dematerialisation et scan des factures

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caloumaya
Messages : 26
Enregistré le : ven. 17 mars 2006 14:11

dematerialisation et scan des factures

Message par caloumaya »

Bonjour,

Nous venons de passer au PESV2 complet (bordereau, mandat, pièce jointe et signature). Tout se passe relativement bien mais l'enregistrement des factures dans notre logiciel CIRIL/CIVIL est très long.
Nous souhaitons acquérir un logiciel pour scanner les factures et les intégrer directement dans le logiciel de compta.
quels produits et à quel prix ?

merci de vos lumières
Pascale GRANADOS
Service finances
Mairie de Villeneuve-sur-Lot
GUERLIN
Messages : 1
Enregistré le : jeu. 26 févr. 2015 21:14

Re: dematerialisation et scan des factures

Message par GUERLIN »

Pas d'idée précise sur tel ou tel logiciel, par contre un bon conseil : Bien étudier avant de choisir..... Certains logiciels ne sont pas fait pour de grosses quantités de factures. Il faut donc être bien vigilant et surtout ne pas hésiter à aller dans d'autres collectivités voir ce qui a été mis en place et écouter les utilisateurs.
varniere
Messages : 59
Enregistré le : ven. 15 févr. 2008 10:52

Re: dematerialisation et scan des factures

Message par varniere »

Bonjour,
je crois me souvenir que YOOZ est compatible et correspond a votre demande.
cependant, comme déjà dit, voyez d'autres collectivités comme la votre, cela ne coute pas grand chose.
cordialement,
StdQ
Messages : 5
Enregistré le : mer. 18 févr. 2015 11:46

Re: dematerialisation et scan des factures

Message par StdQ »

Dans le cadre du passage à la démat total pour le PesV2, j'ai vu pas mal de logiciels d'intégration de scan de factures.
Tout ceux que j'ai vu sont trop cher : souvent plus de 50 cents par facture (+temps du scan + temps du contrôle + temps des correction) ,
à comparer au coût de saisie par un agent ( 20 cts max!)

De plus ils sont peu fiables, quoi qu'en disent les commerciaux, chaque facture nécessite, à minima, un contrôle humain, dont le coût est sensiblement le même que la saisie directe.

Les collectivités pour lesquelles j'ai vu ces logiciels, sont des communes avec un volume de factures entre 10 000 et 15 000 par an.
Beaucoup de fournisseur avec moins de 3 factures par an (adieu l'apprentissage!)

Il me semble que les logiciels de scan de facture qui "lisent" les factures ne sont intéressant que si la collectivité a peu de fournisseurs et surtout un gros volume de factures toujours identiques.

Maintenant, le scan des factures a un coté techno/moderne, limite "magique" qui semble aller de pair avec la démat, mais vérifiez bien le coût de telle solution comparé au coût actuel de saisie de facture.

Nous avons opté pour une solution de scan, sans lecture logiciel des factures.
La facture reste lue et saisie par un humain, qui pour le moment, sait mieux faire ce boulot que les machines.
GHM
Messages : 1505
Enregistré le : mer. 22 juin 2011 18:35

Re: dematerialisation et scan des factures

Message par GHM »

Depuis que je suis en phase de test pour dématérialisation totale des pièces comptables, je passe deux fois plus de temps qu'avant sur un bordereau, si on ajoute à ça le coût du renouvellement du photocopieur, le coût de mise à jour du logiciel et le coût de mise à jour de l'ordinateur, je me demande où sont les économies de temps et d'argent ? Les seuls gagnants là dedans ce sont les perceptions qui n'ont plus rien à faire (ou presque) sur les bordereaux qu'ils reçoivent !
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Laurent
Messages : 762
Enregistré le : sam. 24 avr. 2004 15:58

Re: dematerialisation et scan des factures

Message par Laurent »

Bonjour,

Ciril nous avait fait la démo de la solution qu'il préconise : OCR et intégration directe dans le facturier Civil.
Limitation des saisies (~75% de reconnaissance).
Mais, logiciel + installation + formation = 20 K€. Et quelques K€ de maintenance annuelle ensuite.
=> pas retenu au budget.

La solution avec photocopieur pouvait être intéressante mais uniquement en utilisant la numérisation de masse.
Pas question pour les personnes qui enregistrent de se lever à chaque facture.
La numérisation en masse utilise souvent les intercalaires à codes barres entre chaque facture ce qui implique une préparation (NB : la solution Civil utilise aussi les codes barres).

On a été voir comment fonctionne une mairie comparable à nous qui numérise les factures une par une malgré la quantité (12 à 13 000 / an contre 10 à 11 000 / an pour nous).
Ils pensaient passer beaucoup plus de temps à enregistrer les factures, mais au final c'est peu perceptible.
Scanner rapide, robuste, petit sur le bureau, nom du fichier créé basé sur le n° de facture Civil, incrémenté automatiquement.

On va sans doute s'orienter vers cette solution.
Mais la numérisation de masse qui peut représenter certains avantages sera quand même envisagée en fonction du pilote du scanner.
antonio.s
Messages : 100
Enregistré le : ven. 25 juin 2010 12:29

Re: dematerialisation et scan des factures

Message par antonio.s »

Bonjour
Ayant des contacts quotidiens avec la perception, j'ai appris que même avec la demat complète sous helios entre la réception d un mandat et son paiement, il y a 8 Masques différents
Moi avec 1500 mandats annuels je vais rester au bon vieux copieur scanner.
Par contre il va falloir réfléchir sur l archivage électronique.
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