence.
)Donc j'ai plutot un gros tableau excel dans lequel il y a la liste de tous mes dossiers. J'essaie d'indiquer les différentes étapes (date du courrier d'incomplet, date de complétude, date des demandes d'avis, date de fin d'instruction...), avec des commentaires pour les cas particuliers... Avec de la couleur, du gras, de l'italique en fonction de l'info, ça fait un document assez clair voire même ludique avec des filtres mais très complet et simple d'utilisation. C'est vraiment mon outil de travail principal avec Cart@ds.
Ca permet d'avoir une bonne vision globale des dossiers en cours (et passé) pour moi et aussi pour mes collègues à l'accueil et mon responsable qui peuvent avoir besoin d'infos en mon absence.