Archivage

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Emeline10
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Archivage

Message par Emeline10 » ven. 3 janv. 2014 08:15

Bonjour à tous,
voilà, dans ma commune, chaque service est chargé de s'occuper de son propre archivage. Une personne est référente pour toute la mairie, mais elle n'est pas franchement disponible pour nous aider...
Du coup, je me demande bien ce que je dois archiver "officiellement'", combien temps je garde, ce que je dois éliminer...
Est-ce que certains d'entre vous peuvent m'éclairer ?
Encore mieux, Est-ce que certains d'entre vous auraient des "fiches pratiques" concernant l'archivage en compta ??
Merci d'avance.
Et bonne année à tous !
Emeline

Nominoe
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Re: Archivage

Message par Nominoe » lun. 6 janv. 2014 16:23

Bonjour,
Il faudrait que la personne référente dresse un tableau de gestion des archives. C'est du travail sur le moment mais c'est bien pratique par la suite. Il faut recenser tous les documents de la collectivité dans un tableau et indiquer pour chaque type de document la DUA (Durée d'Utilité Administrative).
Pour la comptabilité, quelques exemples : les factures, mandats, titres et bordereaux sont à conserver 10 ans et peuvent être détruits ensuite.

Emeline10
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Re: Archivage

Message par Emeline10 » lun. 6 janv. 2014 17:26

Merci de ta réponse.
En fait, nous avons un tableau avec le suivi de ce que nous avons archivé, mais nous ne savons pas comment le compléter... Et je suis sur que nous archivons trop de choses !
Notre collègue ne trouve pas le temps de bien nous expliquer, mais en même temps, depuis un an, on n'a plus le droit de mettre des choses dans les archives car ce n'est pas bien mis à jour... Mais comme nous avons beaucoup de retard, nous n'avons pas le temps de tout reprendre...
Enfin c'est un cercle vicieux ! :wink:
Emeline

Pixies
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Re: Archivage

Message par Pixies » mer. 22 janv. 2014 21:47

Bonsoir,

Pour l'archivage dans les communes, la circulaire a appliquer est celle du 28 août 2009, sur la gestion des archives des collectivités territoriales. En voici le lien, sur le site des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gou ... 2000-2009/
Elle contient une rubrique "Finances", qui vous aidera peut-être à faire un peu plus de tri. Sinon, il est possible de contacter le service des Archives départementales, qui possède peut-être quelques tableaux de gestion plus complets.
Par contre, pour pouvoir éliminer les documents, il faut remplir un visa d'élimination, qui doit être signé du Directeur des Archives départementales.

J'espère que ces éléments vous aideront !

Véro au boulot
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Re: Archivage

Message par Véro au boulot » ven. 7 févr. 2014 09:47

Et sinon, le mieux est de vous faire accompagner par les Archives départementales ;) Celui de mon département nous a été d'un grand secours :) Ils ont des fiches pratiques très utiles.

Parallèlement, nous avons fait appel à une boite privée qui nous a fait du bon boulot, vu les moyens que ma petites collectivité pouvait y mettre (les archives départementales étant là pour contrôler que le boulot était correctement effectué par la boite).

Emeline10
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Re: Archivage

Message par Emeline10 » ven. 7 févr. 2014 10:15

C'est un peu délicat de contacter directement les archives... Je ne sais pas comment le prendrait ma collègue référante dans l'archivages...
Mais merci de vos réponses, ça me donne déjà des pistes !
Emeline

Véro au boulot
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Re: Archivage

Message par Véro au boulot » ven. 7 févr. 2014 10:24

Ben vous pouvez lui proposer de travailler avec elle sur ce sujet et les appeler ensemble ;) C'est pas insurmontable :wink:

Quand on a une mission qu'on n'a pas le temps de faire correctement, on accueille toujours avec bienveillance quelqu'un qui propose spontanément son aide :) C'est TELLEMENT rare :roll:

Emeline10
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Re: Archivage

Message par Emeline10 » ven. 7 févr. 2014 12:04

Oui, vous avez raison !
Je vais essayer de me dégager du temps pour qu'on fasse ça ensemble !
Emeline

Pombinha
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Re: Archivage

Message par Pombinha » mer. 12 oct. 2016 12:14

Bonjour,

Vous pouvez demander des conseils aux archives départementales, ils sont là pour ça. Les circulaires de traitement des archives sont accessibles sur le site des archives de France mais ne sont pas toujours faciles à appliquer, surtout lorsqu'il faut créer des échantillons de documents. Vous pouvez aussi faire appel au Centre de Gestion de votre département, si celui-ci propose des prestations d'archivage en collectivité.
En compta, et je pense que cela est valable pour tous les services, vous traitez des documents récents, actuels. Chaque typologie de document possède une DUA (durée d'utilité administrative). A la fin de cette DUA, un sort final est proposé : tri, conservation ou élimination. Je pense que lorsque vous versez vos archives en salle d'archives (lorsque vos documents quittent votre bureau pour la salle d'archives), la DUA de vos docs n'est pas forcément finie donc à ce stade il vous faut tout garder. Les documents que vous pouvez éliminer au fur et à mesure sont : les post-it, la documentation, les catalogues, les brouillons.

Archiviste est un vrai métier. N'hésitez pas à faire appel à des professionnels pour engager un travail et vous donner des outils de pré-archivage.

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