Qui gère les mails chez vous ?

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LMDS
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Enregistré le : mer. 25 avr. 2007 21:40

Qui gère les mails chez vous ?

Message par LMDS » lun. 21 janv. 2008 14:37

Bonjour,

Je travaille dans un service communication et je m'occupe du site web. Le souci, c'est les mails que je reçois via le site. C'est moi qui les transferre au service concerné et à la Direction Générale des Services, qui les imprime (est ce obligatoire ??) et diffuse aux services concernés. Chaque service répond directement (et donc les gens ont l'adresse des services par la suite).

Ce que je ne comprends pas, c'est que sur le site, personne ne me demande de mettre les adresse email des services. Il y a juste le mail général info@... et celui de la Direction Générale des Services.

Pourtant, quand je reçois un mail de quiconque qui me demande l'email d'un service, la Direction Générale des services me demande de répondre directement et de leur donner l'adresse ! Ce qui pour moi va dans la logique inverse, non ???

Je ne comprends pas :
- pourquoi la Direction Générale des Services refuse de recevoir les mails du site directement dans sa messagerie
- pourquoi la Direction Générale des Services les imprime au lieu de les transferrer directement (ça laisse une trace)
- pourquoi on ne met pas sur le site les emails des services
- pourquoi mon chef me demande de transferrer au service concerné alors que la Direction Générale des Services le fait aussi par papier, ça peut embrouiller le service

Merci de me donner des éléments de réponse... comment ça se passe chez vous ????

vdc-pascal
Messages : 168
Enregistré le : lun. 17 déc. 2007 14:23

Re: Qui gère les mails chez vous ?

Message par vdc-pascal » mar. 16 sept. 2008 17:42

En ce qui nous concerne, nous avons fait les choix suivants :
- il n'y a pas d'adresse mails des services sur le site ;
- tous les courriels arrivent dans une boîte mail du service courrier ;
- les services se chargent du suivi des courriels.

Motifs : Tout le courrier doit être centralisé dans le service courrier.

En effet, il y a deux façons de voir le problème : soit il faut se reposer sur les responsables de service pour faire remonter les courriers importants (ce qui peut poser des problèmes) soit il faut tout centraliser et dispatcher ensuite(ce choix permet d'assurer d'optimiser la qualité du service et de répondre à certains obligations légales notamment la loi de 2000).

Il est important pour la direction générale de maîtriser l'information et donner les orientations générales en la matière. Dans un monde parfait, on pourrait imaginer une gestion directe par les services mais cela supposerait que les administrés connaissant parfaitement l'organisation communale, que les responsables de services jouent le jeu à 100 % même quand ils sont en défaut, que les agents en fassent de même...

Grognard RH
Messages : 29
Enregistré le : ven. 13 avr. 2012 15:00

Re: Qui gère les mails chez vous ?

Message par Grognard RH » lun. 7 mai 2012 18:03

Les messages adressés à l'institution (notamment via son site) sont réceptionnés par le webmestre qui répercute - électroniquement - vers le service/l'interlocuteur concerné. Mais ils concernent en général des demandes d'une portée très générale ou plus politique sur la collectivité, qui ont donc vocation à recevoir une réponse du niveau Direction générale ou Cabinet.

Sur certains articles, et notamment ceux liés à des dispositifs opérationnels spécifiques, l'adresse du service gestionnaire (ou les coordonnées de la plate-forme téléphonique qui gère une partie des demandes) est directement mentionnée pour que les usagers contactent directement ceux qui vont traiter les demandes.

Frances Ha
Messages : 2
Enregistré le : mar. 23 juin 2015 11:35

Re: Qui gère les mails chez vous ?

Message par Frances Ha » mar. 23 juin 2015 14:55

Pour ce qui est de l'impression des mails, je pense qu'il y a mille façons des les archiver autre qu'une impression papier... Ca ne sert vraiment à rien, à part tuer des arbres^^

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