Agenda partagé

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Loola
Messages : 11
Enregistré le : lun. 25 août 2014 11:18

Agenda partagé

Message par Loola »

Bonjour,

Je suis dans la phase de recherche actuellement.

Je me renseigne sur les agendas partagés ou outils de gestion de ce genre.
Petite commune de moins de 500 habitants, la solution gratuit serait la plus appréciée.

Mon souci en tant que secrétaire de mairie :
- c'est d'avoir une vue d'ensemble des réunions des élus ou agents territoriaux :
- qui ;
- quand ;
- où ;
- à quelle heure :
- objet ;
- des RDV des élus dans le cadre de leur fonction (bien évidemment) ; ou de leur indisponibilité ;
- d'informer les élus des jours de congés des agents territoriaux ou s'ils sont en stage ;
- de préciser quel jour est réservé la salle des fêtes ;

Sachant que tout le monde à internet aujourd'hui.

J'ai bien structuré un tableau via open office calc .... transmis en fin de journée si des modifications ont été apportées...

Et vous ? Pratiquez-vous ce genre de planning ?
Je suis preneuse d'idées ou de pratique dans vos collectivités.

Merci d'avance
Camargeek
Messages : 1
Enregistré le : sam. 20 sept. 2014 07:25

Re: Agenda partagé

Message par Camargeek »

La solution gratuite la plus simple est l'utilisation de Google Agenda, ce qui implique que chacun crée un compte Google. C'est une solution qui peut être discutable par les DSI mais vu la taille de la collectivité, c'est peut-être la solution la plus adaptée et la plus simple à mettre ne oeuvre. Google Agenda permet de partager des agendas en affectant des droits différents aux utilisateurs (lecture, écriture, administration).

Après, il y a une solution plus propre comme l'utilisation d'un serveur Zimbra mais c'est l'affaire d'un informaticien. Zimbra est gratuit mais son installation et son paramétrage ne le sera pas si la collectivité n'a pas son informaticien en interne. Ca vaut peut-être le coup de se renseigner pour avoir des devis.

Personnellement, je m'en tiendrais à Google dans un premier temps pour tâter le terrain et voir si tout le monde joue le jeu du partage d'agenda avant de proposer d'investir. Le problème après, c'est que si on veut investir, il faut faire changer les habitudes des utilisateurs qui devront utiliser un autre agenda.
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khaaly
Messages : 56
Enregistré le : jeu. 6 juin 2013 08:32

Re: Agenda partagé

Message par khaaly »

Sans verser dans la paranoïa je ne suis pas vraiment favorable aux outils de google sachant qu'il en existe d'autres, gratuits eux aussi et moins "invasifs", même si sur le même principe cela nécessite que tout le monde se loge à la même enseigne.
Pour ne parler que de ceux que j'ai testés, thunderbird, orange webmail proposent eux aussi des agendas partagés, outlook aussi mais tout le monde ne l'a pas et là ça devient payant.
Il y a également la possibilité de créer un forum ou site internet gratuit avec une option calendrier, ou plus simplement de créer une liste de diffusion à laquelle tu envoies le fichier excel/ods à chaque mise à jour (c'est la solution que j'utilise pour la réservation de matériel pour un EPCI de - de 5000 habitants).

Espérant avoir pu t'aider,

Khaaly
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Véro au boulot
Messages : 1018
Enregistré le : jeu. 17 août 2006 14:05

Re: Agenda partagé

Message par Véro au boulot »

Ici, on fait avec Google agenda. Je partage un peu l'avis de Khaaly, mais qui dit petite commune dit gens pas forcément à l'aise avec de nouveaux outils... (C'est pas péjoratif : je travaille dans une commune de 1600 hab et habite dans une de 700 ;) ). Avec google agenda, chez nous, ça a été super bien intégré par tous.
Loola
Messages : 11
Enregistré le : lun. 25 août 2014 11:18

Re: Agenda partagé

Message par Loola »

Bonjour,

Merci Camargeek.
Effectivement avec Google Agenda, ce fut la première idée qui m'est venue. Mais je voulais une manipulation des plus sommaires et à porter de tout le monde. Puis tout le monde n'a pas son compte sur gmail même si ça se crée en 3 clics ^^ Donc j'ai abandonné. Quant à Zimbra, ça m'a été évoqué.... mais non... :D

Merci Khaaly et Véro au boulot.
En fin de compte j'ai opté pour la simplification extrême. Un tableau sur open office. Si un de mes élus n'a pas l'application, il peut se la télécharger gratuitement. Donc zéro frais. Et à chaque mise à jour de mon agenda sur calc je transmet le nouveau tableau. Quand quelqu'un se positionne ou s'interroge je reçois un petit mail. Je centralise et ça a l'air de convenir à tout le monde.

Merci pour vos commentaires et bon week end

Loola
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khaaly
Messages : 56
Enregistré le : jeu. 6 juin 2013 08:32

Re: Agenda partagé

Message par khaaly »

Petite astuce pour éviter les accidents ou les téléchargements d'open office:
enregistre ton tableau en pdf avant envoi, tout le monde peut le lire et il n'y a pas de risque d'un "clic malheureux" qui modifie les informations ;)
yannickffpt
Messages : 3
Enregistré le : mar. 29 juil. 2014 08:03

Re: Agenda partagé

Message par yannickffpt »

Bonsoir,

Un peu tard pour répondre...
Mais sait on jamais...

Pour ma part j'avais mis en place dans mon ancienne collectivé l'agenda google.
Certes, on ne sait jamais le degré de confidentialité de tels outils mais en même temps, il ne s'agit pas de l emploi du temps du ministre de la Défense et de ses généraux.
Le paramétrage pour les droits est assez simple
Le gros avantage c'est la synchronisation avec les portables Android notamment.
Elus et collègues étaient conquis.
Rappel des RDV sur le tél, même en extérieur, par sms ou mail.
On peut y mettre des annotations et même y inclure un itinéraire.

Un autre avantage, on peut synchroniser plusieurs agendas sur la même page avec des droits différents selon le public touché.

Bref, avec une vue quotidienne ou hebdomadaire, voici une vision large de son emploi du temps.

Voilà bon courage !
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